E-Transformation: Papierlos glücklich

Früher standen praktisch alle Informationen auf Papier. Heute ist vieles digital. Die Folge: Der Papierverbrauch sinkt – sollte man denken. Doch die Realität ist eine andere. Wurden im Jahr 1970 rund um den Globus noch etwa 130 Mio. t Papier produziert, waren es 2005 bereits 367 Mio. und 2019 sogar 415 Mio. t. Der Papierverbrauch steigt also. Mit Nachteilen für die Umwelt. Denn die Produktion benötigt große Mengen Holz, Wasser, Energie und Chemikalien wie Chlor, Säuren und Lösungsmittel. Gürcan Yeğit hat sich vorgenommen, einen Beitrag zu leisten, um den Papierverbrauch zu reduzieren, nämlich den in Unternehmen. Noch immer wird für administrative Prozesse häufig Papier verwendet. Weil es schon immer so war. Weil gesetzliche Vorgaben dazu animieren – ein Anachronismus in der heutigen Zeit. Der 36 Jahre alte Türke will das ändern. Gürcan Yeğit hat bei NTT DATA Business Solutions Türkei als SAP-Berater angefangen und ist nach zwei Jahren in den Bereich „Product Business“ gewechselt, wo er heute „Enterprise Products Director“ ist. Ein wichtiger Teil dieses Geschäftsfeldes: die digitale Transformation in Unternehmen. Drei Bereiche hat Yeğit identifiziert, die in Unternehmen häufig noch in Papierform organisiert sind: Rechnungen, Frachtpapiere und die Buchhaltung. Also hat Yeğit mit seinem Team drei neue Produkte entwickelt: E-Invoice, E-Waybill and E-Ledger.

Noch immer wird für administrative Prozesse häufig Papier verwendet. Weil es schon immer so war. Weil gesetzliche Vorgaben dazu animieren – ein Anachronismus in der heutigen Zeit. Der 36 Jahre alte Türke will das ändern.

E-Invoice bietet die Möglichkeit, digitale Kopien von Rechnungen anstelle von Papierrechnungen zu versenden und zu empfangen. Ein- und ausgehende Materialien werden mit digitalen E-Waybill Kopien abgewickelt, wodurch die herkömmliche Methode zur Erstellung von Papierfrachtbriefen entfällt. Und dank E-Ledger, das XML-Dokumente generiert, müssen die mit ERP-Systemen erzeugten Buchhaltungsdokumente nicht mehr auf Papier ausgedruckt und per Post an die Steuerbehörde geschickt werden. Aber in welchen Unternehmen gibt es im Jahr 2023 noch viele administrative Abläufe auf Papier? „In mehr als die meisten Menschen glauben“, sagt Yeğit, „in der Türkei zum Beispiel ist die digitalisierte Buchhaltung nur ab einer bestimmten Umsatzhöhe Pflicht.“ Deswegen nutzten viele kleinere Firmen noch immer Papier für die Buchhaltung und die Kommunikation mit den Steuerbehörden. Dabei liegen die Vorteile der Papierlosigkeit auf der Hand. „Die Digitalisierung macht die Abläufe in Unternehmen deutlich sicherer, also weniger fehleranfällig, darüber hinaus werden die Prozesse beschleunigt, also schneller, und die Digitalisierung macht das Arbeiten auch günstiger“, so Yeğit.

E-Transformation

• Bei Frachtpapieren, Rechnungen und in der Buchhaltung wird heute noch immer häufig Papier verwendet, vor allem in kleineren Unternehmen.
• Mit den Produkten E-Invoice, E-Waybill and E-Ledger von NTT DATA Business Solutions wird die vollständige Digitalisierung möglich.
• Die Folge: Die Abläufe in Unternehmen werden nicht nur sicherer, schneller und günstiger – sondern auch umweltfreundlicher.
• In der Türkei haben 25 Kunden auf die E-Produkte von NTT DATA Business Solutions umgestellt und sparen damit in Summe pro Jahr 3.960 t Holz, 89 Mio. t Wasser und 8.910 m3 nicht ausgestoßenes Kohlendioxid

Update E-Invoicing 2024 - Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen zur elektronischen Rechnungsstellung

Und natürlich spart das papierlose Unternehmen auch Ressourcen. Yeğit hat die Ersparnis ausgerechnet. Dadurch, dass 25 Kunden in der Türkei auf die E-Produkte von NTT DATA Business Solutions umgestellt haben, werden pro Jahr 3.960 t Holz gespart, 89 Mio. t Wasser, 8.910 m3 Kohlendioxid nicht ausgestoßen und Energie in Höhe von 28 Mrd. BTU gespart – wobei BTU für „British Thermal Unit“ steht und als Einheit beschreibt, wie viel Wärmeenergie benötigt wird, um ein Pfund Wasser um ein Grad Fahrenheit zu erhitzen. Wie gesagt, dass ist nur die Ersparnis von einem Jahr. Da eine einmal erfolgte Umstellung dauerhaft ist, multipliziert sich die Ersparnis mit jedem weiteren Jahr. Hinzu kommt: Die Zahl der Kunden wächst. In drei Jahren will Yeğits Team 100 Kunden, in fünf 150 Kunden haben. Das wird die Ressourcen-Ersparnis weiter erhöhen.

Die Zahl der Kunden wächst. In drei Jahren will Yeğits Team 100 Kunden, in fünf 150 Kunden haben. Das wird die Ressourcen-Ersparnis weiter erhöhen.

Unsere E-Produkte haben enormes Potenzial, sowohl auf der Umweltseite als auch unter betriebswirtschaftlichem Blickwinkel“, sagt Yeğit, dessen Team aus 15 Mitarbeitenden besteht. Ein Teil arbeitet mit den Kunden zusammen, fragt nach den Bedürfnissen, gibt diese ins Team. Die anderen, vor allem Entwicklerinnen und Entwickler, setzen diese Bedürfnisse in Produkte um.

70 bis 80 % der Software ist bei jedem Kunden gleich, der Rest ist individuelle Anpassung“, sagt Yeğit, der den Bereich für die drei E-Produkte vor zwei Jahren aufgebaut hat. Nur einen Monat braucht es in der Regel, bis der Kunde eine angepasste Version von E-Invoice, E-Waybill und E-Ledger erhält. Nur bei großen Kunden kann es länger dauern. „Mehr als fünf Monate aber sind es auch da nicht“, so Yeğit. Der Erfolg in der Türkei lässt NTT DATA Business Solutions über den Tellerrand blicken. Ab 2025 müssen alle Unternehmen in der Europäischen Union ihre administrativen Prozesse auf digital umgestellt haben. Yeğit: „Wir sind gerade dabei, unsere Produkte auf diesen großen Markt umzustellen.“ Eine Umstellung, die machbar ist: „Schon heute haben wir internationale Kunden, die Fabriken in der Türkei betreiben und unsere Produkte verwenden“, sagt Yeğit. Aber natürlich seien jeweils Anpassungen an die nationalen Gesetze, vor allem Steuergesetze, notwendig.

Der Erfolg in der Türkei lässt NTT DATA Business Solutions über den Tellerrand blicken. Ab 2025 müssen alle Unternehmen in der Europäischen Union ihre administrativen Prozesse auf digital umgestellt haben.

Wir sind aktuell in Gesprächen mit Unternehmen in Italien, Spanien und Großbritannien, um unsere Produkte auch dorthin zu verkaufen“, sagt Yeğit, „aber auch außerhalb von Europa sehen wir einen Markt.“ Auch wegen des Potenzials hat das Projekt große Anerkennung innerhalb von NTT DATA Business Solutions erhalten und jüngst den NTT DATA Global Sustainability Award gewonnen. Gürcan Yeğit war bei der Preisverleihung des Mutterkonzerns in Tokyo, Japan. „Es war toll, so viele Kollegen aus der ganzen Welt und ihre erfolgreichen Projekte zu sehen“, schwärmt Yeğit. Gut möglich, dass die Aufmerksamkeit für Yeğits Digitalisierungsprodukte in Zukunft weiter zunehmen wird.

Gürcan Yeğit war zunächst SAP-Berater bei NTT DATA Business Solutions und ist jetzt Enterprise Products Director in der Türkei. Seine Passion ist die digitale Transformation in Unternehmen. Dafür hat er mit seinem Team in diesem Jahr den NTT DATA Global Sustainability Award gewonnen.

Mit innovativen IT-Lösungen zum nachhaltigen Unternehmen