Der permanente Wandel in der modernen Arbeitswelt, der auch Prozesse und Projekte verändert, kann mit einer Reise verglichen werden. Es gibt verschiedene Routen, Umleitungen, vermeintliche Abkürzungen und Sackgassen auf dem Weg zum Ziel. Nur mit der richtigen Reiseplanung kann man an das gewünschte Ziel gelangen. Wir zeigen Ihnen im 1. Beitrag dieser Blogreihe zum Thema Change Kommunikation, wie Sie Change Vorhaben zielführend planen und erfolgreich umsetzen.
Das Ziel fest vor Augen: Warum scheitern Projekte und Veränderungsvorhaben?
Ob Themen wie New Work, Digitalisierung, Organisationsentwicklung oder ein neues IT-System: Auf Reisen, das kennen wir alle, läuft nicht immer alles auf Anhieb glatt. Veränderungsprozesse kommen in viel kürzeren Etappen, laufen durch verschiedene Projekte teilweise parallel und sind sehr komplex. Um die Reise und anstehende Herausforderungen gut zu meistern, empfiehlt sich eine gute Reiseplanung. Leider wird genau das bei dem Thema Change oft schon nicht getan: Grundlegende Vorbereitungen und Sicherungsmaßnahmen werden zu oft vernachlässigt. Trotzdem sind viele Unternehmen überrascht, wenn sie auf Widerstand und Probleme stoßen. Ein großer Teil ist dann schnell überfordert und teilweise nicht handlungsfähig genug, um diese Hindernisse aus dem Weg zu räumen. Das kann dazu führen, dass sogar das Ziel eines Projekts – oder eben einer Reise – aus den Augen verloren wird.
Damit Sie auf keinen Fall Ihr Ziel vor Augen verlieren und Ihre „Reiseplanung“ ganzheitlich durchführen, bündeln wir Ihnen hier klassische Herausforderungen aus Change-Projekten:
- Veränderungen werden von der Unternehmensspitze lediglich angestoßen, werden dort jedoch nicht führend gestartet. Stimmungsbilder, Feedback und Lessons Learned aus anderen Projekten werden oft nicht berücksichtigt, obwohl sie ein wichtiges Fundament für die Reiseplanung und die gemeinsame Reise sind.
- Unterschiedliche Erwartungshaltungen & Perspektiven sowie Erlebnisse aus vergangenen Projekten werden beim Projektstart nicht realistisch betrachtet. Die Kommunikation ist nicht wirksam und lässt viele Fragen unbeantwortet sowie Raum für Interpretationen. Es gibt keine Feedbackfunktion. Unter den Mitarbeitenden entstehen Angst und Widerstand – und Mitarbeitende könnten im Verlauf des Changes die Motivation verlieren.
- Die Bedeutung von Key Stakeholdern und Multiplikatoren als Netzwerker und Vertrauenspersonen im Change wird unterschätzt – sie werden nicht oder nur unzureichend eingebunden.
Eine gute Reiseplanung zeichnet sich aus durch: Reiseziel, Routenplanung, Checklisten, Commitment aller Mitreisenden für das gemeinsame Vorhaben, wie beispielsweise eine Wanderung und notwendiges Equipment und eine entsprechende Vorbereitung auf mögliche Zwischenfälle. Ein weiterer wichtiger Faktor ist die Auswahl der Reiseleitung – sprich der Projektleitung – und der Tourguides – in Form von externer Beratung. Beide Rollen bringen den Weitblick und die Erfahrung mit, um notwendige Anpassungen der Route und Probleme der Mitreisenden frühzeitig zu erkennen und bei Bedarf innovative Methoden und intrinsische Motivationsanreize aus dem Rucksack zu ziehen. Was genau das beinhaltet wird im 2. Teil dieser Blogreihe genauer erläutert.
Permanent Beta: Der stetige Wandel
Stets präsent für Reiseleitung und Tourguide: Permanent Beta. Permanent Beta beschreibt den kontinuierlichen Wandel in unserer Arbeitswelt und damit auch die stetigen Veränderungen, die Anforderungen an Veränderungsprozesse und der Veränderungskommunikation sowie Erwartungen an Führungskräfte und wichtige Multiplikatoren.
Grundsätzlich sind drei Aspekte im Umgang mit diesem stetigen Wandel relevant:
- Aktive Gestaltung der Transformation mit der Change Story & Roadmap.
- Perspektivwechsel, um unterschiedliche Erwartungshaltungen zu managen.
- Das richtige Mindset, mit dem die Veränderung als Chance betrachtet wird.
Mit zielgruppengerechter Kommunikation Mitarbeitende motivieren und einbinden
Oft wird die Wirksamkeit der zielgruppengerechten Kommunikation in Change-Prozessen unterschätzt. Fehlende oder unzureichende Kommunikation bietet den Mitarbeitenden Raum für Interpretation, was schnell zu Rollenkonflikten, unterschiedlichen Erwartungen und großer Unsicherheit führen kann.
Ein Beispiel – Ein Unternehmen will digitaler werden und kommuniziert Folgendes im internen Newsletter: Die Digitalisierung wird eines der Fokusthemen in den kommenden zwei Jahren. Dabei wird primär die Effizienzsteigerung sowie die Transparenz von Prozessen im Vordergrund stehen. Das Problem an dieser Vorgehensweise ist, dass das Unternehmen über einen einzigen Kanal informiert, ohne auf die Situation der Mitarbeitenden einzugehen, und keinen Raum für Rückfragen offen lässt. Die Information könnte von Mitarbeitenden so als gefährlich oder uninteressant wahrgenommen werden.
