Miksi HRIS-projektit epäonnistuvat – ja miten välttää yleisimmät sudenkuopat

Moni meistä on kuullut tarinoita IT-projekteista – ja erityisesti HRIS-projekteista – jotka venyvät aikataulusta, ylittävät budjetin ja jättävät organisaation ihmiset enemmän väsyneiksi kuin innostuneiksi.

HR-projekteja pidetään toisinaan välttämättömänä kuluna, ei strategisena investointina. Oikein toteutettuna HR-järjestelmä ei ole pelkkä hallinnollinen työkalu, vaan alusta paremmalle päätöksenteolle, vahvemmalle johtamiselle ja ketterämmälle organisaatiolle.

Vuosien HRIS-käyttöönottojen vetämisen jälkeen olen huomannut, että vaikka jokainen organisaatio on erilainen, samat kaavat toistuvat. Eri järjestelmät, eri sidosryhmät ja eri tavoitteet – mutta usein samat taustalla olevat haasteet. Hyvä uutinen on, että epäonnistumisen syyt ovat yleensä ennakoitavissa. Ja yhtä tärkeää: myös onnistumisen edellytykset ovat tunnistettavissa.

Alla kolme yleisintä sudenkuoppaa, joihin olen HRIS-projekteissa törmännyt – ja miten ne voidaan välttää.

Moni HRIS-projekti käynnistyy järjestelmä edellä eikä tarkoitus edellä. Keskustelu siirtyy nopeasti ominaisuuksiin, konfigurointiin, integraatioihin ja siihen, “mitä järjestelmä pystyy tekemään”, ennen kuin on yhteinen ymmärrys siitä, miksi projekti ylipäätään tehdään.

Käytännössä tämä näkyy usein pitkinä vaatimuslistoina, eri sidosryhmien kilpailevina prioriteetteina sekä päätöksinä, joita ohjaa tekninen mahdollisuus eikä strateginen tarve. Ilman selkeää suuntaa projekti voi menettää fokuksensa, laajuus kasvaa hallitsemattomasti ja “olisi kiva saada” -toiveista tulee vaikeita rajata pois.

Onko tavoitteena tehostaa ydintoimintoja HR:ssä? Parantaa raportointia ja vaatimustenmukaisuutta? Uudistaa työntekijäkokemusta? Vähentää manuaalista työtä HR:ssä? Mahdollistaa parempi päätöksenteko datan avulla? Jos näihin kysymyksiin ei vastata selkeästi jo alkuvaiheessa, järjestelmästä voi tulla ominaisuuksien kokoelma eikä työkalu, joka tukee liiketoimintaa.

Kuinka välttää tämä:

1. Määrittele liiketoiminnalliset tavoitteet alussa ja kytke ne suoraan HR-strategiaan.
2. Ole selkeä siitä, miltä onnistuminen näyttää – ei vain käyttöönoton hetkellä, vaan kuuden tai kahdentoista kuukauden kuluttua.
3. Kun tavoitteet ovat selkeitä, vaatimusten priorisointi, sidosryhmien linjaaminen ja suunnitteluratkaisujen tekeminen on huomattavasti helpompaa.

Parhaastikin suunniteltu järjestelmä kohtaa haasteita, jos ihmiset eivät ymmärrä sitä, luota siihen tai näe sen arvoa omassa työssään. Silti muutosjohtaminen on yhä yksi aliarvioiduimmista osa-alueista HRIS-projekteissa.

Liian usein viestintä nähdään projektin loppuvaiheen tehtävänä – kun järjestelmä on jo lähes valmis. Siinä vaiheessa työntekijät saattavat jo kokea epävarmuutta, etääntyä muutoksesta tai suhtautua epäilevästi siihen, miten se vaikuttaa heidän arkeensa. Esihenkilöt eivät välttämättä tunne oloaan valmiiksi vastaamaan kysymyksiin, ja HR-tiimi voi joutua tasapainoilemaan projektiaikataulujen ja käyttäjien huolten välillä.

Seurauksena on usein heikko käyttöönotto, kiertoratkaisuja ja turhautumista – ei siksi, että järjestelmä olisi huono, vaan siksi, ettei ihmisiä ole aidosti otettu mukaan muutokseen.

Kuinka välttää tämä:

1. Viestintä, viestintä, viestintä. Viesti ajoissa, johdonmukaisesti ja selkeästi. Kerro, mitä muuttuu – mutta ennen kaikkea miksi.
2. Osallista keskeiset sidosryhmät varhain, panosta koulutukseen ja anna esihenkilöille sekä HR-tiimille työkalut toimia muutoksen tukijoina.
3. Kun ihmiset kokevat olevansa informoituja, mukana ja tuettuja, käyttöönotto sujuu huomattavasti paremmin – ja järjestelmästä tulee aidosti toimintaa tukeva ratkaisu eikä pelkkä uusi IT-hanke. Yhdessä projekteistani muutosviestintä käynnistettiin hyvin varhaisessa vaiheessa ja sitä käsiteltiin säännöllisesti organisaation viikkotilaisuuksissa. Tämä teki projektista sujuvan ja työntekijät kokivat olevansa mukana muutoksessa. Toisena esimerkkinä toimii se, että organisaatiosta löydetään henkilö, joka ei välttämättä kuulu projektitiimiin, mutta voi toimia muutoksen lähettiläänä ja tukea viestintää arjessa.