Kalibrierung trifft Mobilität und SAP: it.calibration auf einen Blick

Mit it.calibration bietet die NTT DATA Business Solutions eine validierte und mobile Standard Softwarelösung zur Kalibrierung von Messgeräten mit SAP. Eingabefehler, nicht vorhandene Infrastruktur, versäumte Prüfungen etc. führen häufig zu erhöhten Kosten und Qualitätsverlusten. In Zusammenarbeit mit verschiedenen Unternehmen haben wir diese Anforderungen aufgenommen und die Herausforderung zur Entwicklung einer sicheren und validierten Lösung angenommen. Im Folgenden erhalten Sie weitere wichtige Informationen zu unserer Lösung.

Wer benötigt eine validierte Lösung für Kalibrierung?

Die Kalibrierung von Geräten und Anlagen ist Bestandteil der Instandhaltung. Industrien, welche der GxP unterliegen, müssen hierbei insbesondere die GMP (Gute Produktionspraxis) und GEP (Gute Ingenieurspraxis) berücksichtigen.

Mit zunehmendem Alter der Geräte und der Anlagen wird der Aufwand zur Instandhaltung des SOLL-Zustands immer grösser. Ressourcen dagegen werden in der Regel nicht im vermehrten Masse zu Verfügung gestellt. Die richtige Antwort ist daher die Digitalisierung der Prozesse.

Da die Kalibrierung einen Bestandteil der Qualitätssicherung in der Industrie darstellt, ist jede unkoordinierte Aktivität nicht willkommen. Es benötigt ein valides Verfahren mit strengen Prozessen, das dennoch flexibel auf behördliche Änderungen reagieren kann. Auch in einem nicht regulierten Umfeld ist der Einsatz einer Kalibrierungslösung zunehmend hilfreich! Egal ob beim Wareneingang, bei der Produktion oder im Versand – Messgeräte und Anlagen müssen für eine hohe und gleichbleibende Qualität auch hier kalibriert werden.

Kalibrierung in der Praxis – unsere Erfahrungen und das Feedback der Unternehmen

Bei den meisten Implementierungsprojekten in der Life Sciences Branche ist das Kalibrierungsmanagement im Rahmen der Anlagenwartung oftmals ein hoch diskutiertes Thema. Grundsätzlich ist das ganzheitliche Auslagern des Kalibrierungsmanagements an einen Partner kein Problem. Jedoch fehlt hier oft der Einblick in die Leistung der einzelnen Instrumente und Messgeräte, da die gesamten Daten in den Systemen der Partner gespeichert sind.

Neben dem Auslagern der Prozesse und Daten gibt es ein weiteres Szenario – der Einsatz einer NON-SAP Lösung.

In beiden Fällen ergeben sich für unsere Kund*innen und Interessent*innen entsprechende Nachteile, wie z.B. der fehlende Zugriff auf die Daten im SAP-System, die doppelte Datenhaltung, die doppelte Dateneingabe oder nicht funktionierende bzw. nichtexistierende Schnittstellen. Diese Nachteile führen wiederum zu erhöhten Kosten durch zusätzliche Wartungsgebühren, Servicegebühren oder erforderliche Ressourcen.

Die Herausforderung, der wir uns stellten

Wenn man sich nun überlegt, die Kalibrierung direkt im SAP Standard durchführen zu wollen, stösst man schnell auf einen sehr begrenzten und nicht ausreichenden Funktionsumfang. Darüber hinaus ist die Erfassung mit nativen Fiori-Apps im Kalibrierungsmanagement sogar ausgeschlossen.

Kundenhinweisen folgend sind wir auf diverse Anbieter aus dem NON-SAP Markt gestossen, welche jedoch die oben erwähnten Nachteile für uns nicht aufwiegen konnten. Anbieter mit SAP Add-Ons konnten leider ebenfalls nicht überzeugen, da diese zu 100% auf dem Standard aufsetzten und somit die gleichen Einschränkungen und Mängel aufweisen.

In Summe konnten wir folgende Problemstellungen zusammenfassen:

• Zeitaufwändiger Kalibrierungsprozess von der Vorbereitung über die Durchführung bis zur Prüfung und Übertragung mit langen Vorbereitungszeiten sowie einem umständlichen Prozess mit dem SAP Standard
• Kalibrierungsaufträge sind meist über Papierausdrucke abrufbar
• Durchführung der Kalibrierungen “vor Ort” auf Papier, da keine mobile App von SAP zur Verfügung steht und auch nicht geplant ist.
• Manuelle Übertragung der Messwerte an das SAP-System
• Überprüfung der eingegebenen Werte durch eine zweite Person (4-Augen-Prinzip)

Beruhend auf diesen Anforderungen, Herausforderungen und Einschränkungen, sowie der nicht existierenden SAP-Roadmap für eine Kalibrierungslösung für SAP S/4HANA oder der Entwicklung einer Fiori-App, war die Notwendigkeit für die Entwicklung eines eigenen Add-Ons offensichtlich. Entstanden ist: „it.calibration“.

Von der Idee zur fertigen Standardsoftware – it.calibration

Seit mehr als 30 Jahren entwickelt die NTT DATA Business Solutions AG eigenständige Softwarelösungen und SAP Add-Ons. Zusammen mit unseren Kund*innen und Interessent*innen, unseren internen Expert*innen aus dem Bereich Life Sciences sowie unseren erfahrenen Kolleg*innen aus der Produktentwicklung in Deutschland haben wir seit über 1,5 Jahren an der Entwicklung von it.calibration gearbeitet. Die Standardsoftware ist seit Juni 2021 verfügbar und wird bereits bei den ersten Kunden eingeführt.

it.calibration ist eine mobile und validierte Lösung für iOS und Android mit direkter Anbindung an das Kalibrierungsmanagement in SAP ERP oder SAP S/4HANA. Die nahtlose Integration ermöglicht einen Zugriff auf alle Kalibrierungsstammdaten sowie auf die Kalibrierungsaufträge aus dem SAP Backend – eine manuelle Übertragung ist nicht notwendig. Durch einen Arbeitsvorrat an Kalibrierungsaufträgen können Mitarbeitenden die Aufträge direkt in der App aufrufen und durchführen oder an dedizierte Mitarbeitende zuweisen.

Der zu 100% papierlose Prozess verkürzt lange Vorbereitungszeiten und verringert das Fehlerrisiko um ein Vielfaches. Die modernen und innovativen Oberflächen sorgen für einen schnellen und sicheren Prüfprozess, der nach GAMP5 entwickelt wurde.  Mit einem 4-Augen-Prinzip sowie der Einhaltung von Normen und Standards sind die revisionssicheren Ergebnisse direkt nach der endgültigen Freigabe im System verfügbar.

Wir haben Ihr Interesse geweckt?

Sie haben eine Anforderung im Umfeld der Kalibrierung? Sprechen Sie uns jederzeit gerne an!