Als international tätiges Unternehmen ist ein faires und transparentes Arbeitsumfeld für uns von großer Bedeutung. Das Ziel unseres Hinweisgebersystems ist es, Mitarbeiter, Kunden, Geschäftspartner und NTT DATA vor jeder Form von Verstößen zu schützen.
NTT DATA Business Solutions AG („NDBS“) sowie alle Personen, die für oder mit NDBS arbeiten, verpflichten sich, alle anwendbaren in- und ausländischen Gesetze, Verordnungen, behördlichen Vorschriften und Anforderungen, die auf das Geschäft anwendbar sind, einzuhalten, die Einhaltung der anwendbaren internationalen Standards zu fördern und den Code of Conduct (unser „Kodex“) zu befolgen und gleichzeitig sicherzustellen, dass die Geschäftsaktivitäten stets mit Integrität und ethischem Verhalten durchgeführt werden.
Jeder sollte das Richtige tun, auch wenn niemand zuschaut. Wir wollen eine regelkonforme und ethische Kultur ermöglichen, die unsere Mitarbeiter, Kunden, Dritte und Gemeinschaften befähigt und ermutigt, das Richtige zu tun und sich wohl dabei zu fühlen, eine Meldung über „SpeakUp“ zu senden, wenn sie ein Fehlverhalten im Unternehmen sehen oder vermuten, einschließlich Verstößen gegen unseren Kodex, interne Richtlinien, geltende Gesetze und Vorschriften, oder wenn sie in einer Weise handeln, die nicht im Einklang mit unseren Werten steht.
Um einen einheitlichen Ansatz für ethische Meldungen und Untersuchungen innerhalb unserer Gruppe zu gewährleisten und diesen Ansatz an bewährte Praktiken und internationale Standards anzupassen, hat NDBS einen zentralen Meldeweg eingerichtet. Ein effektiver SpeakUp- und Whistleblowing-Prozess ermöglicht es NDBS, ihr globales Engagement für ethische Praktiken zu demonstrieren.
Diese Richtlinie beschreibt unsere Verantwortung, sicherzustellen, dass alle Berichte vertraulich, fair, ethisch und verantwortungsbewusst behandelt werden, sowie die Maßnahmen, die wir zu diesem Zweck ergreifen.
Der Zweck dieser Richtlinie ist:
Diese Richtlinie gilt für verschiedene interessierte Parteien des Unternehmens. Diese interessierten Parteien können in eine der folgenden Kategorien fallen:
Die Richtlinie gilt für alle Unternehmen innerhalb von der NDBS-Gruppe, d. h. für alle in- und ausländischen Unternehmen, an denen NDBS direkt oder indirekt mehr als 50 % der Anteile hält oder die Kontrolle durch die Managementverantwortung ausgeübt wird.
Jeder Einzelne ist dafür verantwortlich, Vorfälle von unethischem Verhalten zu melden. Bei den Vorfällen kann es sich um tatsächliche oder vermutete Verstöße gegen unseren Kodex, die NDBS-Richtlinien oder gegen Gesetze und Vorschriften handeln.
Zu den Bedenken, die im Rahmen dieser Richtlinie geäußert werden sollten, gehören unter anderem:
Achten Sie bei der Meldung darauf, dass Sie ehrliche und genaue Angaben machen und so viele Details wie möglich angeben, z. B:
Je mehr Informationen Sie in dem Bericht angeben, desto einfacher wird es für unser Team sein, den Fall zu untersuchen.
Die Mitarbeit des Meldenden ist für NDBS hilfreich, um Meldungen angemessen und effektiv zu untersuchen. Bitte beantworten Sie daher alle Folgefragen oder Bitten um weitere Informationen, die Sie von der zuständigen Compliance Abteilung erhalten.
Jeder Mitarbeiter, der sich nicht an diese Richtlinie hält, einschließlich der Bestimmungen über das Verbot von Vergeltungsmaßnahmen, kann disziplinarisch belangt werden, einschließlich der Entlassung.
NDBS ist für die Einhaltung aller lokalen Gesetze und Vorschriften verantwortlich, die für ihren Geschäftsbereich gelten. Wenn lokale Gesetze und Vorschriften strengere Standards festlegen als in dieser Richtlinie vorgesehen oder Aktivitäten, die in dieser Richtlinie beschrieben sind, verbieten, dann müssen die lokalen Gesetze und Vorschriften von der jeweiligen Betriebseinheit befolgt werden.
Alle lokalen Abweichungen, zusätzlichen Anforderungen und/oder Ausnahmen von dieser Richtlinie müssen vom NDBS Einheits-Chief Legal, Risk and Compliance Officer geprüft und der NDBS Global Legal, Risk and Compliance Abteilung zur Genehmigung empfohlen werden, in Übereinstimmung mit der NDBS GAM.
Wir verpflichten uns zum Aufbau einer transparenten und ethischen Kultur, die sicherstellt, dass Mitarbeiter und Dritte bei allem, was wir tun, mit Integrität handeln.
Alle Mitarbeiter und Dritte müssen diese Richtlinie und alle anwendbaren Ergänzungen dazu kennen, verstehen und befolgen.
Die Mitarbeiter erhalten eine obligatorische Schulung über diese Richtlinie, alle damit zusammenhängenden Richtlinien und an wen sie sich wenden können, um eine SpeakUp-Meldung zu machen.
Personen, die für die Beantwortung von Meldungen und/oder die Durchführung von Untersuchungen verantwortlich sind, müssen entsprechend geschult sein, um sicherzustellen, dass sie die Meldungen bearbeiten, mit Personen, die über SpeakUp melden, kommunizieren und auf Meldungen (einschließlich der Durchführung von Untersuchungen) in geeigneter Weise reagieren.
Die Gestaltung, Umsetzung und operative Wirksamkeit dieser Richtlinie und der damit verbundenen Kontrollen werden laufend überwacht, überprüft und kontrolliert.
Die Einhaltung dieser Richtlinie wird in regelmäßigen Abständen überwacht und der NDBS Global Legal, Risk and Compliance Abteilung, dem Chief Legal, Risk and Compliance Officer der Einheit und der entsprechenden Leitungsstruktur der Einheit berichtet.
Diese Richtlinie unterliegt einer ständigen Überprüfung und Verbesserung und wird von NDBS mindestens einmal jährlich überprüft.
Diese Richtlinie ermutigt Sie, Bedenken über bekanntes oder vermutetes Fehlverhalten über verschiedene Kanäle zu äußern (siehe Abschnitt 3.1.1). Wir verpflichten uns, Meldungen jederzeit vertraulich zu behandeln und fair, ethisch, verantwortungsbewusst und gesetzeskonform zu handeln.
Die Meldung von Verstößen die bereits Gegenstand eines Gerichtsverfahrens sind oder die mit einem solchen Verfahren in Zusammenhang stehen unterliegen nicht in den Geltungsbereich dieser Richtlinie. Mitarbeitende („Whistleblower“ / „Hinweisgeber“), die einen solchen Fall melden möchte, sind dazu angehalten, sich mit einer geeigneten, an dem Gerichtsverfahren beteiligten Person in Verbindung setzen. Dies gilt nicht, wenn der Whistleblower allgemeine Missstände im Unternehmen meldet, die unabhängig von dem strittigen Vorfall bestehen (z. B. systematische Verletzung des Datenschutzes).
Wir behandeln alle Berichte vertraulich und sensibel und geben Informationen zu SpeakUp-Berichten nur weiter, wenn sie unbedingt erforderlich sind.
Mit Ausnahme des Umfangs, der für die Durchführung der Untersuchung und die Ergreifung von Abhilfemaßnahmen erforderlich ist, müssen SpeakUp-Meldungen, einschließlich aller Informationen, die im Laufe einer Untersuchung offengelegt oder erlangt werden, einschließlich der Identität des Meldenden und aller an der Untersuchung beteiligten Parteien, zu jeder Zeit durch die Umsetzung angemessener und geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen vor unbefugtem Zugriff, Verwendung, Verlust, Beschädigung oder Missbrauch geschützt werden, um die fortwährende Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit von in den SpeakUp-Berichten gesammelten Informationen sicherzustellen.
Der Berichterstatter und alle an der Untersuchung beteiligten Mitarbeiter sind während und nach der Untersuchung stets zur Vertraulichkeit verpflichtet.
Sie können wählen, ob Sie anonym bleiben oder Ihre Identität preisgeben möchten, wenn Sie eine Meldung machen, oder zu einem späteren Zeitpunkt.
Unsere SpeakUp-Plattform wahrt zu jeder Zeit Ihre Anonymität, es sei denn, Sie entscheiden sich, uns Ihre Identität in Ihrem Bericht mitzuteilen. Wenn Sie sich für eine anonyme Meldung entscheiden, muss die Meldung so viele Details wie möglich enthalten, damit wir die Meldung untersuchen können. Bitte stellen Sie sicher, dass Sie sich immer wieder in das SpeakUp-System einloggen, um Mitteilungen oder Fragen des Compliance- oder Untersuchungsteams zu erhalten, sollten wir Fragen zu Ihrer Meldung haben.
Ihre Meldung wird durch eine eindeutige Fallnummer identifiziert, die Ihnen bei der Abgabe Ihrer Meldung mitgeteilt wird. Bitte notieren Sie Ihre Fallnummer und bewahren Sie sie gut auf. Anhand Ihrer Fallnummer können Sie Ihre Meldung und alle Maßnahmen, die als Reaktion auf Ihre Meldung ergriffen werden, nachverfolgen. Sie ermöglicht es uns auch, Sie um weitere Erklärungen oder Informationen zu bitten.
Wir ermutigen Sie jedoch, Ihre Identität in Ihrem Bericht anzugeben, da die Anonymität in einigen Fällen unsere Fähigkeit einschränken kann, Ihren Bericht effektiv zu untersuchen und geeignete Maßnahmen zu ergreifen. Ihre Identität wird zu jeder Zeit vertraulich behandelt und nur bei Bedarf weitergegeben.
Wenn Sie uns Ihre Identität mitteilen und wir Ihre Identität in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen (z. B. den zuständigen Behörden) an andere Parteien weitergeben müssen, um effektiv auf Ihren Bericht zu reagieren, und eine solche Weitergabe notwendig und angemessen ist, werden wir Sie im Voraus über eine solche Weitergabe informieren.
Wir verpflichten uns, dafür zu sorgen, dass personenbezogene Daten, die zum Zweck des Whistleblowings und der Reaktion auf Meldungen verarbeitet werden, auf transparente, faire, ethische und rechtmäßige Weise in Übereinstimmung mit unserer SpeakUp & Whistleblowing Privacy Notice verarbeitet werden.
Personenbezogene Daten, die zum Zweck des Whistleblowings und der Reaktion auf Meldungen gemäß dieser Richtlinie verarbeitet werden, werden vertraulich behandelt und nur für die in dieser Richtlinie und der SpeakUp & Whistleblowing Privacy Notice beschriebenen Zwecke und/oder zur Einhaltung der geltenden Gesetze und Vorschriften und/oder im öffentlichen Interesse verwendet.
Alle Meldungen, die in gutem Glauben gemacht werden, werden fair, ethisch und verantwortungsbewusst in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen und Vorschriften behandelt. Wenn eine Person in gutem Glauben eine Meldung macht, die durch eine nachfolgende Untersuchung nicht bestätigt wird, werden keine nachteiligen Maßnahmen gegen die Person ergriffen, die die Meldung macht.
Es ist ein Verstoß gegen unseren Kodex und diese Richtlinie, wissentlich eine falsche Anschuldigung oder eine verleumderische und/oder irreführende Meldung zu machen. Jede Person, die eine Meldung in böser Absicht gemacht hat, kann disziplinarisch oder anderweitig rechtlich belangt werden.
Wir verfolgen eine strikte Politik der Nicht-Vergeltung und dulden keine Belästigung oder Schikanierung von Personen, die in gutem Glauben eine Meldung gemacht haben. Vergeltungsmaßnahmen umfassen alle direkten oder indirekten Handlungen oder Unterlassungen, die durch die Meldung veranlasst werden und die Personen, die eine Meldung gemacht haben, oder anderen Personen, die ebenfalls durch diese Richtlinie geschützt sind, ungerechtfertigte Nachteile zufügen können, einschließlich und ohne Einschränkung der folgenden:
(a) Vermittler (jede Person, die den Meldenden bei der Übermittlung des Berichts unterstützt oder ermutigt oder dem Meldenden hilft, sinnvolle oder notwendige Informationen im Zusammenhang mit dem Bericht zu liefern).
(b) Einzelpersonen, wie Kollegen oder Verwandte des Berichterstatters.
(c) Juristische Personen, die in irgendeiner Weise mit dem Reporter verbunden sind.
(d) Alle Personen, die unter der Aufsicht und Leitung von Auftragnehmern, Unterauftragnehmern und Lieferanten arbeiten.
Wenn Sie irgendeine Form von Vergeltung erfahren oder irgendeine Form von Vergeltung gegen eine andere Person bemerken, weil Sie in gutem Glauben eine Meldung über bekanntes oder vermutetes unethisches Verhalten oder Fehlverhalten gemacht haben, melden Sie dies unverzüglich über einen unserer SpeakUp-Kanäle. Eine Meldung über Vergeltungsmaßnahmen gegen eine Person, die eine Meldung gemacht hat, wird wie jede andere Meldung behandelt und es wird das gleiche Verfahren angewandt.
Wir verpflichten uns, alle Personen zu unterstützen, die sich in gutem Glauben zu Wort melden, und können auf Wunsch Einzelpersonen dabei helfen, eine Meldung zu machen, und bei Bedarf angemessene Unterstützung leisten.
Alle Berichte werden nach dem unten beschriebenen SpeakUp-Verfahren erstellt.
Es gibt mehrere SpeakUp- und Whistleblowing-Kanäle, über die Sie eine Meldung machen können, wenn Sie von einem Fehlverhalten in unserem Unternehmen wissen oder es vermuten. Wir ermutigen Mitarbeiter, Kunden, Dritte und andere Interessengruppen, sich zuerst an uns zu wenden, bevor sie sich an externe Stellen, Institutionen, Behörden oder die Medien wenden, und zwar über die unten beschriebenen Kanäle.
Den Mitarbeitern stehen mehrere Kanäle zur Verfügung, um eine Meldung zu machen, darunter
Wenn Sie einen SpeakUp-Bericht am Telefon abgeben, achten Sie auf eine deutliche Aussprache und buchstabieren Sie idealerweise alle Namen oder Orte. Sobald Sie fertig sind, legen Sie einfach auf.
Halten Sie einen Stift bereit, wenn Sie Ihren Bericht auf unserer SpeakUp-Plattform erstellen. Sie müssen ein Passwort einrichten und erhalten anschließend eine Referenznummer für den jeweiligen Bericht. Es ist wichtig, dass Sie diese Nummer aufschreiben und sicher aufbewahren, da Sie sie benötigen, um den Fortschritt Ihres Berichts zu verfolgen und zusätzliche Informationen bereitzustellen. Sie werden jedes Mal, wenn Sie auf die SpeakUp-Plattform zugreifen, aufgefordert, diese Nummer einzugeben.
Wenn Sie eine Sprachnachricht über das Telefon auf unserer SpeakUp-Plattform hinterlassen haben, wird unsere Antwort als Sprachnachricht an Sie zurückgesendet, wenn Sie sich erneut über das Telefon anmelden, um die Mitteilung zu erhalten.
Alle Meldungen, die über die SpeakUp-Plattform eingehen, sind anonym (es sei denn, Sie geben freiwillig Ihre persönlichen Daten an) und werden von NDBS entgegengenommen. Der Bericht wird dann bewertet und an den zuständigen Chief Legal, Risk and Compliance Officer der Einheit weitergeleitet.
Wir empfehlen Ihnen, bekannte oder vermutete Verstöße gegen den Verhaltenskodex, die Richtlinien oder das geltende Recht in einem ersten Schritt entweder Ihrem direkten Vorgesetzten, der lokalen Compliance Abteilung oder gegebenenfalls der Personalabteilung zu melden.
Allerdings,
(a) wenn Sie um die Vertraulichkeit oder Vergeltungsmaßnahmen fürchten, wenn Sie den Vorfall über den lokalen Prozess melden; oder
(b) es sich um eine wichtige Angelegenheit / einen wichtigen Vorfall mit potenziell weltweiten Auswirkungen, wie z. B. Bestechung oder betrügerische Finanzberichte, handelt oder
(c) wenn die lokale Compliance Abteilung den Vorfall nicht behandelt hat, können Sie ihn direkt dem Chief Legal, Risk and Compliance Officer der Abteilung oder über die anonyme SpeakUp-Plattform melden.
Sobald Sie Ihren Bericht eingereicht haben, wird er, falls erforderlich, übersetzt, und wir bestätigen Ihnen den Eingang Ihres Berichts innerhalb von sieben Kalendertagen.
In einigen Fällen benötigen wir weitere Informationen von Ihnen, um auf Ihren Bericht reagieren zu können, und werden uns mit Ihnen in Verbindung setzen, um weitere Informationen zu erhalten.
Alle Meldungen im Rahmen dieser Richtlinie werden umgehend und in angemessener Weise untersucht. Sobald uns alle ersten Informationen vorliegen, werden wir Ihren Bericht sorgfältig prüfen und die geeigneten Maßnahmen festlegen, die zur Behebung Ihrer Bedenken ergriffen werden müssen. Solche Maßnahmen können interne Untersuchungen und Ermittlungen umfassen.
Alle Untersuchungen werden in professioneller, objektiver, unvoreingenommener, sachlicher und konsequenter Art und Weise und in Übereinstimmung mit den einschlägigen Gesetzen und Vorschriften von qualifiziertem Personal durchgeführt. Der Chief Legal, Risk and Compliance Officer der Einheit bestimmt und ernennt das geeignete Personal oder einen Dritten, der die Untersuchung durchführt. Bei Bedarf können Sachverständige (z. B. Anwälte oder Wirtschaftsprüfer) zur Unterstützung bei den Ermittlungen hinzugezogen werden. Die Dauer einer Untersuchung hängt von den Umständen des Falles ab, einschließlich der Anzahl der Anschuldigungen, der Zeugen und anderer Faktoren. Wir werden innerhalb von 3 Monaten nach Bestätigung des Eingangs des Berichts eine Rückmeldung geben.
Die Einzelheiten des Falles, Ihre Identität und die Identität aller anderen im Bericht erwähnten Personen werden während und nach der Untersuchung vertraulich behandelt und nur im Bedarfsfall weitergegeben.
Jeder Mitarbeiter ist verpflichtet, bei der Untersuchung von Meldungen zu kooperieren, wenn er im Zuge einer solchen Untersuchung kontaktiert wird. Die Verweigerung der Zusammenarbeit bei einer Untersuchung und die absichtliche falsche oder irreführende Weitergabe von Informationen während einer Untersuchung kann zu disziplinarischen Maßnahmen seitens NDBS führen.
Während der Untersuchung kann der Ermittler mutmaßliche Zeugen und/oder den Meldenden befragen und alle erforderlichen Informationen sammeln. Je nach Art und Schwere des mutmaßlichen Vorfalls kann NDBS verpflichtet sein oder auch nicht, die Angelegenheit an eine Aufsichts- oder Strafverfolgungsbehörde weiterzuleiten.
Nach Abschluss der Untersuchung und nach Prüfung aller Ergebnisse werden wir über eine angemessene, faire, ethische und rechtmäßige Vorgehensweise entscheiden.
Soweit möglich, werden Sie über die Gesamtergebnisse (d.h. ob ein unethisches Verhalten oder ein Fehlverhalten vorliegt) und, soweit zulässig, über weitere Maßnahmen unterrichtet und erhalten regelmäßige Rückmeldungen über den Fortgang der Angelegenheit.
Bitte beachten Sie, dass wir Ihnen aus Gründen der Vertraulichkeit, des Datenschutzes und der gesetzlichen Rechte aller Beteiligten möglicherweise nicht alle Einzelheiten des Ergebnisses einer Angelegenheit (oder damit verbundener Maßnahmen) mitteilen können.
Wenn Sie mit einer speziell gegen Sie getroffenen Entscheidung oder einer Sie betreffenden Entscheidung in einem bestimmten Fall, die Ihnen nach Abschluss einer Untersuchung förmlich mitgeteilt wurde, nicht zufrieden sind, können Sie gegen diese Entscheidung Beschwerde einlegen. Beschwerden in Bezug auf abgeschlossene Fälle werden zur Prüfung an NDBS weitergeleitet, die nach eigenem Ermessen entscheidet, ob sie die Beschwerde berücksichtigt.
Jeder an NDBS gerichtete Einspruch muss innerhalb von 30 Tagen nach der endgültigen Rückmeldung an den Berichterstatter durch den Chief Legal, Risk and Compliance Officer der Einheit eingereicht werden.
NDBS kann diese Richtlinie jederzeit und ohne Vorankündigung einseitig ändern, ergänzen oder aussetzen. Dies kann unter anderem erforderlich sein, um die Einhaltung geltender Gesetze zu gewährleisten und/oder um organisatorische Änderungen innerhalb von NDBS zu berücksichtigen. NDBS kann auch zusätzliche Regeln und Verfahren einführen, um die Absicht dieser Richtlinie und das Ziel einer guten Unternehmensführung zu verwirklichen.
Eine Anordnung, gegen eine dieser Regeln oder das Gesetz zu verstoßen, stellt einen Machtmissbrauch dar.
Im Falle eines Konflikts zwischen einem länderspezifischen Gesetz und dieser Richtlinie hat das lokale Gesetz Vorrang.
Bei Fragen zu dieser Richtlinie wenden Sie sich bitte an das Global Legal, Risk and Compliance Team.
