Kurzarbeit: 8 Schritte, wie Sie Ihre SAP-Systeme einstellen

„Außerordentliche Zeiten erfordern außerordentliches Handeln“ – Und zwar von jedem

(Quelle: Christine Lagarde am 19. März 2020 auf Twitter)

Die menschliche Psyche ist ein Freund von Effizienz, strebt nach Routine und Sicherheit, fühlt sich in Regelmäßigkeiten am wohlsten. Über das Gewöhnliche hinauszugehen erfordert dabei meist eine gute Planung, hohe Energie und kann in Zeiten des Kontrollverlusts Stress auslösen.

Dabei befinden wir uns weltweit mitten in einem sozialen Wandel, als Folge der mittlerweile allgegenwärtigen Ereignisse in Zusammenhang mit COVID-19. Auch in Deutschland spüren wir das Ausmaß dieser Veränderungen in allen Bereichen des Privat- und Wirtschaftslebens. Jeder von uns muss seine Pläne für die nächsten Wochen sichten, einige Termine verschieben oder gar komplett absagen. Es gilt, kurzfristige Lösungen zu finden, neue Ideen umzusetzen — Veranstaltung von Online-Messen statt Präsenzveranstaltung oder Krankschreibung per Telefon sind nur zwei Beispiele.

In guten wie in unsicheren Zeiten

Wenn wir die gesetzlichen und wirtschaftlichen Bausteine eines Vertrages sowie die Rollendefinition der Vertragspartner auf eine einzige Kernaussage reduzieren wollten, ginge es im Wesentlichen um ein Versprechen, das es in guten und in unsicheren Zeiten einzuhalten gilt. Doch mit wem gehen wir Versprechen ein? Und wer ist wirklich in schlechten Zeiten an unserer Seite? Menschen, denen wir vertrauen. Die wir kennen, deren Erfahrungen wir schätzen, auf die wir uns verlassen können. Eins ist dabei klar: weder Rom noch Vertrauen lassen sich in einem Tag aufbauen. Aber es sind gerade die Ausnahmesituationen, in denen Vertrauen schneller aufgebaut wird als in Zeiten der Normalität. Wir von NTT DATA Business Solutions verfolgen eine eindeutige Mission: We transform. Trust into value. Das Vertrauen unserer Kunden, Kollegen und Partner wandeln wir jederzeit in Mehrwert um.

Kurzarbeitergeld (KUG)

Deshalb möchten wir Sie dabei unterstützen, Ihren Fokus auf Ihr Kerngeschäft zu lenken und Ihnen einen Teil Ihrer Arbeit abnehmen. Hierfür haben wir bereits einen Acht-Schritte-Fahrplan für die Umsetzung des KUG in SAP definiert. Sobald die erforderliche Behördenkommunikation Ihrerseits abgeschlossen ist und uns die notwendigen Informationen vorliegen, kann die Einrichtung in der Regel innerhalb von drei bis vier Werktagen vorgenommen werden. Hier ein schneller Überblick:

• Schritt 1 Treten Sie mit der für Sie zuständigen Bundesagentur für Arbeit (BfA) in Kontakt und klären Sie offene Fragen zur bevorstehenden Kurzarbeit in einem Beratungsgespräch
• Schritt 2 Legen Sie ein Ticket in unserem Serviceportal an (bei vorhandenem Application-Management-Vertrag). Alternativ senden Sie uns bitte eine Mail an „[email protected]“. Gerne beraten wir Sie über die notwendigen Einstellungen und den Funktionsumfang im SAP HCM-System.
• Schritt 3 Stellen Sie rechtzeitig einen Antrag auf Kurzarbeit bei der BfA. Nur genehmigte oder schriftlich bestätigte Kurzarbeitsanträge dürfen umgesetzt werden.
• Schritt 4 Nach der Anlage des Tickets lassen wir Ihnen innerhalb eines Werktages unseren Fragenkatalog zur Kurzarbeit zukommen und nennen Ihnen die notwendigen Informationen, die wir benötigen, um Kurzarbeit in Ihrem System einrichten zu können.
• Schritt 5 Nach der Genehmigung Ihres Kurzarbeit-Zeitraums durch die BfA, werden wir die Daten, die mit einem unserer HCM-Spezialisten vorab auf Grundlage des ausgefüllten Fragebogens abgestimmt wurden, in Ihrem System hinterlegen und das Customizing vervollständigen.
• Schritt 6 Besonderheiten, wie die Abbildung von variablen Bezügen, Ihre tariflichen oder technischen Spezifika, stimmen wir mit Ihnen ab und berücksichtigen diese bei der Implementierung Ihres KUG‘s.
• Schritt 7 Ihr Hauptansprechpartner (HCM-Spezialist) koordiniert Ihre Anfrage über alle Bearbeitungsschritte hinweg, auch wenn diese durch unterschiedliche Personen umgesetzt werden.
• Schritt 8 Die Umsetzung erfolgt in der Regel innerhalb 3-4 Werktage nach Eingang der vollständigen Unterlagen.

In diesem Sinne: bleiben Sie gesund!

– von Yasemin Kelkit, Consultant HCM and SuccessFactors, Managed Services Germany, NTT DATA Business Solutions AG –

E-Mail: [email protected]