Télétravail en temps de crise : Nos conseils et démarche en tant qu'employeur.

Dans ce contexte épidémique, suite au premier confinement de mars 2020, nous n’avons eu d’autre choix que de nous adapter. Il a fallu trouver des alternatives à la vie de bureau, dans la précipitation bien souvent, causant un certain manque d’organisation. Notre modèle classique de bureau n’avait jamais été autant bousculé.

Pourtant, certaines entreprises disposaient bien avant la COVID-19 des moyens pour développer une alternative à la vie de bureau, de nombreux emplois ne nécessitant pas la venue quotidienne de tous les employés – mais nombre d’entre elles étaient aussi réfractaires quant au télétravail régulier.

Il aura donc fallu attendre une crise sans précédent pour que les choses changent, et pour que le taux de télétravail augmente drastiquement. Ainsi, selon l’Observatoire du télétravail : « Alors qu’en 2017 seulement 3% des salariés télétravaillaient au moins 1 jour par semaine, le télétravail a concerné 34 % des salariés durant le confinement décrété de mars à mai 2020 ».

Hors circonstances particulières comme celles que nous vivons, le télétravail est pourtant très bénéfique, tant pour l’employeur que les collaborateurs, et nous ne pouvons qu’espérer que ce mode de travail perdure au sortir de la crise. En effet, certaines études démontrent que le télétravail implique une augmentation du taux de productivité entre 5 et 30% (Source DGE), et qu’il peut entraîner des économies non-négligeables quant aux locaux et aux dépenses courantes. Enfin, adopter le télétravail fait souvent baisser l’absentéisme au sein d’une entreprise.

Pour ce qui est des salariés, cela représente une économie de temps, notamment celui passé dans les transports et une meilleure gestion de leur temps de travail, car ils sont moins souvent interrompus. Enfin, cela permet de développer leur autonomie dans la gestion de leurs tâches.

Bien sûr, le télétravail présente également ses inconvénients, notamment au niveau de la communication, de la culture d’entreprise et lien social. Heureusement, de nombreux outils existent et peuvent être mis en place pour y faire face.

Afin de favoriser la bonne communication au sein de l’entreprise et éviter la rupture du lien social, divers outils de communication peuvent être mis en place. Pour ce qui est du travail collaboratif et de la gestion de projet, il existe notamment :

• Jira : Destiné au développement logiciel sur la méthode agile.
• Waymark : Création de roadmaps (gratuit)
• Asana : Gestion projet et messagerie (gratuit)
• Confluence : Création des dossiers et conservation/partage des fichiers
• Jamespot : Visioconférence, messagerie, gestion projet, partage de documents…
• Trello : gestion des tâches (gratuit)

De même, concernant les logiciels ou applications de messagerie, il existe :

• Microsoft Teams : réseau social d’entreprise, visioconférence et messagerie
• Skype (attention la version entreprise sera abandonnée juillet 2021)
• Slack : messagerie instantanée

Mais télétravailler ne veut pas dire être connecté à toute heure du jour et de la nuit, il faut donc organiser son temps de travail en conséquence mais également ses pauses. Maintenir une communication fluide avec son équipe et ses responsables est essentiel pour pallier à l’absence physique au sein des locaux, et permet de préserver l’équilibre personnel/professionnel.

Enfin, pour rendre l’expérience du télétravail la plus agréable possible, le salarié peut aménager son espace de travail, notamment un bureau et une assise confortable. De plus, pour éviter la sédentarité, dans la mesure du possible, il est important de conserver une activité physique et une routine de vie saine (pourquoi pas au moins de la gymnastique sur chaise!).

Le Télétravail chez NTT DATA Business Solutions

Concrètement, comment avons-nous réagi à l’annonce de ce premier confinement, et comment avons-nous adapté notre mode de travail ?

NTT DATA Business Solutions France disposait déjà d’une charte de télétravail, qui permettait à chacun d’avoir recours au télétravail de manière ponctuelle.

A l’annonce du premier confinement, nous avons réagi très rapidement afin de permettre le télétravail pour la totalité de nos collaborateurs. Un projet de mise en œuvre de Microsoft Teams étant en cours au sein de notre groupe, il a été grandement accéléré pour permettre un go-live au printemps 2020, ce qui a été sans doute notre plus belle réussite collective, et qui nous a permis de transformer rapidement et efficacement notre manière de travailler, tout en s’adaptant aux mesures gouvernementales. Cette crise sanitaire a aussi eu lieu en parallèle de notre projet de mise en oeuvre de la solution HXM SAP SuccessFactors, qui nous aura permis d’optimiser nos processus RH, et plus particulièrement, en cette fin d’année, les entretiens annuels qui se sont passés majoritairement en mode virtuel.

En parallèle, les équipes projets se sont rapidement organisées autour de réunions de planification et d’organisation des sujets en cours et des deadlines, afin de maintenir le lien entre les salariés et les équipes encadrantes et d’avancer ensemble et de manière efficace pour nos clients.

Nous avons mis en place des sessions hebdomadaires informelles, Team Spir’it, afin de maintenir le lien au sein de l’entreprise, et d’informer les collaborateurs des dernières actualités, de l’avancée des projets et des nouvelles arrivées.

Pour allier communication et formation, des collaborateurs volontaires ont mis en place des sessions de partage hebdomadaire, Share’it, permettant de présenter leur retour d’expérience sur un projet ou une solution, ou encore leur expertise sur un outil ou un processus particulier.

A l’heure actuelle, ce mode de travail est toujours le nôtre, afin de préserver la santé de chacun. Nous espérons avoir tiré nombre d’enseignements de cette crise, afin de proposer à nos collaborateurs un mode de travail toujours plus optimal et adapté. Ceci ne nous empêche pas de rêver à notre retour au bureau pour partager des moments conviviaux comme nous avions l’habitude de le faire avant la crise sanitaire !