hr document management

Dokumentenhandling leicht gemacht - HR Documents Simplified

HR Documents Simplified ist unsere innovative Lösung für automatisiertes und effizientes Dokumentenmanagement im Personalwesen. Dank nahtloser Integration werden Ihnen alle wichtigen Inhalte geboten, die Ihr HR-Team für den Erfolg benötigt: Es ersetzt manuelle Aufgaben, gewährleistet die Einhaltung der Compliance und sorgt für Effizienz. Als digitale Personalakte bündelt sie alle wichtigen Dokumente an einem Ort. Eine benutzerfreundliche und flexible SAP SuccessFactors-Erweiterung.

All-in-One-Lösung für effizientes HR-Dokumentenhandling

HR Documents Simplified bietet alle wesentlichen Komponenten, um die Anforderungen Ihres HR-Teams zu erfüllen: HR Document Generator, HR Document Signature and HR Document Files – und deckt somit alle Aspekte eines effizienten Dokumentenmanagements sowie der digitalen Personalakte ab.

Jede Komponente kann unabhängig genutzt werden. Kombiniert decken sie die Anforderungen Ihrer Personalabteilung ab. So erhalten Sie einen harmonisierten und unterstützten HR-Prozess, der die Einhaltung von Compliance gewährleistet und Zeit für manuelle Aufgaben spart. HR Documents Simplified ist vollständig auf Ihre bestehende SAP SuccessFactors-Lösung abgestimmt.

Sailing boats describing the benefits of NTT DATA products

Entdecken Sie die Effizienz von HR Documents Simplified

Automatisierungsfunktionen

Zeitaufwendige und manuelle Aufgaben gehören durch Automatisierung der Vergangenheit an. Profitieren Sie von ereignisgesteuerter Dokumentenerstellung, automatischer Weiterleitung, integrierter elektronischer Unterschrift auf Arbeitsverträgen und automatischer Ablage.

DSGVO und lokale Compliance

HR Documents Simplified ermöglicht Ihnen die Einhaltung der europäischen DSGVO und des Schweizer Datenschutzgesetzes. Es schützt Dokumente mit dynamischen Berechtigungen, kann Aufbewahrung und obligatorische Löschung durch flexible Regeln und Benachrichtigungen verwalten, unterstützt gleichzeitige, globale Beschäftigungen und zeigt Dokumente direkt aus der HR-Lösung an.

Effizienter Self-Service

Alle relevanten Nutzer:innen haben Zugriff auf die gleiche Version der Mitarbeiterdokumente. Manager:innen können Dateien wie Verträge, Genehmigungen und Bescheinigungen abrufen und Mitarbeitende haben die Möglichkeit, unkompliziert persönliche Dokumente hochzuladen und darauf zuzugreifen.

Schnelle Umsetzung mit Ready2Run®

Ihre Erweiterung kann in wenigen Tagen einsatzbereit sein. Unser bewährtes Implementierungs-Framework Ready2Run® bietet Standardprozesse und Geschäftsinhalte – vollständig abgestimmt auf Ihre technische Lösung.

Integration mit SuccessFactors

HR Documents Simplified lässt sich nahtlos in Ihre SAP SuccessFactors-Lösung integrieren und bietet zusätzliche Vorteile für Ihre Investition. Das Programm arbeitet in derselben Sprache, verwendet die Benutzer- und Mitarbeiterdatenstrukturen von SAP SuccessFactors und übernimmt die Berechtigungen und Rollen.

Vereinfachte HR-Dokumente: Drei Komponenten. Eine Dokumentenplattform.

HR-Document-Generator
  • Automatisierte Dokumentenerstellung
  • Intelligente Templates, die Sprache und Logik verarbeiten
  • Diverse Optionen – für Flexibilität und editierbare Inhalte
  • Erstellung von Dokumenten für Mitarbeitende und Bewerber:innen
HR-Document-Signatures
  • Automatisiertes Verfahren zur Einholung elektronischer Unterschriften auf Arbeitsverträgen und anderen Dokumenten
  • Diverse Signiermethoden
  • Nachverfolgung ausstehender Unterschriften
  • Einfache und flexible Nutzung, basierend auf Ready2Run-Standards
HR-Document-Files: Die digitale Personalakte
  • In der digitalen Personalakte hat jeder Mitarbeitende seine Dokumente an einem Ort gebündelt
  • Bereitstellung einer Best-Practice-Ordnerstruktur – mit der Option der Individualisierung für Kunden
  • Direkter Link zu bestimmten Dokumenten aus dem Mitarbeiterdatensatz in SAP SuccessFactors, z. B. „Letzter Vertrag“.
  • Automatischer Upload von Dokumenten bei Einstellung
  • Reporting über fehlende Dokumente
  • Regeln zum Löschen und Bereinigen von Dokumenten
  • Umfassende Suche mit Filtern und Volltextsuche
Plattform
  • Koordinierung von Daten und Prozessen über HR-Dokumente hinweg
  • Verwalten der Datenkoordination mit SAP SuccessFactors
  • Verwalten der Sicherheit, Berechtigungen und Zugriff für SAP SuccessFactors-Benutzer
  • Steuerung von Workflows

Unsere SuccessFactors-Kund:innen haben schon seit vielen Jahren nach einer Lösung für ihr Bedürfnis nach einem besseren und automatisierten HR-Dokumentenmanagement gefragt. Wir sind stolz darauf, diese gut integrierte Lösung zu einem sehr attraktiven Preis anbieten zu können.

Mikael Gjesing Principal Project Manager, Human Experience Management Consulting, NTT DATA Business Solutions Denmark

Überwinden Sie folgende Herausforderungen mit HR Documents Simplified

74%

der Unternehmen speichern Mitarbeiterdokumente in einer Mischung aus Papier und digitalen Daten
17%

der Unternehmen speichern ihre Mitarbeiterakten an mehreren Orten
30-40%

der HR-Manager:innen, verbringen ihre Zeit mit der Suche nach Informationen in Aktenschränken
Andreas Böttcher

Sind Sie bereit für ein effektives Dokumentenhandling?

Wir helfen Ihnen, HR Documents Simplified, SAP SuccessFactors und andere SAP-Lösungen zu nutzen, um die bestmögliche Arbeitsumgebung für Ihre Talente zu schaffen. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf, wenn Sie weitere Informationen erhalten, einen Workshop buchen oder sich von unseren Expert:innen beraten lassen möchten.

Kontaktieren Sie uns einfach – wir helfen Ihnen gerne weiter.

Andreas Böttcher

Head of HXM Consulting, Human Experience Management