So entwickeln Sie eine ECM-Strategie für die Verwaltung Ihrer Unternehmensdaten.
So schön die digitale Transformation ist: Sie stellt Unternehmen im Hinblick auf Datenverwaltung, Archivierung und Dokumentenmanagement vor riesige Herausforderungen. „Wir archivieren einfach alles“ ist im Kern ein guter Ansatz. Doch viele Mitarbeiter legen Dokumente und Informationen zum Geschäftsprozess gar nicht oder falsch ab, weil die Regeln undurchschaubar sind. Mit unserer ECM-Lösung unterstützen Sie Ihre Belegschaft und etablieren eine unternehmensweite Datenverwaltung.
Mit einem durchdachten Enterprise Content Management (ECM) verwalten Sie alle Informationen und Dokumente auf einer (!) Plattform. Das bedeutet, keine großen Datenmengen auf verteilten Systemen mehr. Relevante Informationen werden standardisiert erstellt, gespeichert und so aufbewahrt, dass Sie sie mit wenigen Klicks wiederfinden.
Bestimmt gibt es auch bei Ihrer Informationsverwaltung Optimierungsbedarf – zumindest bei der revisionssicheren Archivierung. Wir entwickeln gemeinsam mit Ihnen eine Strategie, mit der Sie Ordnung in die Daten- und Dokumentenflut bringen.
Wenn Sie alle bestehenden und eingehen Informationen optimal nutzen, erzielen Sie wichtige Wettbewerbsvorteile. Deshalb sollten Sie das Thema Dokumenten- und Informationsmanagement strategisch angehen,um den gesamten Lebenszyklus geschäftsrelevanter Dokumente einfach und sicher regelbar machen: Setzen Sie Standards, so dass Ihre Informationen frei von Redundanz gespeichert oder revisionssicher aufbewahrt sind. Intelligente Suchewerkzeuge helfen Ihnen auf Informationen zuzugreifen ohne in zwischen verschiedenen Applikationen wechseln zu müssen um an die benötigten Daten zu gelangen.
Die gesetzlichen Vorschriften für Dokumentenarchivierung sind streng – und manchmal nahezu undurchschaubar. Außerdem müssen Dokumente sicher aufbewahrt und vor Fremdzugriffen geschützt werden. Mit einer ECM-Strategie schaffen Sie beides: Sie halten Aufbewahrungs- und Löschfristen automatisch ein und haben Ihre Pflicht gegenüber dem Gesetzgeber erfüllt. Gleichzeitig sorgen elektronische Signaturen und Zugriffsberechtigungen für eine größtmögliche Sicherheit Ihrer sensiblen Daten.
Eine durchdachte ECM-Stratgie bringt nicht nur, aber vor allem bei administrativen, sich wiederholenden Tätigkeiten einen Mehrwert in der Entlastung Ihrer Mitarbeiter: Beispiel Rechnungsverarbeitung. Mit Lösungen rund um ECM werden – sobald eine Rechnung eingeht – die relevanten Daten automatisch extrahiert, abgeglichen und die Belege in den SAPERP- oder Finanzbuchhaltungssystemen erfasst. Der Abrechnungsprozess beschleunigt sich und Sie erhalten jederzeit volle Transparenz über die einzelnen Bearbeitungsschritte.
Behalten Sie Ihre Verträge im Blick: Ein integriertes Vertragsmanagement sorgt dafür, dass Sie Kontingente und Konditionen optimal ausnutzen. Neue Verträge werden aus standardisierten Vertragsvorlagen automatisiert erstellt und workflowgesteuert freigegeben. Sie halten gesetzliche Vorgaben und interne Regularien automatisch ein.
Eine elektronische Akte ist nicht einfach eine eingescannte Papierakte. Der entscheidende Punkt ist: Verschiedene Informationen aus vielen Quellen sind miteinander geknüpft und geben Ihnen einen 360-Grad-Blick auf Ihre Kunden, Ihre Verträge, Ihre Maßnahmen und auf die Prozesse Ihres Unternehmens. Informationen sind strukturiert und schnell auffindbar. Zusätzlich entlasten automatische Wiedervorlagen, Workflows und Vollständigkeitsprüfungen Ihre Mitarbeiter.
Die Konzentration auf das Wesentliche: Alles! ECM strukturiert die Datenflut.
Das NTT DATA Business Solutions-Expertenteam besteht allein in Deutschland aus mehr als 10 Experten für Enterprise Content Management und unterstützen über 100 Kunden bei der digitalen Transformation ihrer Daten. Alle unsere Datentransformationsexperten sind in den eingesetzten Transformationssoftwaretools zertifiziert. Die langjährigen Erfahrungen und Erkenntnisse aus allen Projekten fließen stetig in die Strategieberatung mit ein. Wir finden auch für Sie die passende Lösung, um Ihre Datenfluten zu bändigen und allen Mitarbeitern die Informationen zur Verfügung zu stellen, die sie benötigen.
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Peter Furter
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