SAP-Projekte planbar steuern: Wie ein klarer Rahmen Orientierung gibt

SAP-Projekte sind anspruchsvoll – gleichzeitig bieten sie Unternehmen die Chance, Prozesse neu zu ordnen, Verantwortlichkeiten zu klären und eine stabile Grundlage für zukünftiges Wachstum zu schaffen. Entscheidend ist dabei nicht nur die Technologie, sondern vor allem ein klarer Rahmen, der Orientierung gibt und das Projekt über alle Phasen hinweg beherrschbar macht.

Denn genau hier zeigt sich, wie wichtig ein strukturiertes Vorgehen ist, das Komplexität reduziert, Transparenz schafft und allen Beteiligten Sicherheit im Projektverlauf gibt.

Viele Unternehmen stehen bei SAP-Projekten vor diesen Fragestellungen: Wie bleibt das Projekt steuerbar? Wie lassen sich Erwartungen im Unternehmen sinnvoll managen? Ein Projektverantwortlicher, der diese Situation aus eigener Erfahrung kennt, ist Jürgen Beine, IT-Projektleiter bei der FSB Franz Schneider Brakel GmbH & Co. KG (FSB), einem traditionsreichen Hersteller hochwertiger Tür- und Fensterbeschläge aus Ostwestfalen: „Erst kürzlich standen wir vor der Neueinführung eines SAP ERP. Ein echtes Großprojekt für uns. Um sicherzustellen, dass es auch glattläuft, legten wir von Beginn an großen Wert auf ein sauberes Projektmanagement”. 

Ein klarer Rahmen für SAP-Projekte: SAP Activate als Orientierung

Als Basis dafür nutzte das von NTT DATA Business Solutions und FSB gemeinsam gebildete Projektteam SAP Activate, ein Vorgehensmodell mit Best Practices für Migration, Integration und Konfiguration – ergänzt um einige kundenindividuelle Konfigurationen, basierend auf der langjährigen Projekterfahrung von NTT DATA Business Solutions. 

Dazu sagt Jens Claes, Head of Division New Business bei NTT DATA Business Solutions: „SAP Activate sorgt für Struktur und Klarheit – zwei Faktoren, die für den Erfolg eines SAP-Projekts entscheidend sind. Ergänzt um entsprechende Praxiserfahrung ist Activate somit ein wertvoller Leitfaden.“

SAP Activate schafft diese Klarheit durch ein standardisiertes Vorgehensmodell:

„Dieses Phasenmodell half uns sehr, die Übersicht im Projektverlauf zu behalten – und jederzeit zu wissen, was als Nächstes ansteht“, erinnert sich Jürgen Beine. „Als Bezugsrahmen war es zudem eine wichtige Argumentationshilfe gegenüber Fachabteilungen und Management – etwa, wenn diese Anpassungen zu früh einforderten und wir mit Verweis auf die Explore- bzw. Realize-Phase klarstellen konnten, dass diese erst später vorgesehen sind.“

Warum Key-User über Akzeptanz und Projekterfolg entscheiden

Jede Methodik entfaltet ihre Wirkung erst durch die Menschen, die sie mit Leben füllen – so auch bei SAP Activate. Eine besondere Rolle kommt dabei den Key-Usern zu. 

„In mehreren Phasen setzt SAP Activate implizit auf die Mitarbeit erfahrener Expertinnen und Experten“, erklärt Dirk Nowosatko, Principal Manager Teamlead & Project Manager bei NTT DATA Business Solutions. „Etwa bei der Analyse der Geschäftsprozesse während der Explore-Phase.“ Unternehmen müssen die Methodik also um fachliche Tiefe ergänzen. Passende Key-User auszuwählen ist daher erfolgskritisch – und erfordert viel Sorgfalt. 

Jürgen Beine: „Wir überlegten daher bereits früh, welche Personen wir als Key-User und Multiplikatoren einbinden wollten. Sie sollten tiefes Prozesswissen, Entscheidungsstärke und hohe Akzeptanz in ihren Teams mitbringen. Wir entschieden uns daher ausschließlich für die bestgeeigneten Mitarbeitenden aus den Fachabteilungen.“ 

Wenn es nicht nach Plan läuft: Projekte souverän steuern

Doch selbst mit exzellenten Key-Usern und einer klaren Methodik gilt: Jedes SAP-Projekt bringt Herausforderungen mit sich. Bei FSB kam es kurz vor dem Go-Live bei einem Integrationstest gehäuft zu unerwarteten Ergebnissen durch das SAP Feinplanungstool. 

„Damit kam unser ursprünglicher Zeitplan ordentlich in Bewegung. Zum Glück hatten wir von Beginn an einkalkuliert, dass nicht jeder Schritt reibungslos verlaufen würde. So waren wir mental vorbereitet“, erläutert Jürgen Beine. 

Durch entsprechende Nacharbeit konnte das Projektteam diese Herausforderung schließlich lösen. Weitere Integrationstests verliefen mit erwarteten und nachvollziehbaren Ergebnissen in der Feinplanung. Jens Claes: „Dennoch zeigt diese Erfahrung, dass Unternehmen in jedem Projekt Pufferzeiten einplanen müssen.“ 

Was SAP-Projekte langfristig beherrschbar macht

Heute nutzt FSB ein modernes und leistungsfähiges ERP-System. Entscheidend für den Projekterfolg war dabei nicht allein die technologische Lösung, sondern die Fähigkeit, das Projekt über alle Phasen hinweg transparent, strukturiert und gemeinsam zu steuern. 

SAP Activate und die Projekterfahrung von NTT DATA Business Solutions sorgten für einen klaren Orientierungsrahmen, ein gemeinsames Verständnis im Projektteam und belastbare Entscheidungsgrundlagen – auch in herausfordernden Situationen. 

Gleichzeitig zeigte sich, dass Methodik allein nicht ausreicht. Ein vertrauensvolles Zusammenspiel der Beteiligten, offene Kommunikation und ein gemeinsames Verständnis für Ziele und Prioritäten waren wesentliche Faktoren, um das Projekt stabil voranzubringen. So wurde aus einem komplexen SAP-Vorhaben ein beherrschbares Projekt mit klarer Struktur – und eine Organisation, die sich sicher genug fühlt, den eingeschlagenen Weg konsequent weiterzugehen.

Wie SAP Activate den Projekterfolg unterstützt, erfahren Sie in der Aufzeichnung des Vortrags von Jürgen Beine, Jens Claes und Dirk Nowosatko: