Vaatimustenmukaisuuden ja vastuullisuuden edistäminen master datan hallinnalla (MDM)

Geopoliittisiin haasteisiin vastaaminen master datan hallinnan avulla

Todelliset sodat ja kauppasodat tekevät geopoliittisesta toimintaympäristöstä entistä monimutkaisemman, riskialttiimman ja vaikeammin ennakoitavan yrityksille, jotka kohtaavat useita samanaikaisia haasteita. Geopoliittisten kysymysten lisäksi maailmantaloutta on muutettava merkittävästi kohti vastuullisuutta, uudistumista ja kiertotaloutta.

Yritysten arjessa kasvaa johtamiseen liittyvä haaste ja operatiivinen tehtävä varmistaa vaatimustenmukaisuus terrorismin vastaisiin pakotelistoihin, ESG-sääntelyyn, poliittisesti vaikutusvaltaisten henkilöiden tunnistamiseen, finanssisääntelyyn ja moniin muihin vaatimuksiin.

MDM-asiantuntijana näkemykseni on, että monet keskisuuret yritykset eivät hyödynnä varsin suoraviivaista tapaa lähestyä näitä haasteita. Yhä digitaalisemmassa taloudessa master dataan (dataan datasta) voidaan lisätä attribuutteja, joiden avulla vaatimustenmukaisuus voidaan rakentaa oletusarvoiseksi. Tämä vahva perustason lähestymistapa ehkäisee tahatonta ja ei-toivottua datan käyttöä ja ohjaa toimintaa haluttuun suuntaan.

Pakotelistat ja MDM

Yksi konkreettinen esimerkki ovat pakotelistat. Tavoitteena ei ole rahoittaa, tukea tai auttaa terroriorganisaatioita tai pakotteiden alaisia hallintoja. Omassa yrityksessämme (NTT DATA) meidän on noudatettava EU:n ja Yhdysvaltojen sääntelyä, joka koskee tuote- ja osaamisalueita, kuten ERP, CRM, BI, SCM ja data warehouse -ratkaisuja. Esimerkiksi MDM-ratkaisuamme GLASSWINGiä ei saa viedä Venäjälle, Pohjois-Koreaan tai muihin pakotteiden alaisiin maihin ja alueille.

Monet yritykset toimittavat meidän tavoin kaksikäyttötuotteita, eli siviilituotteita, joita voidaan käyttää myös sotilaallisiin tarkoituksiin ja jotka kuuluvat pakotteiden piiriin. Eräälle asiakkaalle olemme toteuttaneet nämä vientirajoitukset suoraan heidän ERP-järjestelmäänsä MDM:n avulla. Tämä tekee sääntöjen rikkomisesta mahdotonta digitaalisessa työnkulussa. Vaikka emoyhtiö veisi tuotteen tytäryhtiölle, attribuutit kulkevat tuotteen mukana.

Vaatimuksenmukaisuuden ja ESG:n edistäminen MDM:n avulla

MDM:n hyödyntäminen vaatimustenmukaisuudessa ei ole tavanomainen toimintatapa. Edellä kuvattu tapaus on poikkeus, sillä keskisuuret yritykset eivät yleensä käytä tätä lähestymistapaa.

Sekä pakotteiden että ESG-vaatimusten osalta yritykset voivat saavuttaa suoria ja epäsuoria hyötyjä hyödyntämällä MDM:n mahdollisuuksia. Jos tuotteen CO2-jalanjälkeä lasketaan, koolla ja painolla on merkitystä, samoin tarkalla maantieteellisellä sijainnilla, koska 3,8 kilogramman ja 38 kilogramman kuljettamisella Shanghaista tai San Franciscosta on merkittävä ero. Perusasia, mutta tärkeä muistutus master datan ohjausvaikutuksesta. On olemassa monia muitakin tapoja varmistaa vaatimustenmukaisuus MDM:n avulla, ja keskeinen kysymys on, miksi sitä ei hyödynnetä laajemmin.

Ennakoiva master datan hallinta

Yksi keskeinen selitys on niin kutsuttu ”liian vähän liian myöhään” -lähestymistapa MDM:ään. MDM nähdään usein toissijaisena kerroksena ja käynnissä olevan IT-ympäristön korjaavana toimenpiteenä. Tästä ajattelutavasta tulisi luopua lopullisesti. Miksi rakentaa suuri sairaala hoitamaan sairautta, jonka voi estää syntymästä?

MDM:n tulisi olla ennakoivaa. Kyse ei ole ainoastaan reaktiivisesta vastauksesta tai korjausmekanismista. Tavoitteena tulisi olla virheiden ennaltaehkäisy vahvan ohjauksen ja kontrollin avulla datan syöttöprosesseissa. Tämä ajattelutapa on myös avain MDM:n hyödyntämiseen suurissa ja pienemmissä yrityksissä kohtaamiemme vaatimustenmukaisuuskysymysten yhteydessä.

MDM C-tason agendalle

Toinen keskeinen askel on vastuun ja MDM-osaamisen tuominen lähemmäs ylimpää johtoa. Ehdotan arvolähtöistä lähestymistapaa MDM:ään kustannusten vähentämiseen keskittymisen sijaan, eikä MDM:n organisatorisen kiintopisteen tulisi olla pieni toimisto datakeskuksen kellarissa.

Kun MDM saa CFO:iden, CEO:iden ja CRO:iden huomion, siitä voi tulla vahva ja perustavanlaatuinen työkalu vaatimustenmukaisuuden ja ESG:n näkökulmasta. Tämä voi avata mahdollisuuden kokonaisvaltaiseen MDM-ohjelmaan, jota ohjaa liiketoimintaprosessien yksinkertaistaminen ja automatisointi päästä päähän.

Luonnollisesti tämä datan hallinnan vahvistaminen liittyy myös tekoälymuutokseen. Tekoälyn hyödyntäminen edellyttää laadukasta dataa.