Cloud, aber richtig: Internationales Familienunternehmen wechselt zu S/4HANA

Warum Banner sich als Mittelständler bei SAP am besten aufgehoben fühlt, warum die Wahl auf die Public Cloud Edition fiel und wie NTT Data Business Solutions als Implementierungspartner überzeugen konnte.

Banner arbeitete seit fast zwei Dekaden mit dem ERP-System Oxaion. Über die Jahre waren Prozesse wieder und wieder angepasst worden. Die Individualentwicklung hatte das System hochkomplex und schwer wartbar gemacht. Zwar war Banner vor einigen Jahren auf die Cloud-Version des Anbieters umgezogen, doch das Ergebnis blieb unbefriedigend. „Viele Funktionalitäten sind nach der Umstellung weggefallen und der Hersteller konnte uns keine überzeugende Antwort geben, was er für die Zukunft des Produkts plant“, berichtet Banner-CEO Werner Töpfl. Von neuesten Technologien profitieren? KI-basiert und datengetriebene entscheiden? Mit dem System blieb das für Banner ein Wunschtraum.

Ein weiterer Grund, den ERP-Wechsel zum Strategieprojekt Nummer eins auszurufen, war die hohe Abhängigkeit von wenigen internen und externen Expert:innen. Anders als bei globalen ERP-Marken war das alte ERP-System wenig verbreitet, neue Mitarbeitende brachten kein Vorwissen mit – und viele interne Mitarbeitende, die das System von der Einführung kannten, hatten die Organisation längst wieder verlassen. Das externe Ökosystem an Dienstleistern war ebenfalls überschaubar, was ein hohes Risiko für die Business Continuity darstellte.

Banner entschied sich für einen Wechsel in die S/4HANA Public Cloud. Mit Grow with SAP kann die Einführung der S/4HANA Public Cloud innerhalb weniger Monate gelingen. Zwar lassen sich Prozesse nicht so stark individualisieren wie in der Private Cloud Edition, doch das zahlt auf Banners Strategie ein. Indem Prozesse auf den Standard zurückgeführt werden, reduziert das Unternehmen Komplexität, was personenunabhängigen Support vereinfacht und Zusatzkosten vermeidet. Die Gesamtkosten sind insgesamt günstiger als bei der Private-Cloud-Variante.

Skeptiker befürchten durch die Public Cloud Sicherheitsrisiken. Für Banner sind diese Bedenken von der Praxis längst widerlegt. Die Daten werden zwar auf der physisch gleichen Infrastruktur gehostet, aber klar getrennt gespeichert. Zudem nutzt SAPs Sicherheitskonzept neueste Technologien und erfüllt hohe Standards. Es ist wesentlich besser, als es Banner selbst je realisieren könnte.

Was spricht für ein Cloud-ERP und welches Cloud-Modell passt für Sie?

Das Projekt setzt Banner in einem interdisziplinären Team aus eigenen Mitarbeitenden, Consultants von SAP und NTT DATA Business Solutions nach bewährter SAP Activate Methodik um.

Vor Vertragsabschluss wurde im Rahmen der „NTT DATA Customer Journey“ der mögliche Einführungsumfang in Scoping-Workshops erfasst, bevor dann die Ergebnisse mit den Best Practices der SAP abgeglichen und in SAPs Digital Discovery Assessment Tool dokumentiert wurden.

Als die veralteten Prozesse in neue optimierte Prozesse transformiert wurden, zeigte sich: Die Mehrheit der Anforderungen lässt sich im Standard abbilden. Auf 193 Standardprozesse kamen nur 23 Zusatzanforderungen. Zunächst ist die Umsetzung der Kernfunktionen geplant, weitere Optimierungen sollen dann sukzessive im laufenden Betrieb erfolgen.

Werner Töpfls Tipps für andere Unternehmen, die ihre ERP-Cloud Journey mit einem neuen System beginnen möchten:

1. Es gibt große Unterschiede unter den Beratungshäusern: Nicht jede SAP-Beratung kann Cloud-ERP! Es lohnt sich, Zeit in die Evaluation zu investieren und genau nachzuhaken.
2. Vorbereitung ist alles: Scoping-Workshops und die NTT DATA Customer Journey waren Meilensteine, die uns finale Klarheit über das Projekt gebracht haben. Auch die Dokumentation der zukünftigen Best-Practice-Prozesse im SAP Digital Discovery Assessment Tool gehört zu Schlüsselelementen einer soliden Vorbereitung.
3. Nehmen Sie die Sorgen Ihrer Mitarbeitenden ernst und involvieren Sie interne Teams früh in den Prozess. Damit schaffen Sie die Basis für eine hohe Akzeptanz des neuen ERPs, eine Voraussetzung für jeden Produktivitätsgewinn.
4. „SAP First“: Mit einem einheitlichen IT-Ökosystem lassen sich digitale Vorteile maximieren. Daher ist unser Ziel, alles in SAP abzubilden, was möglich ist. Aktuell integrierte Drittanwendungen werden wir sukzessive durch SAP-Produkte ablösen.