SAP Concur voor NTT DATA Business Solutions Benelux

Medewerkers: 170 (2020, Benelux)

Omzet: MEUR 37 (2019, Benelux)

Meer tijd en meer inzicht voor NTT DATA Business Solutions: eenvoudig declareren met SAP Concur

De droom van iedere financial controller? Een app die via de camerafunctie bonnen scant, de declaratie automatisch op de juiste post boekt, een seintje geeft aan de projectverantwoordelijke met de vraag of de declaratie in orde is en indien ja: de goedkeuring automatisch doorgeeft aan het systeem. Voor Jos Kosters, financial controller bij NTT DATA Business Solutions, en zijn collega’s werd dit werkelijkheid dankzij de implementatie van SAP Concur. Inmiddels werkt het bedrijf al dik een half jaar met de intelligente SAP-oplossing voor expense management. En het resultaat? Blije consultants en een blije afdeling Finance.

Nauwkeuriger en sneller

Het geautomatiseerde declaratiesysteem biedt, naast tijdwinst, nog meer voordelen waardoor het inboeken van gemaakte kosten door consultants nog nauwkeuriger gebeurt. Jos: “In SAP Concur kunnen we allerlei voorwaarden en uitzonderingen op de regel inrichten of een bestedingslimiet instellen voor een bepaalde kostenpost. Ook wanneer een deel aan de klant doorbelast moet worden, kunnen we dat aangeven in het systeem. En gesplitste bonnen zijn eveneens makkelijker te registreren. Het maakt het declareren niet alleen eenvoudiger voor consultants, maar ook voor mij om te verwerken.”

Kees: “Wanneer je je bon scant, herkent de app direct op welke post de declaratie geboekt mag worden. Het enige wat je zelf hoeft te doen, is dat bedrag en de post controleren. Ook kun je het simpel aangeven wanneer je voor je collega’s betaald hebt. Bij goedkeuring wordt het direct naar je manager gestuurd of de projectverantwoordelijke. Die kunnen altijd en overal jouw declaratie accorderen via de app op hun telefoon. Handig, want waar je als manager normaal je handtekening op een fysieke bon moest zetten, kan dat nu zelfs ’s avonds op de bank met een paar klikken in de app. Daarnaast krijgt een manager via de app op regelniveau de bedragen en bijhorende gegevens te zien. Dat heeft als gevolg dat managers nu ook beter inzicht in en overzicht hebben op de declaraties die op hun project worden geboekt.”

Meer tijd voor innovatie

Waar de afdeling Finance eerst maandelijks gemiddeld drie dagen nodig had om de declaraties in te voeren, te controleren en accorderen, zijn Jos en zijn collega’s nu gemiddeld een paar uur per maand kwijt om de gegevens te verwerken. Jos: “SAP Concur betekent voor ons minder inklopwerk, minder copy-pasten en daarmee een lagere foutgevoeligheid. Sterker nog: 99 procent van de data uit SAP Concur kan integraal worden overgenomen in het SAP ERP-systeem. We kunnen een stuk efficiënter werken en hebben nu tijd voor innovaties en procesoptimalisaties waar we eerder niet aan toe kwamen.”

Ook geinteresseerd in SAP Concur voor jouw bedrijf?

Contact Ons