NTT DATA Business Solutions AG – E-Invoicing Standards umsetzen

NTT DATA Business Solutions AG, Deutschland

Branche: IT-Dienstleistungen
Produkte: SAP Consulting, Implementierung & Betreuung sowie Entwicklung eigener Add-Ons
Mitarbeitende: ca. 11.600 (2021)
Umsatz: 1,071 Mrd. EUR (2020)
Website: www.nttdata-solutions.com/de

Als ein Unternehmen der NTT DATA Gruppe, bietet NTT DATA Business Solutions, seit seiner Gründung im Jahr 1989, SAP-Software an, welche speziell auf die Wünsche seiner Kunden zugeschnitten ist. Im Zuge des digitalen Wandels unterstützt der Bielefelder IT-Dienstleister seine Kunden dabei, ihr Potenzial voll zu entfalten und die damit verbundene Herausforderungen zu meistern. Aber auch im eigenen Haus werden Innovationen großgeschrieben. Innerhalb des dynamischen Marktes versteht sich NTT DATA Business Solutions als zukunftsweisendes, modernes Unternehmen und optimiert stetig die eigenen Prozesse. So auch im Bereich E-Invoicing. Dies ermöglicht dem Unternehmen einerseits die Anpassung an gesetzliche Standards und bietet andererseits neue Mehrwerte für seine Kunden.

Kostenersparnis im Rechnungsprozess

Das Auftragsmanagement von NTT DATA versendet pro Monat ca. 4.500 Rechnungen an seine Kunden. Knapp zwei Drittel dieser Rechnungen werden bereits als PDF-Dokument per E-Mail übermittelt. Doch über 35% der Rechnungen werden noch gedruckt und per Post verschickt. Für diese sind im Rahmen der Datenverarbeitung die Erstellung eines Excel-Dokumentes pro Rechnung notwendig. Somit stellt der Versand- und Erstellungsprozess einen erheblichen Aufwand dar. Das E-Invoicing vereinfacht den Vorgang, da die Daten automatisch über die technischen Informationen mitgeliefert werden. Auch das mobile Arbeiten wird erleichtert, da bisherige Schwierigkeiten, wie das manuelle Einscannen oder der fehlende Zugriff auf Postversandstellen und Büroressourcen, umgangen werden. Eine weitere Herausforderung stellt ein Gesetzesbeschluss vom 27.11.2020 dar. Dieser verpflichtet Unternehmen zur Übermittlung von XRechnungen an Behörden auf Bundes ebene, sodass auch NTT DATA auf dieses Format umstellen musste.

E-Invoicing Standards leicht gemacht

Im Rahmen der Optimierung des Rechnungsprozesses und der damit einhergehenden Umstellung auf den europäischen Rechnungsstandard ZUGFeRD, wurden in Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung it.x-ZUGFeRD und it.x-XRechnung eingeführt und somit alle Anforderungen auf Kunden- und Bundesebene erfüllt. So ist es möglich, den Rechnungserstellungsprozess mit dem ERP System zu verbinden und die Lücke zwischen OCR-Scan und EDI-Anwendungen zu schließen. Beide Add-Ons befolgen den Standard für den Austausch elektronischer Rechnungen. ZUGFeRD bietet gemäß europäischer Richtlinie die technische Grundlage für die Verbindung des PDF-Dokumentes mit strukturierten Rechnungsdaten im XML-Format. Ab der Version 2.1 wird nur das XML-Format benötigt. Letzteres gilt auch für XRechnung, eine nationale Ausgestaltung der europäischen Norm. Beide Formate stehen jedoch weiterhin zur Verfügung, sodass der Kunde selbst entscheiden kann, ob das PDF-Dokument oder die integrierte XML-Datei weiterverarbeitet wird.

Papierlose Rechnungen für die Zukunft mit Peppol

Die Lösung ermöglicht die Einhaltung notwendiger Standards, beschleunigt den Rechnungsprozess und bietet den eigenen Kunden neue Mehrwerte. Die Übermittlung von Rechnungen über das europäische Netzwerk “Peppol” wird in Zukunft ebenfalls möglich sein. Die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit gelang, trotz vieler priorisierter externer Kundenanfragen, in einer kurzen, aber intensiven Projektlaufzeit.