Mit den technologischen Möglichkeiten Schritt zu halten, ist eine stetige Herausforderung und zwingt immer mehr Betriebe dazu, umfassende Transformationsprozesse anzugehen. Um diese umzusetzen, fehlt es aber oft genug an Ressourcen und dem erforderlichen Know-how. Eine Möglichkeit, Projekte solcher Größenordnung dennoch gut umzusetzen, ist die Zusammenarbeit mit Managed-Services-Anbietern wie NTT DATA Business Solutions.
Neben ihrer Rolle als strategische Berater bei der Gestaltung von IT-Prozessen und Strukturen übernehmen Managed-Services-Anbieter auch ganz alltägliche Administrationsaufgaben und sorgen so dafür, dass die unternehmensinterne IT-Abteilung ausreichend Kapazitäten für die Erarbeitung einer Transformationsstrategie hat. Die von NTT DATA Business Solutions und Natuvion durchgeführte Transformationsstudie 2023 gibt etliche Anhaltspunkte, wo lohnenswerte Möglichkeiten für die Arbeit mit Managed-Services-Providern innerhalb des Transformationsprozesses liegen.
Die Transformationsstudie 2023 analysiert in sechs Kategorien, welche Erfahrungen Unternehmensverantwortliche mit dem Thema Transformation gemacht haben. Dazu wurden 630 CEOs, CIOS, IT-Entscheider und andere Transformationsverantwortliche aus DACH, Großbritannien, den USA und den Nordics befragt. Sie gaben Auskunft zur Motivation für ihre Transformation, zum Ablauf der Entscheidungsprozesse, zu Vorbereitung und Umsetzung, ihren Erfahrungen und zu den Anforderungen für die Zukunft.
Die Ergebnisse geben detailliert und aufschlussreich Einblick in Entwicklungen und Trends aus der Transformationspraxis von Unternehmen und ermöglichen Unternehmen, von den bereits gemachten Erfahrungen anderer für ihre eigenen Transformationsprojekte zu lernen. Die Ergebnisse zeigen aber auch: Transformationsvorhaben werden häufig unterschätzt. Sie sind in ihrer Dimension bezüglich Zeit, Budget und Komplexität hoch und sollten nur nach gründlicher Vorbereitung, mit einer sorgfältig ausgearbeiteten Strategie und in genau festgelegten Schritten durchgeführt werden. Wichtige Unterstützung, um die eigene Transformation erfolgreich zu realisieren, hängt dabei – das wird deutlich – wesentlich von den passenden Partnern ab, auch im Bereich von Managed Services. Aber der Reihe nach.
Die Gründe, warum sich Unternehmen dafür entscheiden, ihre Daten und Prozesse von bestehenden IT-Systemen auf modernere, innovativere und leistungsfähigere Systeme umzuziehen, sind vielfältig und unterscheiden sich vor allem regional stark. Während Unternehmen in den USA und Großbritannien vor allem Restrukturierungen und Verbesserung des Kundenservices als Gründe für eine Umstellung nennen, steht in DACH das Thema Kostensenkungen im Fokus. Auch der Erhalt von Wettbewerbsfähigkeit und Innovationskraft ist für viele Betriebe ausschlaggebend, bestehende Prozesse neu zu denken. Treiber für die Transformation sind laut der Studie neben dem Topmanagement in mehr als 30 Prozent der Unternehmen auch die IT-Verantwortlichen. Hier zeigt sich bereits, welche zentrale Rolle die IT bei Transformationsprozessen spielt und weshalb die kompetente Begleitung der Umstellung gerade IT-seitig von so großer Bedeutung ist. Technologie entwickelt sich stetig weiter, Unternehmenserfolg beruht heute wesentlich darauf, neue Technologien wie IoT, Künstliche Intelligenz oder Cloudservices gezielt zur Innovationsentwicklung einzusetzen. Mit Managed Services wird die unternehmenseigene IT-Organisation zielgerichtet unterstützt (so zum Beispiel im Bereich Application Management Services), indem sie diese von Routineaufgaben wie dem Betrieb, der Wartung, der Erweiterung oder der Optimierung von Applikationen befreit und damit den Rücken freihält, um wichtige Innovationen oder digitale Transformationen voranzutreiben.
Gerade auch bei der operativen Vorbereitung und Umsetzung von Transformationsprozessen können Managed-Services-Anbieter ihre Stärken ausspielen. Die Transformationsstudie zeigt, dass es für die Vorbereitung essenziell wichtig ist, das eigene System bestens zu kennen und für das anstehende Transformationsvorhaben vorzubereiten. Zwar ist hier zuallererst die eigene IT-Abteilung gefragt, oft hilft aber auch der Blick von außen, um zu erkennen, welche der zum Teil über Jahre an den unterschiedlichsten Stellen gewachsenen Strukturen überdacht werden sollten. Dazu können Managed-Services-Anbieter in Vorprojekten sogenannte Infrastrukturanalysen durchführen. In diesem Rahmen beleuchten sie die bestehende IT-Landschaft und erarbeiten erste Aussagen zu erforderlichen Aufwänden und Kosten für ein Transformationsprojekt. Auch beim sogenannten „Housekeeping“, einem der laut Transformationsstudie wichtigen Erfolgsfaktoren für eine gelungene Transformation, können sie unterstützen. Dabei werden umfangreiche Analysen und Bestandserfassungen der im Betrieb vorhandenen Daten sowie deren Bereinigung und Qualitätssteigerung vorgenommen. Für diesen und weitere im Zuge des Datentransformationsprozesses wichtige Schritte hat sich NTT DATA Business Solutions das Partnerunternehmen Natuvion GmbH mit ins Boot geholt, um einen strukturierten, hochqualitativen und weitgehend automatisierten, ressourcensparenden Migrationsprozess zu gewährleisten.
Die Befragten der Transformationsstudie gaben an, dass sie unterschiedliche Strategien verfolgen, wenn es zum tatsächlichen Wechsel kommt. Einige rollen an Tag X mit einem „Big Bang“ das gesamte neue System aus (10 Prozent), die Mehrzahl (nämlich 43 Prozent) bevorzugen allerdings die schrittweise Implementierung des neuen Systems. Inklusive Vor- und Nachbereitung können dafür schonmal, so die Erfahrungen der Befragten, ein bis zwei Jahre ins Land gehen. Ein vergleichsweise langer Zeitraum, der intern massiv Ressourcen bindet. Auch hier können Managed-Services-Provider unterstützen und Aufgaben übernehmen, die dann von den eigenen Mitarbeitenden nicht erledigt werden müssen. Gerade in Zeiten von Fachkräftemangel und immer höheren Spezialisierungsgraden von IT-Systemen ist dies ein überzeugendes Argument. Unabhängig von der Roll-out-Strategie versuchen alle Unternehmen, Betriebsunterbrechungen so gering wie möglich zu halten. Fast 20 Prozent aller befragten Unternehmen bestätigten, dass sie sich gar keine Betriebsunterbrechung leisten können, ohne spürbare Konsequenzen für den Geschäftsbetrieb zu erleiden. In der DACH-Region geben 57 Prozent der Unternehmen an, den Betrieb maximal für ein paar wenige Stunden unterbrechen zu können. Angesichts dieses überschaubaren Zeitfensters muss also im Vorfeld alles getan werden, was möglich ist, um die Systemumstellung zügig zu realisieren. Als Experten für die bestehenden Systeme im Unternehmen können Managed-Services-Anbieter wertvolle Hinweise geben, an welchen Stellschrauben bereits gedreht werden kann, um komplette Unterbrechungen zu vermeiden. Zudem können sie dabei helfen, parallellaufende Systeme einzurichten, über die temporär weitergearbeitet werden kann.
Im Rahmen der Transformationsstudie wurden die Teilnehmenden auch nach den größten Herausforderungen bei der Planung der Transformation gefragt. Mit 37 Prozent und 29 Prozent wurden zwei Aspekte als große Herausforderungen benannt, bei denen Managed-Services-Provider ebenfalls Abhilfe schaffen können: Die Themen Management der Personalressourcen und fehlendes Know-how zu Transformationsprozessen. Jedes Unternehmen in Deutschland, zu dem eine IT-Abteilung gehört, kennt die Problematik rund um das Thema Fachkräfte: „War for talents“, hohe Fluktuation, dauerhaft Unterbesetzung von IT-Abteilungen. Aber auch den Anspruch der IT-Fachkräfte, die auf der Suche nach neuen Jobs sind, einen attraktiven Arbeitsplatz vorzufinden, in dem sie ihre Talente und Fähigkeiten einbringen und sich gleichzeitig weiterentwickeln können. Genau hier kommen Managed-Services-Provider ins Spiel: Da sie einen Großteil oder sogar alle der tagtäglichen Aufgaben übernehmen, ermöglichen sie IT-Teams sich, statt mit Admintätigkeiten, mit wegweisenden Projekten zu beschäftigen – von der Innovationsentwicklung bis hin zur Begleitung von Transformationsprojekten.
Diese sind nämlich – und damit kommen wir zur zweiten genannten Herausforderung – keineswegs nur Projekte, die eine neue technische Umgebung mit sich bringen. Transformation ist ein umfassender Prozess und betrifft die technische wie auch die strukturelle und organisatorische Ebene. Um diesen Prozess zu gestalten, benötigen Verantwortliche neben spezifischem Wissen über alle Aspekte des Themas Transformation auch die Unterstützung von IT-Kräften, die Kapazitäten für die Strategieentwicklung zu einer solchen Umgestaltung haben.
Im Rahmen der Studie wurden noch viele weitere Aspekte des Themas gelungener Transformation näher betrachtet. Die hier genannten stehen stellvertretend für eine Vielzahl an Ansatzpunkten, an denen Managed-Services-Anbieter mit hoher Transformations- und Branchenexpertise Projekte unterschiedlicher Größe in Unternehmen unterstützen können. Aber auch abseits großer Systemumstellungen lohnt sich die Zusammenarbeit, denn sie ermöglicht den strategisch sinnvollen und effizienten Einsatz von Kompetenzen und Ressourcen, damit sich IT-Abteilungen im Unternehmen vorranging auf die Entwicklung von Innovations- und Transformationsprojekten konzentrieren können, die das Unternehmen wirklich voranbringen. So werden Managed-Service-Provider in vielen Fällen zu strategischen Partnern und Wegbereitern notwendiger Transformationsprozesse, die dafür sorgen, dass Betriebe langfristig erfolgreich bleiben.
Mehr als 600 CIOs, Geschäftsführerinnen und Geschäftsführer aus mittelständischen Unternehmen weltweit wurden im Rahmen der Transformationsstudie 2023 zu Zielen und Herausforderungen bei der digitalen Transformation befragt. Voraussetzung für die Befragung war, dass alle innerhalb der letzten zwei Jahre einen Wandel ihrer IT-Systemlandschaft vollzogen haben. Die Ergebnisse liefern Erkenntnisse zu den Gründen und Zielen von und Herausforderungen bei Planung und Durchführung Transformationsprojekten.
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Christian Fischer
Director Customer Engagement I Managed Services
