Kiel Polska, Nowy Tomyśl, Polska

Systemy SAP zgodne z polskimi wymaganiami prawnymi

Globalny zasięg i regionalny rozwój

Firma Kiel jest jednym z wiodących producentów systemów siedzeń dla pojazdów użytkowych oraz transportu publicznego. Ekspansja grupy Kiel dotyczy wszystkich grup produktów: siedzeń autobusowych i kolejowych klasy premium oraz siedzeń pasażerskich. Aktualnie klient ma swoje siedziby na prawie wszystkich rynkach europejskich, a także w Ameryce Północnej, Australii, na Bliskim Wschodzie i w Azji. Równolegle z globalnym zasięgiem, firma duży nacisk kładzie na rozwój regionalny, zwracając szczególną uwagę na dostosowanie systemów IT do lokalnej specyfiki prawnej. W Polsce w szczególności dotyczy to procesów finansowo-księgowych, do których obsługi używane są it.JPK i it.split payment – autorskie rozszerzenia do systemu SAP od NTT DATA Business Solutions.

Pełna obsługa Jednolitego Pliku Kontrolnego

Od 2018 roku raportowanie danych jest obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców, którzy są czynnymi płatnikami VAT. Ministerstwo Finansów cały czas rozwija struktury JPK, co przekłada się na wprowadzanie kolejnych zmian w stosowanym systemie. Dlatego kluczowe jest bieżące przystosowywanie używanego rozwiązania. „NTT DATA Business Solutions zapewnia ciągłą zgodność rozwiązania it.jp z bieżącymi wymaganiami prawnymi i technicznymi, co jest niezbędne dla prawidłowego raportowania JPK” – mówi Renata Mikołajczyk, Chief Accountant w Kiel Polska sp. z o.o.

Rozszerzenie it.JPK poprawia proces generowania i dystrybucji pliku JPK, niezależnie od branży i rodzaju działalności. Podstawowe funkcjonalności narzędzia uwzględniają obsługę ksiąg rachunkowych, wyciągów bankowych, ewidencji zakupów i sprzedaży, czy faktur VAT. Dane zintegrowane są z systemem SAP, co pozwala na ich przejrzystą prezentację w jednym systemie. Rozwiązanie można również rozszerzyć o dodatkowe funkcjonalności, m.in. wydruk deklaracji VAT, backup konfiguracji, czy edycję danych JPK. Wszystko to pozwala na zwiększenie zakresu operacji na danych i kontrolę przesyłanych informacji.

Mechanizm płatności podzielonej w SAP

Płatności, w których występuje podatek VAT, zgodnie z przepisami, objęte są mechanizmem split payment (płatności podzielonej). Kwota płatności za fakturę podzielona jest na dwie osobno rozliczane części: kwotę netto (trafia na rachunek bankowy kontrahenta) oraz kwotę podatku VAT (trafia na dedykowane temu celowi subkonto podmiotu, z którym dokonuje się transakcji). Obsługa płatności podzielonej w systemie SAP ERP oraz SAP S/4HANA możliwa jest dzięki rozszerzeniu it.split payment. „Szybkie wdrożenie oraz pełna integracja z systemem SAP pozwoliła na korzystanie z rozwiązania już po kilku dniach od rozpoczęcia wdrożenia” – mówi Renata Mikołajczyk. Przykładowe procesy obsługiwane w ramach rozwiązania to płatności całej kwoty VAT, płatności częściowe i ratalne, czy zwrot do odbiorcy.

Pełna zgodność z aktualnymi przepisami

Autorskie rozszerzenia NTT DATA Business Solutions dostosowują system SAP do nowych regulacji prawnych zgodnie z wyznaczonymi terminami. Priorytetem jest obsługa procesów zgodnie z obowiązującymi przepisami. W ramach opracowanych rozwiązań zapewniona jest usługa maintenance – utrzymania rozwiązań po ich wdrożeniu. Przez cały okres współpracy dostawcy i klienta ważna jest rola ekspertów, którzy posiadają wiedzę w zakresie nowych zaleceń ustawodawczych.