BIP Holland

BIP bedenkt, maakt en distribueert creatieve producten en verpakkingen voor gezonde snacks, snoep en chocola. Hierbij gebruiken ze de meest toonaangevende gelicentieerde karakters ter wereld, onder meer van Disney en Nickelodeon. Retailers als Albert Heijn en Jumbo, en distributeurs als Lekkerland, nemen de producten van BIP af. De Nederlandse tak van het bedrijf telt dertig medewerkers. Daarnaast heeft BIP kantoren in het Verenigd Koninkrijk, Duitsland, Frankrijk en Spanje. De productie vindt plaats op verschillende locaties in Europa en China.

Dynamische organisatie BIP werkt nu gestandaardiseerd in SAP Business ByDesign

In 2018 ging BIP op zoek naar een nieuw, toekomstbestendig ERP-systeem en een integratiepartner. Op aanraden van een bevriende organisatie met goede ervaringen met SAP Business ByDesign, nam BIP het systeem mee in het onderzoeks- en selectieproces. Tijdens dat proces maakte BIP kennis met NTT DATA Business Solutions. Dat klikte meteen goed, aldus Vermeulen. “Het team was goed voorbereid, de juiste mensen waren betrokken en we zaten tijdens onze meetings op dezelfde lijn. We stuurden allebei aan op werken vanuit de standaard en NTT DATA Business Solutions kon zich goed inleven in onze processen.”

Tijdswinst en foutreductie door integraties en workflows

We hebben eerst alle in- en verkoopprocessen van ons Nederlandse hoofdkantoor en die in Spanje en Frankrijk ingericht in SAP. Voor de logistieke uitvoering hebben we SAP geïntegreerd met de warehousemanagementsystemen (WMS’en) van onze lokale logistieke dienstverleners. Dat scheelt veel tijd en is een enorme verbetering in de nauwkeurigheid van voorraadadministratie en orderverwerking. Daarnaast hebben we ook de communicatie met klanten verder gedigitaliseerd. Daar waren we altijd terughoudend mee, omdat we er zelf te weinig verstand van hadden. NTT DATA Business Solutions heeft ons geholpen integraties beter te begrijpen. Met succes. We wisselen nu bijvoorbeeld alle orders en facturen van de grote retailklanten uit via EDI.” Een ander groot verschil met vroeger is het volledig gedigitaliseerde archief van BIP. Vermeulen: “Ons archief bestond nog uit papieren documentatie. Daardoor was het vaak lastig zaken terug te vinden. Nu wordt alles automatisch digitaal gearchiveerd en zijn al onze acties eenvoudig traceerbaar.”

Sta open voor de standaard

Voor organisaties die ook voor een digitale transformatie staan, heeft Vermeulen nog een paar tips. “Het is belangrijk dat je de proceskennis van key users van begin af aan goed documenteert. Als er personeelswisselingen plaatsvinden, mag die namelijk niet verloren gaan. Een andere tip voor van nature minder gestructureerde organisaties zoals BIP, is dat je wel degelijk gestandaardiseerd kunt werken, mits je ervoor openstaat. Wij zijn blij dat we nu beschikken over een totaaloplossing die toekomstbestendig is, doordat die voortdurend geüpdatet wordt. SAP Business ByDesign is met de dag belangrijker voor ons.”