IBAarau

Energieversorger – Gas, Wasser, Strom, Kommunikationslösungen – ca. 270 Mitarbeiter – Stammsitz in Aarau

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Aarau ist eine beschauliche Kleinstadt im Kanton Aargau, etwa 40 km südwestlich von Zürich gelegen. Die IBAarau ist der zentrale Versorger der Region. 270 Mitarbeiter an fünf Standorten versorgen rund 50.000 Haushalte zuverlässig mit Strom, Gas, Wasser, Telekommunikationslösungen und Elektroinstallationen. Transformatoren und elektrische Motoren werden gar schweizweit geliefert, gewartet und betrieben. „Wir sind zwar vergleichsweise klein, unterscheiden uns aber von den Aufgaben, Leistungen und unserem Geschäftsmodell kaum von den Grossen der Branche. Effizienz in IT und Organisation sind bei uns elementar wichtig“, erklärt Manfred Mengon, Projektleiter ECM bei der IBAarau AG.

Immer mehr Ablageorte – immer weniger Übersicht

Das Unternehmen setzt seit 1995 Lösungen der SAP im Unternehmen ein und arbeitet heute mit der SAP Business Suite. Um die gestiegenen Compliance-Anforderungen zu erfüllen, wurde 2001 eine SAP-Archivlösung von OpenText implementiert. Die wachsenden Datenmengen in getrennten Informationssilos bereiteten jedoch zunehmend Kopfzerbrechen: Die SAP-geschulten Mitarbeiter avancierten durch ihr Wissen und ihre Zugriffsmöglichkeiten zu „Hütern de Geschäftsdaten“. Nicht-SAP-Anwender mussten stets um Unterstützung bei der Suche nach strukturierten und archivierten Informationen bitten. Geschäftliche E-Mails waren samt Anhängen nur von ihren „Besitzern“ abruf- und nutzbar und damit für den Gesamtprozess oder auch in Vertretungssituationen nicht direkt zugänglich. Dokumente wanderten in verschiedensten Formaten auf die bereichseigenen Fileserver und konnten auch nur von diesen direkt genutzt werden.

„Bei der täglichen Arbeit waren detektivische Qualitäten gefragt. Kundenanfragen konnten aufgrund fehlender Informationen häufig nicht direkt beantwortet werden“, erinnert sich Manfred Mengon. „Es fehlte eine konsolidierte Sicht und Suche über Prozessobjekte. So sollten beispielsweise vom Vertrag über Haupt- und Zwischenablesungen, den Rechnungen und der geschäftlichen Korrespondenz mit dem Kunden bis zur Wartungsurkunde des Stromzählers alle Dokumente und Daten zentral zugänglich sein.“

Endlich eine Verbindung aus ERP und ECM!

„Wir suchten nach einer Lösung, mit der wir Inhalte im Kontext der Geschäftsprozesse verwalten können. Der Zugriff sollte schneller, einfacher, kompletter erfolgen – und zwar autark, ohne suchen oder Kollegen fragen zu müssen. Fünf Anbieter kamen in unsere engere Auswahl. OpenText hat die mit Abstand tiefste und stabilste Integration von Extended Enterprise Content Management by OpenText (ECM) in SAP.“

Zwei Stunden Schulung genügten

Die Einführung der neuen Lösung lief fliessend: Bestehende Daten auf den Dateiservern können zwar weiter genutzt werden, neue Datei-Ordner lassen sich aber nicht mehr anlegen. Dieser nahtlose Übergang von zuvor getrennten Daten-Welten und gewohnten Arbeitsweisen hin zur vollintegrierten Lösung mit grösserer Effizienz und Übersicht war von der Geschäftsführung gewünscht. „Wir wollten unsere Mitarbeiter nicht überfordern, sondern sie die vielen Vorteile selber erleben lassen. Der Appetit kommt ja oft beim Essen. Zwei Stunden Schulungszeit in Kleingruppen reichten und den Mitarbeitern stand die geballte ECM-Power zur Verfügung.