Verträge digital verwalten und überblicken – das Ende des Aktenordners

Vertragsmanagement: Vier Probleme und eine Lösung

Verträge mit unterschiedlichen Laufzeiten, Kündigungsfristen, Fälligkeitsterminen und Verlängerungsmodalitäten – so sieht es in den Aktenordnern und Archiven der meisten Unternehmen aus. Entsprechend ist es keine Seltenheit, dass der Überblick über die Verträge verloren geht. Allein schon deshalb, weil im Geschäftsalltag die Mitarbeiter aus unterschiedlichen Fachbereiche die Vertragsakten einsehen und bearbeiten: Die Verträge kreisen – als Original und Kopie – beständig durch das Unternehmen. Nur noch bestimmte Fachbereiche oder einzelne Personen wissen, wo sich das Dokument befindet, kennen die Historie und den aktuellen Stand. Diese strukturelle Herausforderung schafft vier typische Probleme in den Unternehmen:

Problem 1: Viel Personalaufwand

Das manuelle Verwalten von Verträgen in Unternehmen ist zeitintensiv und bindet viele Ressourcen. Wenn der Überblick über Verträge, Laufzeiten und Fristen fehlt, müssen Mitarbeiter aufwendig recherchieren, an verschiedenen Orten suchen und Kollegen befragen.

Problem 2: Hohe Kosten

Die eigentlich betroffenen Mitarbeiter und Fachabteilungen haben keinen direkten und aktuellen Zugriff auf die Verträge. Sie können Fristen nicht rechtzeitig erkennen und Termine einhalten. Das führt beispielsweise dazu, dass sich Verträge mit Zulieferern automatisch verlängern, auch wenn sie für die aktuelle Situation nicht mehr optimal sind.

Problem 3: Unnötige Risiken

Durch die mangelnde Transparenz können die Rechtsabteilung und das Risikomanagement Vertragsverhandlungen nicht sinnvoll begleiten und es kommt zu nachteiligen Abschlüssen für das Unternehmen.

Problem 4: Mangelndes Controlling, fehlende Compliance

Für ein effizientes Controlling ist die Auswertung und Vergleichbarkeit von Verträgen unabdingbar. Ohne Übersicht und Nachvollziehbarkeit keine aktive Risikovermeidung und Rechtstreue, also Compliance. Häufig wird deren Umsetzung auch von externen Stellen gefordert, etwa von Wirtschaftsprüfern und Geschäftspartnern mit einem entsprechenden Qualitätsmanagement.

Lösung: Digitales Vertragsmanagement

Wie behalten Sie den Überblick über alle abgeschlossenen Verträge? Wissen Sie, wann der nächste Vertrag ausläuft oder gekündigt werden muss? Eine systematische Lösung ist das digitale Vertragsmanagement, mit dem sich Verträge umfassend bearbeiten, überwachen, auswerten und sicher abgelegen lassen. Software zur Vertragsverwaltung sollte den gesamten Vertragslebenszyklus abbilden, damit Management und Mitarbeiter jederzeit handlungs- und auskunftsfähig sind.

Eine digitale Vertragsakte bündelt klassifizierte Vertragsdokumente und -informationen. Dadurch stehen die Daten unternehmensweit und abteilungsübergreifend zur Verfügung. Der Effekt: Unternehmen gewinnen einen schnellen und vollständigen Überblick über laufende Verträge, Vertragsvorgänge, Verantwortlichkeiten, Kontaktdaten und weiterführende Inhalte. Und Verträge können nicht mehr im Aktenschrank „verloren gehen“, denn ein digitales Vertragsmanagement befreit vom Suchen, Sortieren und Abheften der Papierakten.

– von Cord Buhlert, Senior Consultant ECM, NTT DATA Business Solutions AG –
E-Mail: [email protected]

Cord Buhlert
Cord Buhlert
Senior Consultant, ECM

Cord Buhlert ist Diplom-Informatiker (FH) und verfügt über mehr als 10 Jahre Erfahrung als Berater im Enterprise Content Management Umfeld. Seine Schwerpunkte sind die technische Basis, das Design, die Implementierung und die Integration von ECM-Lösungen. Bei NTT DATA Business Solutions unterstützt er Unternehmen als Solution Architect und Berater bei der Implementierung von ECM-Lösungen im SAP-Kontext.

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