INX International

INX International est le troisième plus grand producteur d’encres en Amérique du Nord avec des filiales en Europe et en Amérique du Sud. Le groupe offre une gamme complète de solutions d’encres et de vernis pour les applications commerciales, d’emballage et numériques, ainsi qu’une gamme complète de systèmes d’encres numériques, de technologies avancées et de services intégrés. INX International est une filiale de la société japonaise Sakata INX Company dont le siège social se trouve à Schaumburg (Illinois) aux États-Unis.

Avant de mettre en place Concur Expense et Concur Mobile dans les 6 pays européens où elle est présente (France, Angleterre, Italie, Espagne, République Tchèque et Allemagne), INX International utilisait depuis trois ans déjà la version standard de SAP Concur pour l’Italie et la France. C’est en rachetant une société en Allemagne que le besoin de migrer vers la version professionnelle de Concur Expense s’est manifesté.
“Nous avons dépassé le seuil maximal de pays pour la version standard que nous utilisions initialement.
C’est pourquoi nous avons fait appel à NTT DATA Business Solutions pour nous accompagner sur la
migration et le paramétrage de la solution de façon à assurer une expérience optimale dans l’ensemble
des pays, explique Nicolas Sagalow, Vice President of Finance de INX International. Le projet a été repoussé, car il ne nous était pas possible avec le Covid-19, d’avoir les équipes de NTT DATA BS et d’INX International en présentiel. In fine, le projet s’est très bien passé. Nous nous sommes entièrement reposés sur les équipes de NTT DATA Business Solutions ; c’était d’ailleurs notre objectif : bénéficier d’un projet clé en main.”

Un gain sur la productivité et la visibilité

Le choix de SAP Concur répond au besoin de gagner en temps et en productivité sur la gestion des notes de frais. Auparavant, deux personnes se consacraient à plein temps à cette mission. “Ça n’avait pas de sens de mobiliser ce temps humain. Ces deux personnes travaillent désormais sur d’autres missions à plus forte valeur ajoutée. Par ailleurs, avec SAP Concur, nous avons la possibilité d’obtenir des rapports très détaillés par pays, par clients, par collaborateurs. Cela nous permet d’avoir une vue d’ensemble des notes de frais partout en Europe. Auparavant, nous avions une multitude de comptes comptables qui effectuaient ce tri et cette analyse manuellement. Il va nous être beaucoup plus facile de prendre des décisions managériales et de faire des bénéfices pour le groupe et le management”, développe Nicolas Sagalow.

Une dématérialisation pour les utilisateurs

Côté utilisateurs, les bénéfices sont multiples. Le système d’approbation notamment a totalement
été simplifié. Quant aux utilisateurs, ils n’ont plus besoin de transmettre leurs justificatifs papiers. Un
avantage non négligeable dans un contexte où toute l’entreprise travaille à distance. “C’est facile et
pratique pour les collaborateurs d’autant plus avec Concur Mobile, avec une gestion au jour le jour des
notes de frais. La gestion dématérialisée est un vrai plus. Plus besoin de rapporter les pièces comptables,
car tout est dans Concur”, note Nicolas Sagalow. D’ici juillet 2021, plus de 100 utilisateurs réguliers
bénéficieront de Concur Expense et Concur Mobile. Les prochains projets de INX International en 2022: mettre en place la carte affaires pour les collaborateurs en Angleterre et intégrer une solution Travel avec un partenaire voyagiste.