Digitales Fuhrparkmanagement: Komfortabel und sicher ein Auto buchen

Grundsätzlich bestehen automatisierte Buchungssysteme im Fuhrpark meist aus verschiedenen Komponenten: Neben intelligenten Prozessen und der Software im Hintergrund (einschließlich App) werden in unserem Fall auch NFC-Chips benötigt. Diese werden auf den Führerscheinen der Mitarbeitenden befestigt und dienen im System als Identitätsnachweis ebenso wie als Fahrbefähigung. Auf IT-Basis werden automatische Prozesse hinterlegt, die die manuelle Dokumentation und Schlüsselausgabe am Empfang ersetzen. Das digitale Setup bietet neuen Komfort für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und schafft gleichzeitig langfristige Einsparpotenziale für das Unternehmen.

Bequem via App buchen

Die Vorauswahl und Buchung eines Wagens erfolgt bequem via App oder am PC; die Oberfläche steht unternehmensintern den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern für ihr Smartphone am Arbeitsplatz zur Verfügung. Dort werden die Fahrtdaten eingegeben, anschließend wird das Fahrzeug durch E-Mail-Benachrichtigung zugewiesen. Damit ist die Buchung abgeschlossen.

Kurz vor der eigentlichen Fahrt erfolgt das Einchecken. Damit bestätigt der Mitarbeitende seine Bestellung und verhindert mögliche Fehlbuchungen. Per App wird die Fahrerlaubnis samt NFC-Chip eingescannt, schließlich das Auto automatisch geöffnet. Der Mitarbeitende nimmt den Schlüssel aus dem Handschuhfach und startet die Fahrt. Am Zielort wird die Fahrt erneut durch die App offiziell beendet. Damit steht der Wagen für neue Buchungen bereit.

Nicht alle Mitarbeitenden möchten das Smartphone für Buchungen nutzen. Für diesen Fall gibt es eine alternative Lösung: Die Buchung über ein Tablet an einem Schlüsselschrank. Die Buchungsmaske ist dabei mit der App identisch. Über den Führerschein mit dem NFC-Chip wird der Schlüsselschrank geöffnet und der Schlüssel kann entnommen werden.

Vorteile für beide Seiten

Die Vorteile des digitalen Fuhrparkparkmanagements für Mitarbeitende und Unternehmen sind klar ersichtlich: Aus Mitarbeitersicht ist die Buchung einfach und komfortabel, die Einfachheit der App erlaubt ein kurzes Onboarding. Die Buchung kann zudem ort- und zeitunabhängig erfolgen. Sollte eine Fahrt vorzeitig beendet werden, kann dies über die App gemeldet werden. Im System steht das Fahrzeug dann anderen Mitarbeitenden zur Verfügung. Ebenso kann auch eine mögliche Verlängerung der Nutzung elektronisch erfolgen. Das Fahrtenbuch liegt zudem digital vor, muss also nicht händisch geführt werden. Auch Schadensmeldungen sind digital abbildbar.

Aus Unternehmenssicht hat das digitale Fuhrparkmanagement weitere Vorteile:

• Da die Buchung elektronisch erfasst wird, kann der Buchungsprozess vollständig automatisiert werden.
• Gleiches gilt für die Auswertung der Fahrdaten über die digitalen Fahrtenbücher.
• Durch die Kombination von unternehmensinterner App, der personifizierten Zuordnung des Fahrzeugs per Mail und dem NFC-Chip am Führerschein besteht zudem eine hohe Sicherheit, dass Besteller*innen und Fahrer*innen des Fahrzeuges identisch sind. Die Gefahr von Missbrauch wird reduziert, weitere persönliche Kontrollen sind nicht notwendig.
• Im Idealfall ermöglicht die Digitalisierung des Fuhrparkmanagements sogar eine Reduktion der Flotte bei gleicher Leistungsfähigkeit – etwa durch Vermeidung unnötiger Standzeiten.
• E-Fahrzeuge können in die Flotte integriert werden. Ladestände werden dann ebenfalls digital übertragen

Wie das in der Praxis funktioniert, sehen Sie im Video.

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