ECM-Produktakte: So bändigen Sie das Dokumenten-Chaos

ERP, CRM und Outlook: Jedes System der IT-Infrastruktur generiert Informationen und Dokumente. Zusammen mit der Datenmenge steigt auch die Vielfalt der Formate und macht das Management der Informationen komplex. Verteilte Inhalte verlangsamen zudem die Geschäftsprozesse, denn die Mitarbeiter müssen Informationen erst suchen und wissen häufig nicht, ob ein Dokument wirklich aktuell ist. Die Folge können Fehlentscheidungen sein, die sich auf die Service- und Produktqualität auswirken. Nicht zuletzt sind unkontrollierte Informationen auch ein Compliance-Risiko.

Hier kommt Enterprise Content Management (ECM) ins Spiel. Als Strategie und als konkrete Softwarelösung verknüpft es alle vorhandenen Systeme und schafft eine einheitliche Struktur für das Unternehmen. Dokumenten-, Wissens-, Workflow- und Community-Management sowie die Archivierung werden in einem System abgebildet.

Grafik Phasen des Produktlebenszyklus
Während der unterschiedlichen Phasen im Lebenszyklus eines Produktes entsteht eine Vielzahl unterschiedlichster Daten.

Zentrale Stelle gesucht

Gerade für die fertigende Industrie bietet sich ECM als Lösung an. Denn zu jedem Produkt fallen strukturierte und unstrukturierte Informationen in unterschiedlichster Form an: Konstruktionsdaten, Notizen, Produktinformationen, Zertifikate, E-Mails, Stücklisten, Kalkulationen, Bestellungen und Produktionsaufträge. Jede Fachabteilung erstellt Inhalte, legt diese aber meist dezentral in heterogenen Quellen ab. Ideal wäre dagegen eine Verknüpfung mit dem jeweiligen Produkt an einer zentralen Stelle – das leistet die ECM-Produktakte.

Die Mechanik dahinter: Sobald im SAP-ERP ein Produkt als Business-Objekt angelegt oder modifiziert wird, synchronisiert die ECM-Produktakte diese Informationen automatisch und erlaubt einen abteilungsübergreifenden Zugriff aus allen Systemen.

Die ECM-Produktakte: Für jede Applikation geeignet

Durch die zentrale Verwaltung lassen sich außerdem Redundanzen vermeiden. Und die Mitarbeiter erhalten eine einheitliche Sicht auf alle Informationen („Single Source of Truth“), egal, mit welcher Applikation oder Frontend sie darauf zugreifen. Das beinhaltet SAP GUI, SAP Fiori und auch Non-SAP-Lösungen: zum Beispiel Portale, Web-Anwendungen, Windows-Explorer, Microsoft Word/Outlook und CRM-Systeme. Damit gewinnen die Mitarbeiter an Effizienz. Sie arbeiten weiterhin in ihrer Hauptapplikation und können dennoch alle relevanten Produktinformationen einsehen und teilweise auch bearbeiten – je nach Mitarbeiterrolle und Arbeitsschwerpunkt, also kontextgerecht. Beispielsweise haben Servicemitarbeiter Einblick in die Produktakte mit SAP Fiori auf ihrem Tablet. Sie können auf diese Weise Stamm- und Metadaten einer Maschine nutzen und so einen Auftrag beim Kunden vor Ort schnell bearbeiten.

Screenshot 2 der ECM Produktakte mit Fiori-Oberfläche Quelle: OpenText
Die ECM-Produktakte mit moderner Fiori-Oberfläche eignet sich für alle Applikationen. Quelle: OpenText

 

Screenshot 1 der ECM Produktakte mit Fiori-Oberfläche Quelle: OpenText
Mit der ECM-Produktakte erhalten Mitarbeiter eine einheitliche Sicht auf alle Informationen. Quelle: OpenText

Ein weiterer Pluspunkt der ECM-Produktakte ist die effiziente Erstellung von Inhalten. Integrierte Workflow-Mechanismen erlauben die Freigabe, Weiterleitung oder die Genehmigung relevanter Informationen innerhalb eines Geschäftsprozesses. Egal, wer an einer Akte arbeitet, die Aktivitäten sind jederzeit nachvollziehbar, denn sie werden aufgezeichnet. Ein unternehmensweit konsistenter und nahtloser Content-Fluss spart nicht nur Verwaltungskosten. Informationen und Dokumente bilden zusammen mit ihren integrierbaren SAP-Funktionen den kompletten Geschäftsprozess ab.

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-von Olaf Heyme, Head of ECM/EDI Germany, Head of Center of Excellence ECM, NTT DATA Business Solutions AG-
E-Mail: [email protected]

 

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