Prozessautomatisierungspotentiale entfalten: RPA und DPA Hand in Hand

Was ist Robotic Process Automation (RPA)?

Hinter dem Begriff Robotic Process Automation verbirgt sich die vollautomatisierte und anwendungsübergreifende Bearbeitung von strukturierten Geschäftsprozessen durch Softwareroboter, auch Bots genannt. Mithilfe von Kontrollinstrumenten für Maus und Tastatur greift der Bot auf die Benutzeroberfläche einer bestehenden Applikation zu und führt Aufgaben nahezu wie ein Mitarbeiter aus. Daher wird RPA auch als Schaffung virtueller Mitarbeiter verstanden. Je nach Anspruch an den Roboter bedient sich die Technologie der Fähigkeit von künstlicher Intelligenz oder maschinellem Lernen.

Was ist Digital Process Automation (DPA)?

Digital Process Automation gilt als Weiterentwicklung des klassischen Business Process Management (BPM). BPM ist eine Methodik für das Prozessmanagement in einem Unternehmen. Genauer gesagt umfasst BPM Methoden, Konzepte und Technologien für Design, Implementierung, Analyse und Steuerung operativer Geschäftsprozesse. Durch den wachsenden Bedarf an Automatisierung von Geschäftsprozessen entstand Digital Process Automation. Wo BPM typischerweise eher das Ziel hat die Kerngeschäfte eines Unternehmens zu rationalisieren, um die Effizienz zu steigern und Kosten zu senken, liegt bei DPA der Fokus auf der Prozesssteuerung zur Optimierung & Einhaltung von definierten Geschäftsprozessabläufen, um so das Kundenerlebnis und die Prozesseffizienz zu optimieren.

Gemeinsam erfolgreich!

Oftmals ist die Kombination der Technologien RPA & DPA der richtige Weg für eine effiziente Digitalisierung der Geschäftsprozesse. Während sich RPA darauf konzentriert Mitarbeitern ihre repetitiven Routineaufgaben abzunehmen, sorgt DPA für die Steuerung der Geschäftsprozessabläufe unter Einbeziehung von Geschäftspartnern und Organisationseinheiten um die Interaktion untereinander zu verbessern.

Potentiale nutzen durch Technologiemix

Obwohl beide Lösungen bereits viele Vorteile mit sich bringen, wird erst durch deren Kombination das volle Potential ausgeschöpft.

Durch RPA (Robotic Process Automation) kann sich der einzelne Mitarbeiter auf wertschöpfendere Arbeit konzentrieren, während der Roboter repetitive Aufgaben reduziert. Außerdem können RPA Kunden mit der Automatisierung von „Low hanging Fruits“ starten – also bekannte, nicht sehr variantenreiche Prozesse, die strukturiert sind und einen Mehrwert für das Unternehmen stiften.

Bei DPA (Digital Process Automation) wird durch die Erweiterung des Fokusses auf Einbeziehung von menschlichen Entscheidungen und externen Benutzern die Prozessablaufsteuerung und Benutzerfreundlichkeit wesentlich verbessert. Die Prozesse laufen effizienter und ohne große Reibungsverluste.

Mit dem NTT DATA Business Solutions Kriterienkatalog die geeignete Technologie auswählen

Nicht für jeden Prozess ist RPA oder DPA gleichermaßen anwendbar. NTT DATA Business Solutions hat einen Kriterienkatalog aufgebaut, der dabei unterstützt die richtige technische Lösung aus dem breiten BPM-Portfolio auszuwählen und strategische IT-Leitplanken zu definieren. BPM kann dabei im Gegensatz zu einer Standardsoftware-Lösung individuell auf Kundenwünsche eingehen. Eine Standardsoftware kommt bei einem klar definierten Anwendungsbereich in Frage.

Für die Anwendung von RPA sollte der zu automatisierende Prozess zum Beispiel:

• regelbasiert sein
• kein menschliches Ermessen erfordern
• einen digitalen Auslöser haben
• durch digitale Daten unterstützt sein
• einen hohen Standardisierungsgrad aufweisen und
• durch einen geringen Anpassungsbedarf ausgezeichnet sein

Für die Anwendung von DPA sollte der zu automatisierende Prozess zum Beispiel:

• differenzierend sein
• anwendungsübergreifend sein
• einer hohen Änderungsdynamik unterliegen
• menschliche Interaktion erfordern
• durch API’s unterstützt werden
• durch digitale Daten unterstützt sein

Außerdem ist darauf zu achten, dass es ausreichend Ressourcen mit Prozess- und Digitalisierungskompetenzen gibt.

Prozess-Assistenten vs. Automatisierung

Die Automatisierung bietet jedem Unternehmen zahlreiche Möglichkeiten der Zeit- Kosten- und Qualitätssteigerung. Vor allem Softwareroboter können dem einzelnen Mitarbeiter in ihrer täglichen Arbeit assistieren, um einfache Routineprozesse zu übernehmen. Daher wird im Zusammenhang mit RPA auch oft von Prozess-Assistenten gesprochen. Allerdings sehen das viele Mitarbeiter kritisch, denn sie fürchten um ihren Arbeitsplatz.

Diese Sorgen kann den Mitarbeitern jedoch genommen werden. Die RPA-Bots und DPA Lösungen assistieren Mitarbeiter in den meisten Fällen. Die Entscheidungskompetenz obliegt somit weiterhin qualifiziertem Fachpersonal. Des Weiteren sorgt der Fachkräftemangel in Deutschland selten dazu, dass Unternehmen Mitarbeiter aufgrund der Automatisierung ihres Arbeitsplatzes entlassen, vielmehr schafft die Automatisierung Freiräume für wertschöpfendere Tätigkeiten.

Proof-of-Concept – bewährte Strategie für eine erfolgreiche Umsetzung

Um Prozesse möglichst nachhaltig zu automatisieren und den Einstieg in die Implementierung erster Roboter so angenehm wie möglich zu gestalten, sind folgende Punkte zu beachten:

• Prozess vor dem Start optimieren
• Alle betroffenen Stakeholder mit einbeziehen
• Es empfiehlt sich mit dem NTT DATA Business Solutions Proof-of-Concept zu starten
• Betriebskonzept erstellen
• Die Fachabteilungen schulen

Vor allem der letzte Punkt ist sehr wichtig. Die Fachabteilungen sollten nicht nur gut geschult sein, sondern direkt von Anfang an in die Erhebung von Use Cases zur Automatisierung mit eingebunden werden.

Oft übernimmt die IT die Einrichtung und Wartung der RPA-Bots für die Endbenutzer. Um keine Ressourcenknappheit zu erzeugen können Fachabteilungen auch selbstständig in die Bot Erstellung einbezogen werden. Das zentrale Management der Bots sollte jedoch in den IT-Abteilungen organisiert werden. Durch die Aufteilung der Aufgaben wird der vorherrschende Automatisierungsdruck reduziert.

Als Fazit lässt sich sagen, dass der Technologiemix aus RPA und DPA die Grundlage für eine leistungsstarke Plattform bilden, die eine unternehmensweite digitale Transformation ermöglicht und Unternehmen in die Lage versetzt, hervorragende Kundenerlebnisse zu bieten.

– von Torsten Kerwien, Senior Manager Architecture & Processes und Friedericke Bonertz, Architectures & Processes, NTT DATA Business Solutions AG –
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