Ein Enterprise-Content-Management für papierlose Prozesse

Bereits in den 1970er Jahren prognostizierten Forscher aus Palo Alto das baldige Ende des Papierzeitalters. Bisher eine klare Fehleinschätzung: Noch heute stapeln Unternehmen Massen an Aktenordnern in Kellerarchiven. Nicht nur das: In vielen Fachbereichen, insbesondere der Fertigung, verwenden Mitarbeitende papiergebundene Dokumente und reichen diese von Arbeitsplatz zu Arbeitsplatz weiter – etwa Fertigungsaufträge oder technische Zeichnungen und Checklisten. Zur Bewältigung dieser Herausforderungen setzen immer mehr Unternehmen auf Enterprise-Content-Management mit dem Ziel, papierlose Prozesse einzuführen.

Wie top xRM elektronische Akten für alle Fachbereiche ermöglicht – Teil 1 unserer Reihe „Missing Links in der diskreten Fertigung“.

Mitarbeitende in verschiedenen Branchen, besonders in der Fertigung, nutzen oft papiergebundene Dokumente wie Fertigungsaufträge, Zeichnungen und Checklisten, die sie von einem Arbeitsplatz zum anderen weitergeben. Dabei gibt es längst effiziente Alternativen: Mit einem modernen Enterprise-Content-Management-System können Unternehmen

· ihren historischen Aktenbestand, beispielsweise Personal-, Kunden- oder Lieferantenakten, digitalisieren und gleichzeitig

· alle während eines Geschäftsprozesses anfallenden Dokumente in einer elektronischen Akte zusammenführen und kollaborativ bearbeiten.

Gerade dieses Zusammenführen scheiterte in der Vergangenheit häufig daran, dass viele Enterprise-Content-Management-Systeme ausschließlich für eine Dokumentenablage an das ERP angebunden werden konnten – und somit Workflows und Beziehungsgeflechte mit dem ERP-System oder sogar über Systemgrenzen hinweg nicht abbildbar waren. Mit top xRM können Unternehmen diese Herausforderung nun endgültig bewältigen und auch in hybriden Systemlandschaften ein einheitliches Dokumenten-Management etablieren.

Die elektronische Akte am Beispiel des Vertriebsprozesses

Die praktische Bedeutung einer systemübergreifenden Lösung zeigt das Beispiel des klassischen B2B-Vertriebsprozesses. Oft sind daran neben dem Vertrieb weitere Bereiche des Unternehmens beteiligt – bei hochindividualisierten Produkten zum Beispiel die Konstruktion und die Fertigung. Die Teilbereiche des Unternehmens arbeiten dabei oft nicht ausschließlich im ERP-System, sondern auch mit spezifischen Fachlösungen als Ergänzung, etwa der Vertrieb mit einer CRM-Software auch außerhalb von SAP. Dokumente und Informationen werden dabei zwischen den beteiligten Subsystemen ausgetauscht und von unterschiedlichen Mitarbeitenden editiert. Schnell führt dies zu Redundanz und Unübersichtlichkeit, wenn eine zentrale Instanz für das Dokumentenmanagement fehlt.

Eine Lösung, viele Gewinner

top xRM bietet Unternehmen die Funktionen, die sie benötigen, um der Vision papierloser Prozesse endlich näher zu kommen. Dadurch sparen sie Zeit und Geld, zusätzlich leisten sie einen Beitrag zu mehr Nachhaltigkeit.

Aber nicht nur auf die Technologien kommt es an, sondern auch auf deren richtigen Einsatz. Getreu dem Motto: „IT als Enabler“ geben Susanne Hielscher von top flow und Jens Claes von NTT DATA Business Solutions im Video „Missing Links in der diskreten Fertigung – top xRM“ wertvolle Tipps zu Anwendungsszenarien und Features.

Das Video ist Teil unserer Reihe „Missing Links in der diskreten Fertigung“. Dort zeigen unsere Expert*innen insgesamt fünf Lösungen, die wir als NTT DATA Business Solutions empfehlen und anbieten. Wir beschreiben die wichtigsten Möglichkeiten und praxisnahe Anwendungsszenarien für die Fertigungsindustrie.

Hier geht es zu unserer Blogreihe.

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