Den Rechnungseingang digitalisieren. Von der Papierrechnung zur digitalen Genehmigung.

Den Rechnungseingang zu 100 Prozent digitalisieren – von der Papierrechnung zur digitalen Genehmigung

Obwohl die Digitalisierung in der Wirtschaft beständig voranschreitet, werden Rechnungen häufig noch auf Papier versendet. Diese manuell zu erfassen und zu bearbeiten ist aufwändig und kostenintensiv. Setzen Unternehmen unterstützende Lösungen wie OCR-Erkennung ein oder nutzen sie bereits einen elektronischen Rechnungsaustausch, fallen oftmals noch Nacharbeiten an.

Den Rechnungseingang digitalisieren

NTT DATA Business Solutions bietet Unternehmen Lösungen für den gesamten Purchase-to-Pay-Prozess: vom digitalen Rechnungseingang über die Rechnungserfassung, die Prüfung und Klärung bis hin zur Buchung der Rechnung. Damit lässt sich die manuelle Vorsortierung eingehender Rechnungen drastisch reduzieren. Darüber hinaus findet eine automatische Datenextraktion und Klassifizierung statt und Unternehmen profitieren von einer Echtzeit-Prozessüberwachung auf Basis eines Rechnungseingangsbuchs. Dank der direkten Weiterleitung an die Fachabteilungen können Durchlaufzeiten stark verkürzt werden. Zusätzlich lassen sich Kosten sparen, denn die Software nutzt automatisch gewährte Skonti, Rabatte und saisonale Angebote. Wichtig: Für alle Dokumente und Prozessschritte wird die Einhaltung von Compliance-Richtlinien garantiert. Insgesamt ergeben sich daraus eine höhere Transparenz und mehr Sicherheit.

Den Rechnungseingang digitalisieren. Von der Papierrechnung zur digitalen Genehmigung.
Abbildung 1: Die NTT DATA Business Solutions-Lösung umfasst den gesamte P2P-Prozess: vom digitalen Rechnungseingang über die Rechnungserfassung, die Prüfung und Klärung bis hin zur Buchung der Rechnung.

Die Lösung und ihre Komponenten

Im Rechnungseingang werden die unterschiedlichen Rechnungseingangskanäle unterstützt: Entweder wird die klassische Papierrechnung per Scanprozess in die digitale Weiterverarbeitung geleitet oder digital erhaltene Rechnungen kommen per E-Mail in die Verarbeitung. Der automatische Rechnungsleser ist für den zweiten Prozessschritt zuständig. Hier findet die automatische Extraktion der Daten aus den Rechnungsbildern statt. Dabei gleicht die Software die Daten mit den SAP-Stammdaten und -Bewegungsdaten sowie den Bestellungen ab. Außerdem wird jede Rechnung rechnerisch geprüft: Stimmen die ermittelten Rechnungsbeträge zuzüglich Steuer mit dem Gesamtbetrag der Rechnung überein? Hinzu kommen Konformitätsprüfungen: Ist die Rechnung mit allen Informationen versehen, die eine valide Rechnung enthalten muss? Gelingt es dem Rechnungsleser nicht, die aus der OCR (Optical Character Recognition) erhaltenen Rechnungsdaten komplett zu validieren, übergibt er diese an einen Nachbearbeitungsplatz. Hier ergänzt und korrigiert ein Mitarbeiter die Daten, so dass am Ende ein vollständig valider Beleg entsteht.

Vollständig digitaler Prozess

Ab der sachlichen Prüfung findet der Prozess ausschließlich im SAP-System statt. Danach startet ein elektronischer Workflow zur Klärung von bestellbezogenen Rechnungen bzw. nicht bestellbezogenen Rechnungen durch den Einkauf oder die Fachabteilungen. Am Ende gibt es eine final freigegebene Rechnung, die automatisch oder manuell verbucht werden kann. Das Rechnungsbild steht dem Bearbeiter in jedem Prozessschritt automatisch im Archiv zur Verfügung.

Den Rechnungseingang digitalisieren. Von der Papierrechnung zur digitalen Genehmigung.
Abbildung 2: Mit dem Rechnungseingangsbuch hat die Buchhaltung alle Rechnungen im Blick.

Das Rechnungseingangsbuch

Der gesamte Prozess wird durch ein Rechnungseingangsbuch unterstützt. Dieses ist Teil des SAP-Add-ons, das schon früh mit der Analyse der Rechnung ansetzen kann. Das ist vor allem dann sinnvoll, wenn der Nachbearbeitungsplatz nicht in der Buchhaltung angesiedelt ist. So hat die Buchhaltung dennoch früh im Blick, welche Rechnungen im Zulauf sind. Gleiches gilt für das Reporting, aus dem man ableiten kann, wo Fehlerquellen liegen. So lassen sich Optimierungspotenziale erkennen, um in der Rechnungsverarbeitung Zeiteinsparungen zu erreichen.

– von Autor Jörn Borgstädt, Senior Professional Consulting EIM/ECM, NTT DATA Business Solutions AG –
E-Mail: [email protected]

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Jörn Borgstädt
Jörn Borgstädt
Consultant Enterprise Content Management (ECM) CoE Expert Digitale Rechnungsbearbeitung

Als staatl. gepr. Betriebswirt ist Jörn Borgstädt seit 1999 in der IT im Umfeld Dokumenten- und Informationsmanagement tätig. Seit 2014 stellt die digitale Rechnungsbearbeitung im SAP-Umfeld einen seiner Schwerpunkte dar. Neben der technischen und fachlichen Einführung von Gesamtlösungen für das Invoice Management gehört auch die Prozessberatung zu seinen Verantwortungsbereichen.

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