Automaation paradoksi: vetovoimatekijä, ei karkottava tekijä

Tekoälyllä on merkittävä vaikutus yritystason automaatioon. Toistaiseksi vaikutus ei näy niinkään automaatiotuotteissa itsessään kuin liiketoimintaprosesseja käsittelevien asiantuntijoiden ajattelutavassa.

Sanon usein, että olemme toteuttaneet robotiikkaan perustuvaa prosessiautomaatiota jo ennen kuin koko termiä oli edes olemassa. ERP-ympäristössä on luontevaa tehostaa, sujuvoittaa ja automatisoida jatkuvaa myyntitilausten, laskujen ja muiden dokumenttipohjaisten prosessien virtaa, jossa toistojen määrä voi kasvaa satoihin tuhansiin.

Viime vuosien aikana kiinnostus automaatioon ja sen potentiaali ovat kasvaneet nopeasti. RPA-aallon jälkeen yleisesti tekoäly ja erityisesti generatiivinen tekoäly (GenAI) ovat entisestään vahvistaneet odotuksia prosesseista, joita voidaan toteuttaa digitaalisesti lähes ilman ihmisen osallistumista.

Yksi merkittävimmistä muutoksista viimeisten parin vuoden aikana on ollut yritysten henkilöstön ajattelutavassa. Kyse voi olla esimerkiksi taloushallinnon ammattilaisista, jotka vastaavat myyntisaamisista ja joiden päivittäinen työ liittyy laskutapahtumien käsittelyyn sekä maksujen oikeellisuuteen ja kirjanpitoon. He ovat olleet automaatiohankkeiden äänekkäimpiä kriitikoita viime vuosikymmenten aikana sekä perustelluista että vähemmän perustelluista syistä.

Koska he tuntevat ”oman” prosessinsa kaikki yksityiskohdat ja poikkeustilanteet, he esittävät usein faktoihin perustuvaa kritiikkiä huonosti suunniteltuja ja liian optimistisia automaatioyrityksiä kohtaan. Ja siitä voi olla kiitollinen. Toisaalta ei voida sivuuttaa sitä, että vankkojakin automaatiohankkeita on toisinaan jarruttanut selkeä työpaikkojen suojelu näiden ammattilaisten taholta.

Automaatio houkuttelee osaajia

Nyt tilanne on päinvastainen. Korkeasti automatisoidut prosessit ovat taloushallinnon ammattilaisille pikemminkin vetovoimatekijä kuin karkottava tekijä. Automaatio on itse asiassa muodostunut keinoksi houkutella osaajia. Näillä alueilla automaatio tarjoaa ihmisille monipuolisempaa, haastavampaa ja kiinnostavampaa työn sisältöä. Toistuvimmat ja yksinkertaisimmat tapahtumat automatisoidaan ensimmäisinä ja nopeimmin, ja kun niistä vapautuu, ammattilaiset voivat keskittyä monimutkaisempien ongelmien ratkaisemiseen.

Vahva tekoälyyn (AI) ja erityisesti generatiiviseen tekoälyyn (genAI) liittyvä kiinnostus yhdistettynä osaajapulaan on osaltaan hälventänyt pelkoa korvattavuudesta. Yritysjohdon näkökulmasta tämä avaa merkittävän mahdollisuuden automaatiolle juuri oikeaan aikaan. Se tarjoaa tilaisuuden tehostaa prosesseja ja parantaa kokonaistehokkuutta tilanteessa, jossa kokeneet ammattilaiset ovat rajallinen resurssi.

Eiliset kustannussäästöt

Viime vuosikymmenille tyypillinen toimintamalli, jota leimasivat palvelukeskukset, ulkoistaminen ja muut hallinnollisten toimintojen kustannussäästötoimet, on väistymässä. Nyt riskienhallinta uudessa globaalissa toimintaympäristössä ja lähialueille siirretty tuotanto ovat nousseet keskeisiksi teemoiksi. Yhdessä kiristyvän osaajakilpailun kanssa tämä nostaa automaation keskiöön.

Automaatiohankkeet liiketoimintaprosesseissa tulevat lisääntymään. Samalla generatiivinen tekoäly tulee voimakkaasti osaksi yrityksiä yleisen henkilökohtaisen tuottavuuden työkaluna esimerkiksi sähköposteissa, taulukoissa ja tekstiasiakirjoissa. Tekoäly teknologiana laajentaa myös perinteisen, liiketoimintaprosesseihin keskittyvän automaation mahdollisuuksia ja kyvykkyyksiä.

Parhaiden käytäntöjen periaatteet

Teknologia ja automaatio tulee kuitenkin suunnitella ja toteuttaa parhaista käytännöistä johdettujen periaatteiden mukaisesti. Useimmat suurivolyymiset hallinnolliset prosessit etenevät elinkaaren läpi, jonka voi kuvata neljän vaiheen kautta: luonti, rikastaminen, hyväksyntä ja arkistointi.

Toisin kuin chatbotin vapaamuotoinen vastaus, näiden prosessien luonteeseen kuuluu tarkkuus ja vastuullisuus. Tilanne on binäärinen – joko kirjanpito on oikein tai se ei ole. Maksua ei haluta suorittaa dollareissa, jos sen tulisi olla jeneissä.

Kokonaisvaltainen lähestymistapa prosessiautomaatioon

Prosesseja automatisoitaessa tulee omaksua kokonaisvaltainen lähestymistapa. Tavoitteena tulisi olla koko prosessin automatisointi päästä päähän, ei ainoastaan yksittäisen dokumentin elinkaaren osan. Samalla on oltava valmis uudistamaan prosesseja. Jos lähtötilanne on virheellinen tai ei-optimaalinen, se tulee muuttaa eikä yrittää korjata sitä digitaalisilla työkaluilla. Prosessin, tilikartan tai formaatin muuttaminen on usein nopeampi ja kestävämpi tapa luoda arvoa.

Keskeinen suositus on myös ottaa mukaan todelliset asiantuntijat, jotka löytyvät organisaatiostanne ja jotka käsittelevät prosesseihin liittyvää dokumentaatiota pitkälti manuaalisesti. Tämä on ratkaisevaa vankan automaation rakentamisessa ja sen varmistamisessa, että automatisoidut prosessit koetaan vetovoimatekijänä esimerkiksi reklamaatioita, myynti- ja ostotilauksia sekä myyntisaamisia käsittelevien ammattilaisten keskuudessa.

Paradoksi

Aikamme paradoksi on, että julkisessa keskustelussa esitetään yhä vahvoja näkemyksiä siitä, ottavatko robotit ja tekoäly vallan ja päättävät ihmisen aikakauden. Samaan aikaan jopa suurissa yrityksissä monet liiketoimintaprosessit hoidetaan edelleen manuaalisesti, vaikka automaatio on ollut mahdollinen vaihtoehto jo vuosien ajan.

Kristallipalloni mukaan tämä tulee muuttumaan.