SAP Enterprise Content Management

Wenn Sie alle bestehenden und eingehen Informationen optimal nutzen, erzielen Sie wichtige Wettbewerbsvorteile. Deshalb sollten Sie die Themen Dokumentenmanagement und Informationsmanagement strategisch angehen, um den gesamten Lebenszyklus geschäftsrelevanter Dokumente einfach und sicher regelbar machen: Setzen Sie Standards, sodass Ihre Informationen frei von Redundanz gespeichert oder revisionssicher aufbewahrt sind. Intelligente Suchwerkzeuge der ECM-Software helfen Ihnen auf Informationen zuzugreifen ohne zwischen verschiedenen Applikationen oder Systemen wechseln zu müssen, um an die benötigten Daten zu gelangen.

Die gesetzlichen Vorschriften zur Dokumentenarchivierung und ECM-Compliance sind streng – und manchmal nahezu undurchschaubar. Außerdem müssen Dokumente sicher aufbewahrt und vor Fremdzugriffen geschützt werden. Mit einer ECM-Strategie und der richtigen Software schafft Ihr Unternehmen beides: Sie halten Aufbewahrungs- und Löschfristen automatisch ein und haben Ihre Pflicht gegenüber dem Gesetzgeber erfüllt. Gleichzeitig sorgen elektronische Signaturen und Zugriffsberechtigungen für eine größtmögliche Sicherheit Ihrer sensiblen Daten.

Mit einer modernen, effizienten und nutzerfreundlichen Software zur Dokumentenerfassung können sie Geschäftsdokumente Scannen, Erfassen und automatisch mit den Informationen aus Ihrem SAP ERP-System abgleichen. Das ist die Grundlage für ein leistungsfähiges Dokumentenmanagement, mit dem sich Geschäftsabläufe vollständig digitalisieren und per Workflow automatisieren lassen.

Eine durchdachte ECM-Strategie bringt vor allem bei administrativen, sich wiederholenden Tätigkeiten einen Mehrwert in der Entlastung Ihrer Mitarbeiter: Beispiel Rechnungsverarbeitung. Mit ECM-Software werden – sobald eine Rechnung eingeht – die relevanten Daten automatisch extrahiert, abgeglichen und die Belege in den SAP ERP- oder Finanzbuchhaltungssystemen erfasst. Der Abrechnungsprozess beschleunigt sich und Sie erhalten jederzeit volle Transparenz über die einzelnen Bearbeitungsschritte.

Behalten Sie Ihre Verträge im Blick: Ein integriertes Vertragsmanagement sorgt dafür, dass Ihr Unternehmen Kontingente und Konditionen optimal ausnutzt. Neue Verträge werden aus standardisierten Vertragsvorlagen automatisiert erstellt und workflowgesteuert freigegeben. Sie halten gesetzliche Vorgaben und interne Regularien in SAP automatisch ein.

Eine elektronische Akte ist nicht einfach eine eingescannte Papierakte. Der entscheidende Punkt ist: Verschiedene Informationen aus vielen Quellen sind miteinander geknüpft und geben Ihnen einen 360-Grad-Blick auf Ihre Kunden, Ihre Verträge, Ihre Maßnahmen und auf die Prozesse Ihres Unternehmens. Informationen sind im DMS strukturiert und schnell auffindbar. Zusätzlich entlasten automatische Wiedervorlagen, Workflows und Vollständigkeitsprüfungen Ihr Management und Ihre Mitarbeiter.