SAP HCM: Proaktiv in den Jahreswechsel 2020/21

Das Jahresende naht. Und, damit vermutlich wieder einmal eine Vielzahl an kurzfristigen, teils rückwirkenden gesetzlichen Änderungen für Personalabteilungen, insbesondere für die Personalabrechnung – und damit auch für IT-Abteilungen. Denn: HCM-Systeme gilt es nun zügig auf den neusten Stand zu bringen. Zeit ist knapp und die notwendigen Anpassungen häufig auch unübersichtlich.

Gesetzliche Anforderungen bestimmen den Alltag und die Prozesse der Personalabteilungen in Deutschland. HCM-Systeme sind daher durch die permanenten Änderungen gesetzlicher Bestimmungen auch die Systeme mit dem größten Aktualisierungsbedarf im Vergleich zu IT-Systemen in anderen Unternehmenszweigen.

Sowohl die Personalabteilungen als auch die Mitarbeiter des Unternehmens müssen über die geänderten gesetzlichen Bestimmungen und deren Auswirkung informiert werden und diese, häufig zu definierten Stichtagen, im Unternehmen fristgerecht implementieren. In diesem Beitrag möchten wir Sie informieren, wie ein optimaler Ablauf der Information und Implementierung umgesetzt werden kann und 3 Tipps zur einfachen Handhabung und Umsetzung der permanenten gesetzlichen Änderungen geben, welche in erster Linie zum Jahreswechsel in Kraft treten.

1. Tipp: Holen Sie sich Unterstützung!

Die Informationen zu den Gesetzesanpassungen können über unterschiedliche Wege eingeholt werden. Zum einen bieten die gesetzlichen Krankenkassen jährlich Seminare zu, insbesondere sozialversicherungsrechtlichen, Änderungen an, zum anderen gibt es Unternehmensberatungen, welche sich auf die Schulungen und Workshops zum Thema „gesetzliche Änderungen zum Jahreswechsel“ spezialisiert haben. Auch unsere Application Management Services, kurz AMS, informieren zu gesetzlichen Anforderungen im Personalumfeld und deren Priorität über mehrere Wege. Über unser freizugängliches HCM Journal können die Informationen kurzfristig bezogen werden, insbesondere, wenn ein kostenfreies E-Mail Abonnement abgeschlossen wurde. Stehen Sie bereits in Kontakt mit unseren HCM-Service-Beratern? Dann sprechen wir zusätzlich die entsprechenden Umsetzungsempfehlungen aus und unterstützen Sie bei der kundenindividuellen Planung, Realisierung und Auswirkungen auf den Gesamtpersonalprozess.

2. Tipp: Achten Sie genau auf die Fristen!

Es ist sinnvoll die Planung der Umsetzung nach Bekanntmachung der bevorstehenden Gesetzesänderungen frühzeitig in Angriff zu nehmen, um sicherzustellen, dass die Änderungen fristgerecht in den Unternehmensprozessen implementiert werden. Insbesondere bei Regelterminen, wie z.B. zum Jahreswechsel, kann eine vorausschauende Planung helfen, im Stress des Tagesgeschäftes auch die Umsetzung fristgerecht und möglichst ohne viel Mehraufwand zu meistern. Viele Fristen sind bereits vom Gesetzgeber festgelegt, z.B. die Abgabe von Jahresbescheinigungen im Steuer- und SV-Bereich oder die Erstellung und Abgabe von Personalstatistiken, und können daher in einen jährlich wiederholbaren Ablauf integriert werden.

Über unser AMS bereiten wir die Personalabteilungen häufig schon im Spätsommer eines Jahres auf die zum Januar des Folgejahres kommenden neuen Anforderungen vor. Proaktiv informieren wir über die anstehenden Änderungen in unserer „Fahrplanmail zum Jahreswechsel“. Hier geben wir spätestens im Herbst eine Übersicht, über die anstehenden Änderungen in der Personalabrechnung und eine terminliche Empfehlung, bis zu welchen Kalenderwochen die notwendigen Aktivitäten durchzuführen sind. Dies hilft unterstützend bei der Planung und Terminierung Ihrer internen Unternehmensprozesse. Häufig sind diese Informationen nicht ausschließlich für Unternehmensleitung und Personalabteilungen relevant, sondern ebenso für die IT-Abteilungen, da häufig die Prozessanpassung auch über die Implementierung in die bestehenden HCM-Systeme umgesetzt wird.

3. Tipp: Übernehmen Sie rechtzeitig die relevanten Systemupdates.

Die jährlichen Werte der Steuertabelle (Programmablaufplan), Beitragsbemessungsgrenzen in der Sozialversicherung und weitere abrechnungsrelevante Änderungen werden, z.B. von SAP bereits im Dezember im Jahreswechsel- bzw. Xmas Support Package ausgeliefert. Diese Änderungen müssen nach der Dezemberabrechnung des alten Jahres und noch vor der Januarabrechnung des neuen Jahres eingespielt und eingerichtet werden. Hierbei unterstützen wir sowohl in der Umsetzung und Realisierung als auch beratend hinsichtlich der korrekten Anwendung in der Personalabteilung.

Sichern Sie sich Ihre Checkliste inkl. konkreter To-Dos für 2021

Unsere jährliche Checkliste im HCM Journal veröffentlichen wir jedes Jahr in der zweiten Kalenderwoche. Hier werden alle To-Dos für die Durchführung des Jahresabschlusses und Vorbereitung der ersten Personalabrechnung im neuen Jahr aufgeführt. Diese Checkliste wird jährlich um die gesetzlichen Änderungen erweitert und unterstützt bei der Berücksichtigung aller fachlichen und technischen Themen der Personalabrechnung rund um den Jahreswechsel. Wenn Sie, wie oben beschrieben, das kostenlose E-Mail Abonnement abgeschlossen haben, erhalten Sie die Checkliste jährlich direkt in Ihr Postfach.

Über unsere HCM News erhalten Sie Anfang Januar einen Überblick über die fachlichen Anpassungen und die technischen Details zur Umsetzung. In unserem HR-Basis-Paket bieten wir die fachliche und System-seitige Betreuung der gesetzlichen Anpassungen zum Jahreswechsel, aber auch unterjähriger Änderungen an. Insbesondere mit Änderungen im Hinblick auf die Daten zu Krankenkasse, Finanzämter, Berufsgenossenschaften und Banken (für Haus- und Mitarbeiterbanken) an. Wenn Sie einen Ansprechpartner im Rahmen des HR-Basis-Paket bei der NTT DATA Business Solutions haben, kümmern wir uns für Sie proaktiv um alle vorzunehmenden Einstellungen, informieren Sie über die Aufgaben im Jahreswechsel und betreuen die Nachbereitung der Einspielung des Jahreswechselupdates. Wenn Sie einen AMS-Vertrag haben, aber keinen Ansprechpartner im Rahmen unseres HR-Basis-Pakets, können Sie ein Ticket bis Mitte Dezember eines Jahres in unserem Ticketsystem anlegen, damit wir mit Ihnen Ihre Prozesse und Ihren Bedarf abstimmen und die Details, wie wir Sie optimal im Jahreswechsel unterstützen können, damit die erste Personalabrechnung im neuen Jahr erfolgreich mit allen gesetzlichen Änderungen durchgeführt werden kann.

– von Andreas Nett, Consultant HCM im Bereich Managed Services, NTT DATA Business Solutions AG –

E-Mail: [email protected]