IT-Abteilungen zwischen SAP-Routine und Digitalisierungsprojekten

Überlastung mit Ansage

Unternehmen sind jederzeit auf ihre SAP-Systeme angewiesen – seien sie intern (On-Premise) oder extern (Cloud). Ganz gleich, um welche Arbeitsbereiche es sich konkret handelt: Nur wenn alle relevanten Anwendungen reibungslos laufen, können die Unternehmensziele unterstützt und erreicht werden. Entsprechend groß ist die Verantwortung der internen IT-Abteilungen, dafür zu sorgen, dass sich die Fachbereiche jederzeit auf ihre Systeme verlassen können.

Infrastrukturen werden komplexer, Aufgaben vielschichtiger

Doch die Belastungen und die Anforderungen an die IT-Teams steigen: Die Infrastrukturen werden komplexer, die Aufgaben vielfältiger. Die digitale Transformation verspricht zwar mehr Effizienz und neue Geschäftschancen. Aber die Umsetzung kostet zunächst Zeit, Energie und braucht viel spezielles Know-how.

In einem mittelständischen Unternehmen ist die IT mit vielen alten und neuen Herausforderungen konfrontiert, Projekte mit strategischem oder expansionsbegleitendem Charakter wie Digitalisierungsthemen, Roll-outs oder Akquisitionen. Daneben das „ganz normale“ Tagesgeschäft mit (saisonalen) Peaks an Arbeitsaufkommen: Wartung und Pflege der Client-PCs, der Server, des Netzwerks sowie der Support der SAP-Systemlandschaft. Hinzukommen typischerweise diese Aufgaben:

• aktuelle Projekte: Go-Lives, Migration, Changes, Upgrades und Patches
• die Umsetzung der in den Fachbereichen geforderten Automatisierungen und Prozessoptimierungen
• die strategische IT-Planung und der weitere Ausbau der Systemlandschaft (zum Beispiel für mobile Lösungen)
• Aufbau von Know-how, um bei aktuellen Trends auf dem Laufenden zu bleiben
• neue gesetzlichen Anforderungen, beispielsweise im Bereich Datenschutz oder Security
• die Mehrjahresplanung inklusive Budgetierung von Projekten und zukünftigen Lösungen
• Übersetzung von realen Anforderungen in „IT-Sprache“
• Urlaubs- und Krankheitsvertretungen

Alles gleichzeitig meistern müssen

All diese Herausforderungen sind hinsichtlich Wissensaufbau und Zeitplanung parallel zu meistern. Die Folgen für die IT-Abteilung können problematisch und risikobehaftet sein. Es beginnt meist mit einer zu optimistischen (oder sogar unrealistischen) internen Zeitplanung für die Projekte. Entsprechend erhalten die Mitarbeiter zu wenig oder gar keine „freigeräumte“ Zeit für ihre Aufgaben. Sie können sich nicht ausreichend auf einzelne Projekte konzentrieren. Das führt zu zeitlichen Verschiebungen, aber auch zu unzureichenden Tests und vermeidbaren Fehlern. Weitere Aufgaben kommen hinzu, bis – anfangs unbemerkt – Themen zeitlich nicht mehr in der gewünschten Qualität durchdacht und umgesetzt werden können. Oder wichtige Projekte werden gar nicht erst begonnen, obwohl sie aus strategischer Sicht eine hohe Priorität genießen müssten.

Die Überlastung und Überfrachtung mit Aufgaben hat auch persönliche Folgen für die Mannschaft. Zunächst reagiert das IT-Team noch mit Überstunden. Doch wenn diese zur Regel werden, sind Frust, innere Kündigung oder sogar Erschöpfungssymptome die Konsequenz.

Unter Umständen kann das Unternehmen darauf gar nicht mit dem kurzfristigen Einstellen neuer Fachleute reagieren – denn vielerorts herrscht mittlerweile Fachkräftemangel. Falls aber beispielsweise durch Standortglück die gesuchten Spezialisten doch zu finden sind, brauchen diese oftmals eine längere Einarbeitungszeit als zunächst vermutet. Und mit dieser Aufgabe ist die vorhandene Mannschaft dann eine Zeit lang zusätzlich belastet. Erschwerend kommt hinzu, dass zwischen Bewerbungsprozess und produktiver, selbständiger Arbeit eines neuen Teammitglieds durchaus ein halbes Jahr und länger vergehen kann.

Stehen Sie vor ähnlichen Herausforderungen?

Viele IT-Leiter oder Geschäftsführer stellen sich daher derzeit die Frage: Wie lassen sich unsere Systemstabilität, Innovationsfähigkeit und -freudigkeit sowie Mitarbeiterzufriedenheit verbessern und dauerhaft gewährleisten? Hier kommen Application Management Services ins Spiel. Mehr dazu in unserem zweiten Fachbeitrag zum Thema.

– von Autor Dirk Blichenberg-Hansen, Vice President Head of Managed Services Germany, NTT DATA Business Solutions AG –
E-Mail: [email protected]