Business Process Management

In den meisten Unternehmen hat sich mittlerweile die Erkenntnis durchgesetzt: es sind nicht nur die Produkte und Dienstleistungen eines Unternehmens, die ein Alleinstellungsmerkmal bilden. Der reibungslose Ablauf von Geschäftsprozessen ist ebenso wichtig. Denn, je besser die Automatisierung der Prozesse, desto größer der Vorsprung am Markt. Business Process Management (BPM) ist angesagt. BPM steht für die prozessorientierte Management-Perspektive auf die Ende-zu-Ende-Prozesse von Unternehmen.

Das Haupt-Augenmerk sollte hierbei jedoch nicht auf den Standardprozessen liegen, denn diese sind durch die Verwendung eines ERP- oder CRM-Systems im Allgemeinen hinreichend abgedeckt. Sie unterscheiden sich also nicht von denen der Konkurrenz. Einen wirklichen Unterschied macht erst die Digitalisierung jener strategischer Geschäftsprozesse, die für das Business individuell sind.

Standard im Business Process Management: Business Process Model and Notation

Für die Kommunikation zwischen Fachanwender und IT-Entwickler hat sich die grafische Spezifikationssprache Business Process Model and Notation (BPMN) als Standard durchgesetzt. Anhand von Symbolen und Lanes lassen sich damit Prozessmodelle erstellen. Diese sind für beide Seiten gleichermaßen leicht verständlich und ermöglichen zudem einen hohen Detaillierungsgrad. Jedoch treten bei der Prozessautomatisierung mittels BPMN in der Praxis häufig Probleme auf: Der Fokus der Prozessanalysten liegt vor allem auf der Umsetzung der Abläufe an sich. Die Entwickler legen stattdessen ihr Augenmerk auf die technischen Aspekte. Sollte es dann dazu kommen, dass im Laufe der Prozessmodellierung bestimmte Punkte von beiden Seiten „nachgebessert“ werden müssen, kann dies die Umsetzung gravierend verzögern und sehr kompliziert gestalten.

Schnell zum Ziel mit Methodik Process-Driven Applications in BPMN

Um dieser Problematik zu begegnen, wurde von Prof. Dr. Volker Stiehl von der Technische Hochschule Ingolstadt die Methodik der Process-Driven Applications in BPMN entwickelt. Die Methodik beschreibt einen gesamtheitlichen Ansatz zur Trennung von betriebswirtschaftlichen Geschäftsprozessen von technologischen Aspekten. Das Prinzip umfasst unter anderem die Einführung eines sogenannten Service Contract Layers. Dabei handelt es sich um eine Schicht mit definierter Input- und Output-Schnittstelle. Diese ist speziell für die technischen Details der Anwendung zuständig. Die Trennung von Business Prozess und zugrunde liegender Technik/Software bringt ein großes Plus an Flexibilität. Denn der Fokus bleibt auf einer gradlinigen Umsetzung der geforderten Prozessabläufe. Die darunterliegende, technologische Ebene hingegen kann stets verändert oder ausgetauscht werden.

Business Process Optimization am Beispiel der SAP Language Services

Welche Vorteile gelungenes Business Process Management bietet, lässt sich am Beispiel der SAP Language Services (SLS) bestens zeigen. Hier wurde mit der Methodik Process-Driven Applications in BPMN 2.0 eine erfolgreiche Optimierung der Business Prozesse realisiert. SLS gehört zu den SAP Globalization Services und bietet mit seinen weltweiten Niederlassungen Sprachen-Services für jegliche Software von SAP sowie für Marketing und Konzernkommunikation in 39 Sprachen an. Dabei arbeitet SLS mit über 2.800 muttersprachlichen Übersetzern zusammen. Auf diese Weise stellt das Unternehmen sicher, dass lokalisierte Übersetzungen in den jeweiligen Ländern „wie in Originalsprache“ erstellt wirken. Welche Schritte im Einzelnen anstanden und unternommen wurden, welches Know how von Bedeutung war und viele weitere Informationen zum Projekt lesen Sie hier im Projektbericht.

Ausgangssituation hoher manueller Aufwand

In der Vergangenheit sorgten der Einsatz unterschiedlichster Übersetzungs-Systeme und zu übersetzender Medien für einen hohen manuellen Aufwand. Das hatte natürlich eine hohe Belastung der Mitarbeiter im Tagesgeschäft zur Folge. So wurde beschlossen, die vorhandenen Systeme zu homogenisieren und manuelle Prozesse, wie z.B. Verfügbarkeitsanfragen an Übersetzer, weitestgehend zu automatisieren.

Hohe Anwender-Akzeptanz durch flexible User Interfaces

Unter Verwendung des Signavio Process Editors wurden die Soll-Fachprozesse nach der Methodik der Process-Driven Applications modelliert und einer Analyse unterzogen. Auf Basis der Erkenntnisse wurde definiert, welche Abläufe in Form einer prozessorientierten Fiori-Anwendung automatisiert werden können. Fiori bietet die Möglichkeit, mit Hilfe von Powerpoint-Templates ein Mock-Up einer Anwendung zu erzeugen. Dadurch konnten die Fachanwender das finale Design ihrer fertigen User Interfaces selbst bestimmen, was für eine sehr große User-Akzeptanz sorgte. Durch diesen Ansatz ließen sich bereits im Vorfeld die technischen Anforderungen an die Machbarkeit der modellierten Prozesse untersuchen. Das wiederum verkürzte die Zeit zwischen Konzeption und Umsetzung entscheidend.

Ziel erreicht: Automatisierte Prozesse und integrierte Systeme in nur acht Monaten

In nur acht Monaten konnten auf diese Weise über 60 Geschäftsprozesse automatisiert und über 600 ABAP-basierte Übersetzungssysteme integriert werden. Durch die Trennung von Business Process und technischer Ebene in der Prozessplanung ist SLS nun in der Lage, auch sich dynamisch verändernde, sehr große und differenzierende Prozesse zu automatisieren. Das lässt einen hohen Grad an Skalierbarkeit zu. Bedingt durch die Tatsache, dass der angewendete Prozess stets seiner Dokumentation entspricht, können Änderungen wesentlich einfacher durchgeführt werden. Die automatisierten Modelle entsprechen in jeder Hinsicht sowohl den Ansprüchen der Fachanwender wie auch denen der IT-Entwickler.