Code of Conduct for Suppliers

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Code of Conduct für Lieferanten (Deutsch)

1. Allgemeines

Die Basis für unseren langfristigen Unternehmenserfolg und unser kontinuierliches Wachstum ist eine Kombination aus einem respektvollem und kooperativem Miteinander sowie der bewussten Wahrung der sozialen Verantwortung, die auf einem gruppenweit einheitlichen Verständnis unserer Werte, unseres Verhaltens im Geschäftsumfeld und auch des Miteinanders im Unternehmen basiert.

Neben der Ausrichtung auf einen langfristigen und nachhaltigen Unternehmenserfolg ist die unternehmerische Verantwortung, die wir uns als Unternehmen auferlegt haben, und das damit verbundene Engagement, das wir auch von unseren Lieferanten erwarten, von besonderer Bedeutung. Dies gilt insbesondere vor dem Hintergrund, dass wir als Unternehmen immer und überall die geltenden Gesetze einhalten, ethnische Grundwerte respektieren und nachhaltig handeln.

Dieser Lieferanten Code of Conduct basiert auf den Grundsätzen international anerkannter Standards für eine verantwortungsvolle Unternehmensführung. Dazu gehören insbesondere die internationalen Arbeits- und Sozialstandards.

Um ein gemeinsames Verständnis in Bezug auf unsere Werte zu vermitteln, soll dieser Verhaltenskodex für Lieferanten unser diesbezügliches Leitbild darlegen und einen Rahmen für ein akzeptables Verhalten bieten, das die NTT DATA Business Solutions AG von seinen Lieferanten, Beratern, Herstellern, Auftragnehmern und anderen Dritten, die zusammen die Logistikkette („Lieferanten“) der NTT DATA Business Solutions AG bilden, erwartet. Die hier definierten Mindestanforderungen dienen in Ergänzung zu den geltenden Gesetzen, Verordnungen, Bestimmungen und Richtlinien als Leitbild, an dem sich unsere Lieferanten im
Geschäftsverkehr orientieren sollen. Wir erwarten von unseren Lieferanten, dass sie die definierten Standards im Geschäftsverkehr beachten und umsetzen. Sofern Lieferanten im Rahmen der Geschäftsbeziehungen mit der NTT DATA Business Solutions AG Dritte beauftragen, erwarten wir, dass unsere Lieferanten sicherstellen, dass die beauftragten Dritten ebenfalls auf die in diesem Lieferanten Code of Conduct dargelegten Grundprinzipien verpflichtet werden.

2. Integrität

Gesetzeskonformes Verhalten

Die Einhaltung aller Gesetze und Vorschriften hat für uns als Unternehmen höchste Priorität und stellt somit auch eines der Grundprinzipien für ein wirtschaftlich verantwortungsvolles Handeln dar. Als Basis für eine vertrauensvolle und langfristige Geschäftsbeziehung erwarten wir dieses Verhalten auch von unseren Lieferanten im täglichen Geschäftsverkehr. Für den Fall, dass nationale Rechtsvorschriften restriktivere Regelungen als dieser Code of Conduct enthalten, sind unsere Lieferanten dazu verpflichtet, die jeweils strengeren Bestimmungen einzuhalten.

Einhaltung des Außenwirtschaftsrechts

Unsere Lieferanten müssen geeignete Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass nationale und internationale Gesetze, die den Import, Export oder inländischen Handel von Waren, Technologien oder Dienstleistungen regeln, nicht durch Transaktionen mit Dritten gegen geltende Wirtschaftsembargos oder Handels-, Import- und Exportkontrollvorschriften zur Bekämpfung der Terrorismusfinanzierung verstoßen.

Anti-Bestechung und Anti-Korruption

NTT DATA Business Solutions AG akzeptiert keine Bestechung durch seine Lieferanten, sei es im Umgang mit Geschäftspartnern, Amtsträgern oder Dritten. Dies beinhaltet unter anderem die Gewährung von Vorteilen in Form von Barzahlungen, Geschenken, Einladungen, Spenden oder anderen Zahlungen zum Zwecke der Anbahnung oder Fortführung von Geschäften oder zur Erlangung anderer günstigerer Geschäftsentscheidungen. Alle Formen von Korruption, Bestechung oder Schmiergeldzahlungen durch Lieferanten werden von der NTT DATA Business Solutions AG nicht toleriert und können zur sofortigen Beendigung der Geschäftsbeziehung führen.

Umgang mit Informationen und geschäftlichen Handlungen

Bei der Veröffentlichung von Geschäftsdaten oder der Berichterstattung über die geschäftlichen Aktivitäten an oder über Kunden von der NTT DATA Business Solutions AG erwarten wir, dass unsere Lieferanten alle bereitgestellten oder veröffentlichten Informationen wahrheitsgemäß, vollständig und identisch kommunizieren.

Vertraulichkeit

Die Lieferanten müssen Informationen und Daten mit angemessener Sorgfalt behandeln und sicherstellen, dass keine Informationen ohne schriftliche Zustimmung weitergegeben werden. Die von uns zur Verfügung gestellten Daten dürfen nur für die vereinbarten Geschäftszwecke verwendet werden.

Schutz des geistigen Eigentums

Als Unternehmen legen wir großen Wert auf den Schutz unseres geistigen Eigentums, zu dem z. B. unsere Produkte, Entwicklungen und Informationen, unabhängig von ihrem wirtschaftlichen Wert, gehören. Die Lieferanten sind verpflichtet, das geistige Eigentum zu respektieren und Schutzmaßnahmen zu ergreifen, um es zu schützen und nicht zu verletzen.

Datenschutz und Informationssicherheit

Der Schutz der Daten unserer Mitarbeiter, Kunden oder sonstiger Dritter, ist für uns von besonderer Bedeutung. Aus diesem Grund erwarten wir von unseren Lieferanten, dass diese ebenfalls Maßnahmen ergreifen, um diese Daten im Rahmen der geltenden Gesetze und Vorschriften bestmöglich zu schützen.

Umgang mit Wettbewerbern

Die Lieferanten dürfen sich nicht an Geschäften, Aktivitäten oder Vereinbarungen beteiligen, die gegen internationale oder länderspezifische Kartellgesetze verstoßen.

Vermeidung von Interessenkonflikten

Die Lieferanten müssen alle Interessenkonflikte vermeiden, die im geschäftlichen Umfeld aufgrund privater Interessen oder anderer Motive entstehen. Sollte ein Lieferant von einem potenziellen oder tatsächlichen Interessenkonflikt bei seinen Aktivitäten mit der NTT DATA Business Solutions AG betroffen sein, ist er verpflichtet, diese Konflikte unverzüglich, vollständig und transparent gegenüber der NTT DATA Business Solutions AG offenzulegen.

Betrug und Beschädigung

Wir unterstützen keine Form von Betrug oder vermögensschädigenden Straftaten in Form von Betrug, Unterschlagung, Diebstahl, Veruntreuung oder Steuerhinterziehung sowie Geldwäsche. Dies gilt unabhängig davon, ob dadurch das Unternehmensvermögen von der NTT DATA Business Solutions AG oder das Vermögen Dritter geschädigt wird.

3. Menschen & Umwelt

Anti-Diskriminierung und Belästigung

Wir dulden kein diskriminierendes Verhalten unserer Lieferanten gegenüber unseren oder ihren Mitarbeitern und Bewerbern. Unsere Lieferanten sollten über etablierte Programme verfügen, die die Vielfalt in ihren Unternehmen fördern oder demonstrieren. Die NTT DATA Business Solutions AG duldet keine Diskriminierung aufgrund von ethnischer Herkunft, Nationalität, Geschlecht, Schwangerschaft oder Elternschaft, Familienstand, Alter, Behinderung, Religion oder Weltanschauung, sexueller Orientierung oder sonstiger Gründe, die unter das Diskriminierungsverbot fallen. Der Umgang innerhalb der NTT DATA Business
Solutions AG und mit unseren Lieferanten muss frei von Belästigung, Mobbing oder Einschüchterung sein.

Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz

Die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften zu Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz muss von unseren Lieferanten sichergestellt werden und als integraler Bestandteil ihrer Organisation angesehen und umgesetzt werden. Die Sicherheit, Gesundheit und das Wohlergehen jedes einzelnen Mitarbeiters hat die höchste Priorität.

Menschen- und Arbeitsrechte

Unsere Lieferanten verpflichten sich zur Einhaltung der international anerkannten Menschenrechte, einschließlich der Allgemeinen Erklärung der Menschenrechte, die in den acht Kernkonventionen der Internationalen Arbeitsorganisation zum Ausdruck kommt. Entlohnung und sonstige Leistungen müssen mindestens den jeweiligen nationalen und lokalen gesetzlichen Bestimmungen entsprechen. Darüber hinaus dulden wir bei unseren Lieferanten keine Form von Kinder- oder Zwangsarbeit. Darunter verstehen wir jede Arbeit, die einer Person nicht freiwillig und/oder unter Androhung von Strafe abverlangt wird. Zudem dulden wir keine Form von Sklaverei oder Menschenhandel. Wir erwarten von unseren Lieferanten, dass sie sicherstellen, dass die gleichen Regeln auch für externe Agenturen gelten, die möglicherweise Personal zur Verfügung stellen.

Umgang mit der Umwelt

Wir wollen als Unternehmen die Auswirkungen unserer Geschäftstätigkeit auf die Umwelt minimieren. Deshalb unterstützen und bevorzugen wir IT-Systeme und -Lösungen, die dazu beitragen, die Umweltbelastung zu reduzieren. Wir erwarten daher auch von unseren Kunden, dass sie die Relevanz der Übernahme von Verantwortung für den Umweltschutz erkennen und in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Anforderungen in Bezug auf Umwelt und Nachhaltigkeit handeln und Verantwortung für den Umweltschutz übernehmen. Dieser Nachweis kann insbesondere durch die Zertifizierung nach international anerkannten Standards wie ISO 14001 erbracht werden. Wir legen großen Wert darauf, dass unsere Partner mit natürlichen Ressourcen sparsam umgehen und die Umweltauswirkungen ihrer Produktionsprozesse und Produkte so gering wie möglich halten und damit zur Reduzierung des Energieverbrauchs und der CO²-Emissionen beitragen.

4. Umsetzung des Code of Conducts für Lieferanten

Die NTT DATA Business Solutions AG legt großen Wert darauf, dass die in diesem Lieferanten Code of Conduct definierten Inhalte in den Vertragsbeziehungen eingehalten und vom Lieferanten umgesetzt werden.

Sollten unsere Lieferanten die in diesem Lieferanten Code of Conduct festgelegten Grundsätze nicht einhalten, ist NTT DATA Business Solutions AG berechtigt, im Falle eines Verstoßes, in Abhängigkeit von der Schwere des Verstoßes, entsprechende Maßnahmen zu ergreifen. Die NTT DATA Business Solutions AG kann u.a. den jeweiligen Lieferanten auffordern, den Verstoß unverzüglich zu beheben, Schadensersatzansprüche geltend zu machen oder die Geschäftsbeziehung mit diesem Lieferanten zu beenden. Bei schwerwiegenden Verstößen behält sich die NTT DATA Business Solutions AG das Recht vor, die Geschäftsbeziehung außerordentlich zu kündigen.

NTT DATA Business Solutions AG kann nach eigenem Ermessen entscheiden, auf solche Maßnahmen zu verzichten und stattdessen nach alternativen Lösungen zu suchen, sofern der Lieferant zusichert, dass er unverzüglich Gegenmaßnahmen ergreift, um ein solches Verhalten in Zukunft zu vermeiden.

Wir werden ein bewusst regelwidriges Verhalten unserer Lieferanten, welches den Ruf des Unternehmens gefährdet oder spürbare Nachteile bzw. Konsequenzen für die NTT DATA Business Solutions AG haben kann, unter keinen Umständen tolerieren und entsprechend sanktionieren. Unser Compliance Management System und unsere weiteren Kontrollfunktionen stellen sicher, dass unser Verhalten regelkonform ist.

5. Informations- und Prüfungsrechte

Die Meldung von Compliance-Verstößen hat für uns einen hohen Stellenwert. Die Lieferanten sind verpflichtet, bekannte oder vermutete Verstöße gegen diesen Verhaltenskodex für Lieferanten unverzüglich schriftlich zu melden. NTT DATA Business Solutions AG behält sich das Recht vor, nach alleinigem und angemessenem Ermessen von NTT DATA Business Solutions AG Fern- oder Vor-Ort-Audits mit einer vorherigen Ankündigung durchzuführen.

Code of Conduct for Suppliers (English)

1. General

The basis for our long-term corporate success and our continuous growth is a combination of respectful and cooperative cooperation, as well as the conscious preservation of social responsibility, which is based on a group-wide and uniform understanding of our values, our conduct in the business environment and also the interaction within the company.

In addition to the focus on long-term and sustainable corporate success, the entrepreneurial responsibility we have set for ourselves as a company and the associated commitment we also expect from our Suppliers is of particular importance. This is especially relevant in view of the fact that we as a company always and everywhere comply with the applicable laws, respect fundamental ethnic values and act sustainably.

This Supplier Code of Conduct is based on the principles of internationally recognized standards for responsible corporate management. These include international labor and social standards.

In order to ensure a common understanding, this Supplier Code of Conduct is intended to further define our mission statement in this regard and to provide a framework of acceptable conduct that NTT DATA Business Solutions AG expects from its suppliers, consultants, manufacturers, contractors and other third parties who together form the logistics chain (“Suppliers”) of NTT DATA Business Solutions AG. The minimum requirements defined here serve, in addition to the applicable laws, regulations, provisions and guidelines, as a model to be followed by our Suppliers in their business dealings. We expect our Suppliers to observe and implement the defined standards in business dealings. If Suppliers commission third parties in the context of business relationships with NTT DATA Business Solutions AG, we expect that our Suppliers ensure that these third parties also commit themselves to the fundamental principles set out in this Supplier Code of Conduct.

2. Integrity

Conduct in compliance with the law

Compliance with all laws and regulations is a top priority for NTT DATA Business Solutions AG as a company and thus also represents a fundamental principle for its commercially responsible conduct. As a basis for a trusting and long-term business relationship, we also expect this behavior from our Suppliers in their daily business transactions. In the event that national legislation contains more restrictive regulations than this Code of Conduct, our suppliers are obliged to comply with the stricter regulations in each case.

Compliance with foreign trade law

Our Suppliers must take appropriate measures to ensure that national and international laws governing the import, export or domestic trade of goods, technologies or services do not, through transactions with third parties, violate applicable economic embargoes or trade, import and export control regulations to combat the financing of terrorism.

Anti-Bribery and Anti-Corruption

NTT DATA Business Solutions AG does not accept bribery from its Suppliers, whether in dealings with business partners, public officials or third parties. This includes, but is not limited to, benefits in the form of cash payments, gifts, invitations, donations or other payments for the purpose of initiating or continuing business or obtaining other more favorable business decisions. All forms of corruption, bribery or kickbacks by Suppliers will not be tolerated by NTT DATA Business Solutions AG and may lead to an immediate termination of the business relationship.

Handling of information and Business Dealing

When publishing business data or reporting on the business activities to or about NTT DATA Business Solutions AG customers, we expect that our Suppliers will be truth, complete and accurate in any information provided or published.

Confidentiality

Suppliers must handle and secure information and data with appropriate care and not disclose any information without written consent. The data provided by NTT DATA Business Solutions AG may only be used for the agreed business purposes.

Protection of intellectual property

As a company, we attach great importance to the protection of our intellectual property, which include such as products, information or any intellectual work, regardless of its commercial value. The Suppliers are required to respect and have protective measures in force to protect and not violate any intellectual property.

Data Protection and Information Security

The protection of data, including data of our employees, customers or other third parties, is of particular importance to us. Suppliers must have measures in place to protect data to the minimum of the applicable laws and regulations.

Dealing with competitors

The Suppliers shall not be engaged in any business transaction, activity or arrangement that violate international or country specific Anti-Trust laws.

Avoidance of conflicts of interest

The Suppliers must avoid all conflicts of interest arising in the business environment due to private interests or other motives. If a Supplier is affected by a potential or actual conflict of interest in its activities with NTT DATA Business Solutions AG, they are required to disclose without undue delay such conflicts to NTT DATA Business Solutions AG completely and in a transparent manner.

Fraud and Damage

We do not support any form of fraud or asset-damaging offences in the form of fraud, embezzlement, theft, embezzlement or tax evasion, or money laundering. This applies regardless of whether the company assets of NTT DATA Business Solutions AG or the assets of third parties are damaged as a result.

3. People and Environment

Anti-discrimination and harassment

We do not tolerate any discriminatory behavior by our Suppliers towards our or their employees and applicants. Our Suppliers should have established programs that promote or demonstrate diversity in their companies. NTT DATA Business Solutions AG does not tolerate any discrimination on the basis of ethnic origin, nationality, gender, pregnancy or parenthood, marital status, age, disability, religion or belief, sexual orientation or any other grounds covered by the prohibition of discrimination. Dealings with NTT DATA Business Solutions AG own employees shall be free from harassment, bullying or intimidation.

Health and Safety at Work

Compliance with laws and regulations on health and safety at work must be ensured by our Suppliers and must be viewed and implemented as an integral part of their organization. The safety, health and welfare of each and every employee is given the highest priority.

Human and labour rights

Our Suppliers are committed to the principles of compliance with internationally recognized human rights, including the Universal Declaration of Human Rights, which is expressed in the eight core conventions of the International Labour Organisation. Remuneration and other benefits must at least comply with the respective national and local legal regulations. In addition, we do not tolerate any form of child or forced labor at our Suppliers. By this we mean any work that is not demanded of a person voluntarily and/or under threat of punishment. Furthermore, we do not tolerate any form of slavery or human trafficking. We expect our Suppliers to ensure that the same rules apply to external agencies that may provide personnel.

Dealing with the environment

We as a company want to minimize the environmental impact of our business activities, therefore we support and prefer IT systems and solutions that help to reduce environmental impact. We therefore also expect our customers to recognize the relevance of assuming responsibility for environmental protection and to act in accordance with legal requirements with regard to the environment and sustainability and to take responsibility for environmental protection. This proof can be provided in particular by certification according to internationally recognized standards such as ISO 14001. We attach great importance to the fact that our partners use natural resources sparingly and keep the environmental impact of their production processes and products as low as possible, thus contributing to the reduction of energy consumption and CO² emissions.

4. Implementation of the Supplier Code of Conduct

NTT DATA Business Solutions attaches great importance to ensuring that the contents defined in this Supplier Code of Conduct are adhered to in contractual relations and implemented by Supplier.

If our Suppliers do not comply with the principles set out in this Supplier Code of Conduct, NTT DATA Business Solutions AG is entitled to take appropriate measures in the event of a violation, depending on the severity of the violation. NTT DATA Business Solutions AG may, among other things, request the respective Supplier to remedy the violation immediately, to assert claims for damages or to terminate the business relationship with this supplier. In the event of serious violations, NTT DATA Business Solutions AG reserves the right to terminate the business relationship on an extraordinary basis.

NTT DATA Business Solutions AG may decide at its own discretion to waive such measures and instead seek alternative solutions, provided that the Supplier can assure that it will take immediate countermeasures to avoid such conduct in the future.

We will not under any circumstances tolerate any deliberately irregular conduct by our Suppliers which endangers the reputation of the company or causes noticeable disadvantages for the company and will sanction it accordingly. Our Compliance Management System and our other control functions ensure that our conduct is in compliance with the rules.

5. Notification and Audit Rights

Reporting compliance violations is a high priority for us. Suppliers are obliged to provide written notice without undue delay in case of any known or suspected violations of this Supplier Code of Conduct. NTT DATA Business Solutions AG will hold the right to audit remote or on premises with prior notice at the sole and reasonable discretion of NTT DATA Business Solutions AG.

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