Kapazitätsplanung für Dienstleister

Das Telefon klingelt, eine E-Mail-Bestätigung landet im Postfach der Geschäftsführung und schon steht ein neuer Auftrag bei einem der Stammkunden an: Gefragt ist eine recht umfangreiche Prozessberatung bei einem Automobilzulieferer. Nachdem die konkreten Anforderungen fixiert sind, macht sich also der Projektmanager der Managementberatung an die Arbeit – und stellt sein Team zusammen, das ab September das Projekt umsetzen soll. Nach welchen Kriterien wählt er die Leute aus? Natürlich geht es um Kompetenzen, Erfahrungen und eine ausbalancierte Teamzusammensetzung. Aber auch darum, wer überhaupt Kapazitäten hat, also weder bereits in zu vielen anderen Projekten steckt oder sogar im beauftragten Zeitraum Urlaub eingereicht hat.

Diesen kritischen Moment in der Kapazitätsplanung kennen wohl alle Projektmanager und Ressourcenplaner, egal, ob bei Engineering-Dienstleistern, in IT- oder eben Managementberatungen. Die entscheidenden Fragen sind: Welche Skills werden im Projekt benötigt, welche Berater und Experten passen dazu – und wer ist im gefragten Umfang verfügbar? Kurz: Wie decken wir den Bedarf idealerweise? Diesen Staffing-Prozess zu beherrschen, kann den Erfolg eines Projekts ausmachen. Und auf lange Sicht die Wettbewerbsfähigkeit eines Service Providers, denn die optimale Auslastung der Mitarbeiter ist ein wesentlicher Key Performance Indicator.

Die Kapazitäts- und Personalplanung für ein Projekt gelingt nur, wenn der Planer genügend Transparenz über die Mitarbeiterdaten hat. Kleine Unternehmen können sich die gefragten Informationen händisch oder aus dem Gedächtnis zusammensuchen. Ab einer mittelständischen Größe und erst recht, wenn (internationale) Tochtergesellschaften einbezogen werden, kann auch ein erfahrener Projektmanager nicht ohne digitale Unterstützung den Überblick behalten.

Ab dieser Schwelle macht es Sinn, sich mit SAP-Lösungen aus der Cloud zu beschäftigen. Denn der Qualitätsvorsprung ist enorm, der sich mit einer integrierten Datenbasis erreichen lässt. Integriert bedeutet in diesem Kontext: Lassen Sie Informationen aus ERP- und HR-System zusammenfließen!

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-von Ulrich Kreitz, Head of Division ERP Cloud, ERP Cloud Business, NTT DATA Business Solutions AG-
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