Kuinka valita oikea HRIS: viisi aidosti ratkaisevaa tekijää

HRIS:n tulee tukea liiketoiminnan suuntaa, ei vain ratkaista tämän päivän kipukohtia. 

HRIS on tyypillisesti käytössä useita vuosia. Se kehittyy ja skaalautuu organisaation mukana ja muokkaa HR:n toimintaa. Siksi keskeinen kysymys on: 

Mihin suuntaan liiketoimintamme on menossa? 

Kansainväliset tavoitteet? 

• Tarvitaan vahvat Core HR -toiminnot, monen maan tuki, useita kieliä ja valuuttoja sekä toimittaja, joka hallitsee kansainvälisen sääntelyn ja monimutkaisuuden. 

Paikallinen vai alueellinen toiminta? 

• Laaja yritysratkaisu ei välttämättä ole tarpeen. Kevyempi tai modulaarinen ratkaisu voi tarjota paremman joustavuuden ja kustannustehokkuuden. 

HRIS on osa pitkän aikavälin infrastruktuuria. Kun strategia on selkeä, järjestelmävalinta on huomattavasti helpompaa ja riskittömämpää. 

Yksi yleisimmistä virheistä on valita järjestelmä ennen kuin edes ymmärretään omat prosessit. 

Teknologian hankkiminen ennen prosessien määrittelyä on kuin talon rakentaminen ilman suunnitelmaa. Rakennus voi pysyä pystyssä, mutta se ei ole suunniteltu todelliseen käyttötarkoitukseen. 

Ennen järjestelmävertailua: 

• Määrittele roolit, vastuut ja siirtymät rekrytoinnissa, perehdytyksessä, suorituskyvyn johtamisessa, oppimisessa ja muissa ydintoiminnoissa. 

• Osallista prosessinomistajat HR:n ulkopuolelta – esihenkilöt, palkanlaskenta, talous ja IT ovat keskeisiä toimijoita. 

• Dokumentoi prosessivirrat. 

Toimittaja tuntee teknologiansa. Vain te tunnette organisaationne. Mitä selkeämpi näkemys teillä on omasta toimintatavastanne, sitä sujuvampi toteutus. 

HRIS ei toimi erillisenä järjestelmänä. 

Se kytkeytyy palkanlaskentaan, talous- ja ERP-järjestelmiin, työajanseurantaan, rekrytointiratkaisuihin, identiteetinhallintaan ja muihin järjestelmiin. Integraatioita aliarvioidaan usein, vaikka ne voivat ratkaista koko hankkeen onnistumisen. 

Pohdi varhain: 

• Mitkä integraatiot ovat liiketoiminnan kannalta kriittisiä? 

• Mitkä ovat toissijaisia? 

• Mitkä ovat IT-arkkitehtuurinne periaatteet? 

• Missä kriittinen data syntyy ja kuinka usein sen tulee päivittyä? 

Mitä vähemmän integraatioita, sitä vähemmän myös monimutkaisuutta. Todellisuus ei kuitenkaan ole niin yksinkertaista. Virheellinen tai viivästynyt data aiheuttaa nopeasti vaikutuksia – palkanlaskentavirheistä vaatimustenmukaisuusriskeihin. 

Selkeys tässä vaiheessa säästää merkittävästi aikaa ja kustannuksia myöhemmin. 

Tehokkainkaan järjestelmä ei toimi, jos käyttäjät välttelevät sitä. 

HRIS:n onnistuminen riippuu vahvasti käyttäjäkokemuksesta – työntekijöiden, esihenkilöiden ja HR-ammattilaisten näkökulmasta. 

Arvioi: 

• Onko käyttöliittymä intuitiivinen? 

• Ovatko työnkulut selkeitä? 

• Toimiiko mobiilikäyttö arjen tilanteissa? 

• Näettekö aidon järjestelmädemonstraation, ettekä vain markkinointiesitystä? 

Kun järjestelmä on helppokäyttöinen, käyttöaste nousee, tukipyyntöjen määrä laskee ja sitoutuminen nousee. Tällöin HR voi keskittyä lisäarvon tuottamiseen eikä vain ongelmien korjaamiseen. 

Teknologia kehittyy yhä nopeammin tulevaisuudessa, jolloin myös HRIS-toimittajan tulee kehittyä sen mukana. 

Arvioi, miten toimittaja panostaa: 

• Jatkuvaan kehitykseen 

• Tekoälyyn ja automaatioon 

• Analytiikkaan ja raportointiin 

• Läpinäkyvään tuotekehityssuunnitelmaan 

• Säännöllisiin päivityksiin 

HRIS:n tulee vastata tämän päivän tarpeisiin sekä myös tukea organisaatiotanne tulevaisuuden tavoitteissa. 

Jälleen kerran se yhdistyy strategiaan. On paljon helpompi arvioida ja valita pitkäaikainen toimittaja kumppaniksi, kun tiedät tulevaisuuden suuntasi. 

HRIS-valinta ei ole ominaisuuslistojen vertailua. 

Se on päätös alustasta ja kumppanista, joka tukee liiketoimintatavoitteitanne, toimintatapojanne ja tulevaisuuden suuntaanne. 

Ei ole olemassa yhtä universaalisti parasta HRIS-järjestelmää. On vain ratkaisu, joka sopii strategiaanne, prosesseihinne ja kulttuuriinne. 

Käyttäkää aikaa näiden määrittelyyn. Se maksaa itsensä takaisin vuosiksi eteenpäin. 

Jos arvioitte parhaillaan järjestelmiä tai pohditte muutoksen tarvetta, keskustelen mielelläni näkemyksistä.