HR Compliance: Auf der sicheren Seite, fast automatisch

150.000 – das ist die Zahl der Einzelvorschriften, die einen deutschen Bürger derzeit binden, so schätzen Rechtswissenschaftler. Auch Unternehmen sind mit einer Unmenge an Vorschriften (u.a. HR-Compliance) konfrontiert – unabhängig von Branche und Größe. Nur wer in seinem Unternehmen falsche Angaben/Daten, Rechtsverstöße und Risiken rechtzeitig erkennt, kann gegensteuern und Schaden abwenden. Entscheidend ist das tatsächliche Handeln der Verantwortlichen auf allen Management-Ebenen. Dort zeigt sich, ob die oft und gerne propagierte Sorgfalt täglich ernst genommen wird. Und das gilt auch für Compliance und Datenqualität im Personalmanagement. Hier treffen Gesetze, Tarifregelungen, Betriebsvereinbarungen und Vorschriften der Wirtschaftsprüfer aufeinander und bilden ein enorm komplexes Regelwerk.

Hohe Fehlerquote – Fatal auch für HR Compliance

Potenzielle Risiken für Mensch und Unternehmen lassen sich frühzeitig nur erkennen, wenn regelmäßig eine themenübergreifende Analyse durchgeführt wird. Typische Regelverletzungen im HCM-Umfeld sind zum Beispiel die Unterschreitung von Ruhezeiten, Auszahlungen in unerlaubter Höhe, unzulässige Kontenbewegungen oder die fehlerhafte Anwendung der firmeninternen Reisekostenrichtlinie. Dabei ist meist kein Vorsatz im Spiel ‑ auch inkonsistente oder falsche Daten führen zu Problemen. Und der Anteil falscher Daten steigt: Für deutsche Unternehmen wird der Anteil auf inzwischen 19 Prozent beziffert. Hauptursache sind menschliche Fehler. Bleiben diese Verstöße und Fehler unerkannt, kann es zu finanziellen Schäden kommen. Zu möglichen Konsequenzen gehören auch die Kosten für Verfahren, für Schadenersatzansprüche und für Rückabwicklungen.

Überwachung ist zeit- und kostenintensiv

Die Vielzahl an Vorschriften und damit die Komplexität der Prüfungen ist für alle Unternehmen eine Herausforderung. Vor allem, wenn diese Aufgabe manuell bewältigt werden muss. Dann ist die Überwachung zeit- und kostenintensiv, oft nur noch stichprobenhaft, die Prüfungsqualität stark abhängig vom persönlichen Engagement und Wissen einzelner Mitarbeiter. Kontrollen können unter Zeitdruck eingespart oder auch falsch ausgeführt werden. Eine systematische Einhaltung von Compliance-Regeln ‑ fast unmöglich.

Automatisierte Prüfung für HR Compliance statt Handarbeit

Gefragt ist also ein effizienter Umgang mit riesigen Datenmengen. Wie können Unternehmen diese Aufgabe bewältigen? Eine Möglichkeit ist die automatisierte und systematisch ausführbare Prüfung und Risikoanalyse. Die Lösung HCM Audit & Monitor der NTT DATA Business Solutions AG kontrolliert auf Basis von rund 200 vordefinierten Regeln die Einhaltung von Gesetzen. Sie deckt falsche Daten auf, registriert Auffälligkeiten und warnt vor potenziellen Risiken. Hierfür werden die HCM-Daten umfassend analysiert, indem die Organisationsstruktur, Stammdaten, Revisionsbelege, Zeitwirtschaft und Abrechnung unter die Lupe genommen werden.

Das Regelwerk dazu ist nicht starr!

Der Fachbereich kann es ohne Programmierung jederzeit anpassen und erweitern, sobald sich Vorschriften ändern. Die Regeln lassen sich einzeln zeitlich terminieren, testen und dokumentieren. Prüfungsläufe können anhand von organisatorischen Begriffen und/oder thematisch ausgeführt werden. Dabei wird jede Abweichung dokumentiert, und sie lässt sich in einer übersichtlichen Oberfläche bearbeiten und abzeichnen. Durch diesen systematischen Nachweis werden Fehler frühzeitig erkannt, Risiken minimiert und Bearbeitungsvorgänge verbessert. Eine Häufigkeitsanalyse hilft, typische Regelverletzungen und deren Ursachen aufzudecken – die Basis für eine effiziente Prozessoptimierung. Die Dokumentation schafft Transparenz und ermöglicht die Nachvollziehbarkeit auch für Dritte (zum Beispiel Wirtschaftsprüfer).

– von André Schröder, Sales SAP Personalmanagement, Product & Cloud Solutions, NTT DATA Business Solutions AG –
E-Mail: [email protected]