Contact
hr-asiakirjojen hallinta helpoksi tehty

HR Documents Simplified - sujuvaan henkilöstöasiakirjojen hallintaan

HR Documents Simplified helpottaa henkilöstöasiakirjojen hallintaa ja automatisoi siihen liittyviä työvaiheita. Ratkaisu integroituu SAP SuccessFactors -ympäristöön ja tukee henkilöstötyön arkea vähentämällä manuaalista käsittelyä sekä selkeyttämällä prosesseja. Samalla varmistetaan, että asiakirjahallinta tukee tietosuojaa ja täyttää sääntelyn vaatimukset.

Yhtenäinen ratkaisu henkilöstöasiakirjojen hallintaan

Joustava ratkaisumme kokoaa yhteen kaikki keskeiset osat, joita henkilöstöorganisaatio tarvitsee: HR Document Generator, HR Document Signature ja HR Archive. Yhdessä ne kattavat henkilöstöasiakirjojen hallinnan kokonaisuuden.

Jokaista osaa voidaan käyttää myös erikseen. Yhdistettynä ne muodostavat selkeän ja toimivan kokonaisuuden henkilöstötyön tueksi. Näin prosessit yhdenmukaistuvat, vaatimustenmukaisuus varmistuu ja manuaalinen työ vähenee. HR Documents Simplified toimii saumattomasti osana olemassa olevaa SAP SuccessFactors -ympäristöä.

Sailing boats describing the benefits of NTT DATA products

HR Documents Simplified: keskeiset ominaisuudet

Automaatiotoiminnot

Automaatio vähentää aikaa vieviä manuaalisia työvaiheita. Ratkaisu tukee tapahtumapohjaista asiakirjojen luontia, automaattista ohjausta, sähköisiä allekirjoituksia työsopimuksiin sekä automaattista arkistointia.

GDPR ja paikallinen vaatimustenmukaisuus

HR Documents Simplified tukee GDPR:n ja erilaisten paikallisten säädösten noudattamista. Asiakirjojen käyttöoikeudet määräytyvät dynaamisesti. Säilytysajat ja poistot voidaan hallita sääntöjen ja ilmoitusten avulla, ja ratkaisu tukee erilaisia työsuhteita. Asiakirjat ovat nähtävissä suoraan HR-järjestelmässä.

Tehokas itsepalvelu

Kaikilla asianomaisilla käyttäjillä on pääsy samaan, ajantasaiseen asiakirjaversioon. Esihenkilöt voivat hakea tiimeihin liittyviä dokumentteja, kuten sopimuksia, lupia ja todistuksia. Työntekijät voivat ladata ja tarkastella omia asiakirjojaan nopeasti ja vaivattomasti.

Nopea käyttöönotto ready2run®-mallilla

HR Documents Simplified voidaan ottaa käyttöön muutamassa päivässä. ready2run®-käyttöönottokonsepti perustuu valmiisiin prosesseihin ja liiketoimintasisältöihin, jotka on sovitettu tekniseen ympäristöön.

SuccessFactors-integraatio

Ratkaisu integroidaan suoraan SAP SuccessFactors -ympäristöön ja se täydentää olemassa olevaa kokonaisuutta. Se toimii samoilla kielillä, hyödyntää käyttäjä- ja henkilöstötietorakenteita sekä noudattaa järjestelmän rooleja ja käyttöoikeuksia.

HR Documents Simplified: Kolme komponenttia. Yksi asiakirja-alusta.

HR Documents Generator

  • Automatisoitu asiakirjojen luonti

  • Älykkäät pohjat, jotka huomioivat logiikan ja kieliversiot

  • Joustavat vaihtoehdot ja muokattavat kentät

  • Asiakirjojen luonti sekä työntekijöille että hakijoille

HR Documents Signature

  • Automatisoitu prosessi sähköisten allekirjoitusten hankkimiseen työsopimuksiin ja muihin asiakirjoihin

  • Laaja valikoima allekirjoitusmenetelmiä

  • Keskeneräisten allekirjoitusten seuranta

  • Helppokäyttöinen ja joustava ratkaisu ready2run®-mallin mukaisesti

HR Archive
  • Kaikki työntekijän asiakirjat koottuna yhteen paikkaan
  • Valmiiksi määritelty kansiorakenne, jota voidaan mukauttaa organisaation tarpeisiin
  • Suora linkki yksittäisiin asiakirjoihin SuccessFactorsin työntekijätiedoista, kuten ”Viimeisin sopimus”
  • Asiakirjojen automaattinen tallennus työsuhteen alkaessa
  • Raportointi puuttuvista asiakirjoista
  • Säännöt asiakirjojen poistamiseen ja arkiston siistimiseen
  • Laajennettu haku suodattimilla ja kokotekstihaulla

Lue lisää täältä

Platform

  • Henkilöstöasiakirjoihin liittyvän tiedon ja prosessien hallinta

  • Tietojen synkronointi SAP SuccessFactorsin kanssa

  • Käyttöoikeuksien ja roolien hallinta SuccessFactors-käyttäjille

  • Työnkulkujen hallinta

SuccessFactors-asiakkaamme ovat jo vuosien ajan toivoneet ratkaisua henkilöstöasiakirjojen hallinnan parempaan ja automatisoidumpaan toteutukseen. Olemme ylpeitä voidessamme tarjota tähän tarpeeseen hyvin integroidun ratkaisun kilpailukykyiseen hintaan.

Mikael Gjesing Principal Project Manager, Human Experience Management Consulting, NTT DATA Business Solutions Denmark

Ratkaise nämä haasteet HR Documents Simplified -ratkaisulla

74%
organisaatioista säilyttää henkilöstöasiakirjoja sekä paperisessa että digitaalisessa muodossa
17%
organisaatioista säilyttää henkilöstöasiakirjoja useassa eri paikassa
30-40%
HR-päälliköiden ajasta kuluu arkistoista haettavan tiedon etsimiseen

Valmiina tehostamaan asiakirjahallintaa? Ota yhteyttä!