NTT DATA Business Solutions
Oliver Schöps | März 1, 2022

E-Rechnung im Mittelpunkt – der Weg zur 100% digitalen Rechnung

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Die Verarbeitung von Rechnungen im Unternehmen kann – unabhängig ob es sich um Eingangs- oder Ausgangsrechnungen handelt – multiple Komplexitäten & Prozessszenarien mit sich bringen. Die Herausforderungen zur Standardisierung, Digitalisierung, Überwachung und Vereinheitlichung finden sich daher im Einkauf wie auch im Vertrieb.

„Schuster bleib bei deinen Leisten“ – Sie brauchen die Rechnung, wir liefern die Lösung mit der zentralen „eDocuments Platform for E-Invoice“ von NTT DATA Business Solutions – der Standard für alle Rechnungen in Ihrem Unternehmen.

Eigentlich einfach aber doch komplex? Die Herausforderungen bei vielen Unternehmen:

Die Rechnungsverarbeitung in Unternehmen, egal ob ein- oder ausgehend, stellt oftmals eine multiple Komplexität dar. Mit über 30 Jahren Erfahrung in der SAP-Beratung und über 20 Jahren Erfahrung im Bereich EDI haben wir von NTT DATA Business Solutions viele Unternehmen kennengelernt und hinsichtlich Ihrer Unternehmensprozesse beraten. In einem Punkt decken sich die Themen immer – in der kaufmännischen Abwicklung. Vom Angebot bis zur Ausgangsrechnung oder von der Bestellung bis zur Eingangsrechnung unterscheiden sich die Prozesse oftmals „nur“ im Inhalt der Positionen. In Bezug auf die Rechnung sind die Themen und Herausforderungen jedoch immer gleich:

  • Mangelnde Transparenz
  • Hohe Fehlerquoten
  • Hohe manuelle Aufwände
  • Hohe Verzugszinsen

…die Lösung könnte so einfach sein! Sie ist oftmals jedoch mit vielen internen Hürden verbunden. Die IT-Abteilungen sind mit vielen unterschiedlichen Themen konfrontiert, so z.B. mit der Umstellung der internen Kommunikationslösung oder des Intranets, oder mit der Migration des gesamten ERP Systems auf eine neue Version, oder mit wichtigen und innovativen Projekten für neue Geschäftsmodelle. Zeit und Budget für die Optimierung von einfachen, aber doch sehr wichtigen Prozessen ist daher selten gegeben.

In vielen dieser Situationen agieren Fachbereiche selbstständig und lösen die Herausforderungen punktuell und situativ, was mit der Zeit zu einer komplexen und verteilten Landschaft unterschiedlicher Lösungsansätze und Prozessen führt.

Der erste Schritt zur optimierten Rechnung – die elektronische Rechnung!

Spätestens seit November 2020 haben alle Unternehmen von der standardisierten und verpflichtenden E-Rechnung bei öffentlichen Auftraggebern oder Lieferanten gehört. Darüber hinaus setzen sehr viele Unternehmen bereits auf die Standards und digitalisieren Ihre Rechnungsprozesse über den öffentlichen Bereich hinaus.

Die zugrundeliegenden Standards in Bezug auf die Rechnungsformate (wie z.B. ZUGFeRD oder XRechnung) und die Übertragungswege (wie z.B. PEPPOL oder E-Mail) ermöglichen bei vielen Unternehmen mittlerweile eine Digitalisierungsquote von mehr als 80%. Viele Länder, innerhalb und außerhalb der EU, setzen inzwischen ebenfalls auf ähnliche Standards – teilweise sogar verpflichtend.

Die Umstellung auf eine standardisierte E-Rechnung ist somit der erste Schritt für einen einheitlichen Standard und einen einheitlichen Prozess mit dem Großteil der Geschäftspartner.

Der zweite Schritt – E-Rechnung bei einem Geschäftspartner nicht möglich?

Nach der Umstellung auf eine elektronische Rechnung mit einem Großteil der Geschäftspartner ergeben sich bereits signifikante Optimierungen. Um die Digitalisierungsquote der Rechnung weiter in Richtung der 100% zu bringen, startet oftmals ein Ausschreibungsverfahren, bzw. die Einführung für eine OCR-Lösung (Optical Character Recognition). Diese beziehen sich auf die Verarbeitung von Eingangsrechnungen zur Erkennung, Digitalisierung, Validierung und Verbuchung von nicht elektronischen Rechnungen. Die Erkennungsquoten liegen, je nach Bild-Qualität, bei den Anbietern zwischen 80-95%. Manuelle Tätigkeiten bleiben jedoch weiter bestehen.

Unternehmen, die diesen Weg gegangen sind, haben bereits einen sehr großen Schritt in die richtige Richtung gemacht. Von einer ganzheitlichen Lösung der Herausforderung kann man jedoch noch nicht sprechen. Es bleiben weiterhin unterschiedliche Lösungen, individuelle Schnittstellen, manueller Aufwand und nur eine zum Teil optimierte Transparenz.

eDocuments Plattform for E-Invoice – alles aus einer Hand zu 100% in der Cloud

Mit der „eDocuments Platform for E-Invoice“ von NTT DATA Business Solutions lösen wir die Rechnungsverarbeitung ganzheitlich und übernehmen die gesamte Verantwortung innerhalb einer 100%igen Servicelösung:

Grafik E-Rechnung: Übersicht eDocuments Plattform for E-Invoice

Die Ausgangsrechnung – der Vertrieb:

Durch die Verarbeitung Ihrer Ausgangsrechnung, angefangen bei einer standardisierten SAP-Schnittstelle, ermöglichen wir den standardisierten Versand Ihrer Rechnung in einer für das jeweilige Land erforderlichen Formatversion. Im Beispiel eines ZUGFeRD-Formats können die Rechnungen entweder als elektronische Rechnung oder als ZUGFeRD PDF-Rechnung versendet werden. Ihr Kunde kann somit entweder eine lesbare PDF- oder eine elektronische E-Rechnung in seinem System verarbeiten.

Im Ergebnis verarbeiten Sie Ihre Ausgangsrechnungen zu 100% digital und ermöglichen Ihrem Kunden eine optimierte Verarbeitung.

Die Eingangsrechnung – der Einkauf:

Bei der Eingangsrechnungsverarbeitung unterscheiden wir zunächst die unterschiedlichen Eingangsformate: E-Rechnung (z.B: ZUGFeRD oder eine klassische EDI-Rechnung) oder PDF-Rechnung (gescannte Papier-Rechnungen bereits berücksichtigt). Neben unterschiedlichen Formaten gibt es darüber hinaus eine Unterscheidung bei den Eingangskanälen: z.B. E-Mail, EDI-Protokoll, etc.

Über diese Themen brauchen Sie sich mit der „eDocuments Platform“ keine Gedanken mehr machen. Die Lösung verarbeitet alle gängigen Format und ermöglicht einen zentralen Eingangskanal für alle Ihre Lieferanten – unabhängig ob diese über ein entsprechendes System für die Übertragung einer E-Rechnung im Einsatz haben oder ob der Lieferant die Rechnung per E-Mail als PDF sendet.

Elektronische Rechnungen können durch die Lösung direkt weiterverarbeitet und konvertiert werden. Durch unsere 100% Servicelösung zur AI-gestützten Erkennung von PDF-Rechnungen ermöglichen wir nun eine nahezu 100% Erkennungsquote mit anschließender Konvertierung in ein digitales Format zur Weiterverarbeitung und Übergabe an Ihr SAP-System.

Optional können Sie nun mit unserem SAP Plugin „it.approval“ Ihren Freigabeworkflow starten oder über ein hinterlegtes Regelwerk entsprechende bestellbezogene Rechnungen automatisch verbuchen (Dunkelbuchung).

Im Ergebnis konzentrieren Sie sich auf Ihre qualifizierte Aufgabe in der inhaltlichen Rechnungsprüfung und wir kümmern uns um die Technik dahinter – 100% digital und 100% als Cloud-Service.

Business Monitoring für maximale Transparenz im Vertrieb und im Einkauf

Mit dem browserbasierten „Business Monitoring“ können Sie über die modernen Oberflächen zu jederzeit und über jedes Endgerät Ihre Ein- und Ausgangsrechnungen überwachen und gezielt nach Einzelbelegen suchen. Der Vorteil liegt insbesondere darin, dass Sie selbst elektronische Rechnungen kinderleicht über eine PDF-Visualisierung lesbar darstellen können.

Grafik E-Rechnung: eInvoice Business Monitor Overview PDF

Erweiterung für weitere Geschäftsprozesse

Neben einer Rechnung gibt es weitere Geschäftsprozesse und damit verbundene Aufgabenstellungen. Mit der „eDocuments Platform“ von NTT DATA Business Solutions lassen sich neben den elektronischen Rechnungen auch alle weiteren Belege, wie z.B. Bestellungen, Lieferscheine, Lieferabrufe, Gutschriften, etc. elektronisch verarbeiten. Gerne beraten wir Sie und Ihre IT-Abteilung für einen unternehmensweiten Einsatz einer zentralen Integrationslösung für Ihre Geschäftsprozesse.

Weitere Informationen erhalten Sie über unsere Webinare oder über unser Factsheet zur digitalen E-Rechnung.

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– von Oliver Schöps, Head of Solution Sales, NTT DATA Business Solutions –
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