Automatisiert ins ERP: Kundenaufträge zügig und fehlerfrei verarbeiten

Manuelle Erfassung: aufwändig und fehleranfällig

Per E-Mail, als Fax, oft noch als Bestellformular per Brief: Kundenaufträge trudeln in den unterschiedlichsten Datenformaten im Unternehmen ein. Insgesamt kann man davon ausgehen, dass mehr als 60 Prozent aller Geschäftsinformationen immer noch manuell eingegeben werden. Dabei entscheidet der erste Informationseingang darüber, wie schnell und in welcher Qualität der angestoßene Geschäftsprozess danach abläuft. Bereits kleine Zahlendreher können Fehler bei Produktion oder Logistik verursachen.

Unstrukturierte Informationen in einen SAP-Buchungssatz zu verwandeln, erfordert Konzentration und Zeit. Und dieser Prozess ist nicht nur kosten- und zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig. Wie übertragen Sie neue Kundenaufträge ins ERP-System? Teilweise noch manuell mit reichlich Aufwand? Ähnlich geht es vielen Unternehmen, die mit mehreren Eingangskanälen, Order-Möglichkeiten und Datenformaten arbeiten. Abhilfe schafft eine intelligente Automatisierung und Digitalisierung aller Kommunikationskanäle. So schließen Sie die Lücke zwischen der Außenwelt und Ihren internen Geschäftsprozessen.

Automatisierte Verarbeitung mit ECM-Lösungen

Bewährte Enterprise Content Management (ECM) Lösungen etablieren ein Cockpit für hereinkommende Kundenaufträge. Bestellungen können Sie automatisiert erfassen und korrekt im ERP verarbeiten. Wesentliche Arbeitsschritte beim Digital Content Processing sind die digitale Datenextraktion (zum Beispiel via Scanner), die Datenvalidierung und die automatisierte Weiterverarbeitung. Auf diese Weise realisieren Sie bereits ein wesentliches Element für effizientes Enterprise Content Management.

Eine digitalisierte Kundenauftragsabwicklung hat folgende Effekte:

• Tippfehler, Zahlendreher und andere menschengemachte Fehler verschwinden. Das steigert die Qualität aller folgenden Prozesse.
• Massiver Effizienzgewinn gegenüber manueller Dokumentverarbeitung. Auch das Suchen nach Kundendokumenten geht spürbar schneller. In der Folge: Kostenreduktion im Verkaufsteam.
• Die Mitarbeiter können eingehende Anfragen sehr kurzfristig beantworten. Das steigert die Kundenzufriedenheit.

Übrigens erhalten Unternehmen etwa ein Drittel aller ihrer Daten von externen Geschäftspartnern, also von Kunden, Lieferanten und Dienstleistern. Digital Content Processing sollte daher nicht bei den Kundenaufträgen enden, sondern möglichst alle externen und internen Geschäftsdaten und Dokumente umfassen – für beschleunigte und zuverlässige SAP-Geschäftsprozesse.

– von Olaf Heyme, Head of ECM/EDI Germany, Head of Center of Excellence ECM, NTT DATA Business Solutions AG –
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