Zu SAP S/4HANA migrieren – ohne die bestehenden IT-Strukturen und -Prozesse zu verändern – dieses Ziel erreichte das Amt für Finanzdienstleistungen als Teil des Finanzdepartements des Kantons St.Gallen mit seinem anspruchsvollen Konvertierungsprojekt.
Dabei galt es, viele bestehende Applikationen auf das moderne ERP-System zu migrieren und lauffähig zu machen. Die von itelligence implementierte Anwendung SAP Invoice Management by OpenText und die hauseigene itelligence Kassenlösung it.Kasse gehörten dazu.
Lisa Ruch, Projektleiterin Kanton St.Gallen: „Die grösste Herausforderung unserer SAP S/4HANA-Migration lag in der Koordination der technologischen Teilprojekte. Das itelligence-Team hat mit weiteren Partnern perfekt harmoniert und die Lauffähigkeit von SAP Invoice Management und der Kassenlösung sichergestellt.“
Upgrade von SAP Invoice Management und Installation des Business Center
it.Kasse konnte vom itelligence-Team unkompliziert auf die neue Umgebung ausgerichtet werden. Für die Migration von SAP Invoice Management waren Upgrades und die Einführung der Business-Center-Komponente erforderlich. Letztere bringt einige Vorteile mit sich: Eingehende Rechnungen lassen sich damit detailliert auswerten. Die gelieferten Rechnungsinformationen sind übersichtlich dargestellt, was u. a. eine vereinfachte Auswertung zwischen angelieferten Daten und veränderten Daten der Bearbeiter ermöglicht. Sobald diese via SIX und Postfinance elektronisch eintreffen, wird vom it.e-Importer, einer weiteren Eigenentwicklung von itelligence, ein iDoc erstellt, das den IM-Prozess startet. „Schon bevor die Rechnungen in SAP Invoice Management erscheinen, bietet sich dem Administrator im Business Center eine sehr einfache und übersichtliche Lösung, um eingehende Rechnungen zu überwachen“, berichtet Lisa Ruch. „So wird schon an dieser Stelle ein erstes Monitoring möglich.“
Wertvolle Tests in der Sandbox
Um die erfolgreiche Migration sämtlicher Applikationen sicher zu stellen, wurde eine SAP-Sandbox-Testumgebung eingerichtet, in der alle Applikationspartner ihre Tests durchführten. Notwendige Vorarbeiten für die Conversion liessen sich schnell identifizieren und die gewonnenen Erfahrungen wurden für die weiteren Systeme genutzt.
Lisa Ruch, Projektleiterin, Kanton St.Gallen sagt dazu: „In der Sandbox konnten wir schon testweise erleben, wie unsere produktive SAP-Umgebung auf SAP S/4HANA später aussehen wird!“
In dem umfassenden Gesamtprojekt war ein beständiger Austausch der verschiedenen Spezialisten notwendig – und alle Partner arbeiteten exzellent zusammen.
Claude Flükiger, Geschäftsführer itelligence Schweiz: „Es hat uns grosse Freude bereitet, Teil dieses komplexen Projektes zu sein und ihm gemeinsam mit den anderen Partnern zum Erfolg zu verhelfen. Mit dieser Migration ist das Amt für Finanzdienstleistungen des Kantons St.Gallen für die Zukunft optimal aufgestellt.“