IT-Effizienz steigern: Höhere Qualität bei gleichen Kosten
Qualität hat ihren Preis – auch in Sachen IT. Allerdings rechnen aktuell viele CIOs mit lediglich gleichbleibenden oder sogar sinkenden Budgets. Währenddessen steigen in den Unternehmen die täglichen Anforderungen an die IT-Abteilungen. Diesen Kostendruck spüren die Mitarbeiter. Beispielsweise, wenn das Management die Entwicklung oder die Umsetzung neuer Produkte und Geschäftsmodelle fordert – ohne aber die Kapazitäten des Teams wesentlich zu erweitern.
Fünf Faktoren treiben unter anderem die Anforderungen an die IT:
- Gefragte Innovationen: Neue Geschäftsmodelle basieren häufig auf Big Data, Machine Learning und KI. Wer beispielsweise die Wartungszyklen seiner Produkte exakt kennt, kann neue Services anbieten (Predictive Maintenance) oder Pay-per-Use-Modelle einführen. Um aber Teil der Unternehmenswertschöpfung zu werden, braucht die IT neue Tools und Fähigkeiten. Das gilt auch für konkurrenzfähige Produkteinführungszeiten (time-to-market).
- Anspruchsvoller Markt: Die Kunden erwarten eine Hochverfügbarkeit von Produkten und Leistungen. Ohne 24/7-IT-Betrieb ist das nicht machbar. Wenn beispielsweise ein Webshop während eines Peaks nicht stabil läuft oder lange Responsezeiten hat, wechseln die Kunden zum Wettbewerber.
- Neue Applikationen: Nach der Einführung einer neuen App oder nach einem Upgrade des SAP-Systems tritt die IT in die Phase des Hypercare-Supports, etwa für die Unterstützung der Anwender. Andere Aufgaben werden dann zurückgestellt.
- Aufwendige Unternehmenstransformationen: Das Unternehmen kauft eine Firma hinzu. Business-Transformationen dieser Art (Merger & Acquisitions) haben massive technische Konsequenzen durch das Zusammenführen verschiedener SAP-Systeme. Ähnlich sieht es bei Carve-outs aus, wenn Mitarbeiter die Stelle wechseln, Produktlinien und Buchungskreise wegfallen oder große Datenmengen migriert werden müssen.
Steigende Komplexität: Heterogene IT-Landschaften fordern die IT. Auch die Entwicklungsgeschwindigkeit von SAP macht Vorgaben, an die sich Unternehmen halten müssen, während sie gleichzeitig Innovations- und Transformationsprozesse vorantreiben. Mehr dazu im Fachartikel: „Alleingelassen bei der IT-Transformation? So können Sie die neue Komplexität beherrschen“.
Wenn in solchen Situationen die CIOs ihre Supportkapazitäten planen, stehen sie vor harten Priorisierungsentscheidungen: Das HR-System beispielsweise muss immer laufen, in den Wochen des Jahresabschlusses ist die IT aber bereits ausgelastet. Hinzu kommt eine vorhersehbare Belastungsspitze aufgrund einer neuen Anwendung. Doch aus Managementsicht lohnt es dafür nicht, eine komplette Stelle neu zu schaffen…
Eins ist klar: Priorität haben die kritischsten End-to-End-Prozesse im Unternehmen. Aber wie lassen sich in einem solchen Szenario bei gleichen Kosten alle Aufgaben stemmen, der Qualitäts- und Leistungsstandard halten oder sogar verbessern – kurz: die Effizienz nochmals steigern? Die gute Nachricht: Application Management Services (AMS) können stabile Geschäftsprozesse sicherstellen und parallel konkrete Innovationsschritte vorantreiben. Gleichzeitig senken sie die Kosten des operativen IT-Betriebs – beispielsweise um bis zu 40 Prozent bei einem Fünf-Jahres-Vertrag. Ermöglicht wird das durch standardisierte Prozesse, fortgeschrittene Technologien und vereinfachte Betriebsmodelle.
Drei Dinge, die Sie bei der Provider-Wahl beachten sollten:
- Präzisieren Sie vorab Ihre Ziele, um den geeigneten AMS-Weg und -Partner für Ihr Unternehmen zu finden: Soll es die verlängerte IT-Werkbank sein, bei der es hauptsächlich um Kapazitäten geht? Oder möchten Sie Schwachstellen in Prozessen aufdecken, Wissenslücken schließen, das Team mit neuem Know-how befähigen und etwa eine neue Key-User-Struktur aufbauen?
- Achten Sie bei Angeboten von Providern auf messbare Leistungen. Wichtig sind vor allem Reaktionszeiten, Lösungszeiten (Lösung oder Workaround, sodass der Businessprozess nicht leidet), Liegezeiten, die Lösungsqualität und Changes, die zu neuer Effizienz führen. In AMS-Verträgen sind diese Werte in den Service Level Agreements (SLA) definiert.
- Berechnen Sie die internen Kosten für Ihre IT – nur so haben Sie Vergleichsmöglichkeiten und können die AMS-Kosten fair bewerten.
Checkliste IT-Outsourcing: So steigern Sie die IT-Effizienz
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