Effiziente Zeitwirtschaft mit SAP HCM und SAP SuccessFactors

Zu den weniger glamourösen Aufgaben im Personalmanagement gehört die Zeitwirtschaft. Immerhin hat sich die Arbeitsweise verbessert: Früher arbeiteten sich die Personaler:innen durch viel Papier, um die Anwesenheits- und Arbeitszeiten planen, erfassen, kontrollieren und dokumentieren zu können. Man ahnt, wie sich der Job angefühlt haben muss, tausende Mitarbeiter:innen-Stunden akribisch aus Tabellen in die Lohnbuchhaltung zu übertragen. Das war zeitintensiv und nicht immer fehlerfrei. Dann kamen die ersten digitalen, aber isolierten Tools, die gelegentlich beim Datenexport und der Auswertung Schwächen zeigten. Heute gelingt die Zeitwirtschaft, etwa die Zeiterfassung, einfacher und durchgängiger. Die meisten grösseren Unternehmen nutzen integrierte HR-Lösungen, die die Zeitdaten in den verschiedenen Anwendungen verfügbar machen: Moderne Zeitwirtschaftssysteme berechnen die Löhne und Überstunden, die sie im Anschluss automatisch in die (SAP-) Lohnbuchhaltung übertragen.

Employee Self Service: So wird Ihre Zeitwirtschaft effektiv

Dennoch beschäftigt sich eine durchschnittliche HR-Abteilung im Alltag mehr als notwendig mit dem Thema Zeitwirtschaft. Das ändert sich erst mit der Einführung eines Employee Self Service (ESS). Arbeitszeiten erfassen, Schichten tauschen, Arbeitszeitwünsche eingeben, Dienstpläne einsehen, Urlaub anfragen, Auswertungen erhalten, neue Stammdaten eintragen: Die Mitarbeitenden können ihre persönlichen administrativen Angelegenheiten selbst erledigen. Das steigert in der Zeitwirtschaft massiv die Effizienz. Die zuständigen HR-Mitarbeiter:innen und Führungskräfte genehmigen Änderungen im System mit wenigen Klicks (Manager Self-Service, MSS) – und können sich anderen Aufgaben widmen.

Wenn allerdings immer mehr Mitarbeitende ihren Job mobil und remote erledigen, sollten auch ESS und MSS mobil und remote möglich sein. Genau daran mangelt es aber in vielen Unternehmen. Denn diese erledigen ihre Zeitwirtschaft in der On-Premises-Lösung SAP HCM, die keine ESS-Option erlaubt. Und HR-Abteilungen, die wiederum die Cloud-Lösung SAP SuccessFactors einsetzen, können damit keine Zeitwirtschaft und keinen Employee Self Service abbilden, denn bislang ist die integrierte SAP Zeiterfassung nur im „traditionellen“ SAP HCM vorgesehen.

SAP AddOn it.people time manager für SAP SuccessFactors

Diese Lücke schliesst jetzt der it.people time manager. Das SAP AddOn bringt mit einer durchdachten Integration von SAP On-Premises Zeitwirtschaft in SAP SuccessFactors „das Beste aus beiden Welten“ zusammen. Daten und Prozesse greifen ineinander, sodass sich SAP Zeiterfassung, -korrektur und Zeitwirtschaftsanträge mit den Vorzügen der Cloud verbinden. Zeit- und Entgeltnachweise sowie wichtige Kennzahlen werden übersichtlich dargestellt.

Die Integration der Cloud- und On-Prem-Lösung funktioniert dabei in beide Richtungen: In der Cloud erfasste Zeiten werden nahtlos in die SAP On-Premises Zeitwirtschaft repliziert, und umgekehrt stehen die Zeitwirtschaftsdaten in SAP SuccessFactors zur Verfügung. Dabei greift durchgängig das SAP SuccessFactors Berechtigungskonzept. Alle Aufgaben liegen in einem Workflow Basket zentral bereit und können mit der gewohnt komfortablen Usability erledigt werden.

Zeitwirtschaft mobil oder über den Desktop

Der Zugriff ist von überall über mobile Endgeräte möglich: Ein- und Ausstempeln, Genehmigung von Zeiten, Einsicht in Zeitkonten, automatischer Upload von Entgelt- und Zeitnachweisen. Das AddOn it.people time manager verbessert auf diese Weise nicht nur die Employee Experience, sondern stellt auch effiziente Self-Services für Mitarbeitenden und Manager bereit. Gleichzeitig wird die Personalabteilung entlastet, indem sie die komplett Zeitwirtschaft innerhalb von SAP SuccessFactors abwickeln kann.

KeyFacts zum AddOn it.people time manager:

  • Übersicht aller Zeitsalden und Zeitnachweise in SAP SuccessFactors
  • Simple Pflege von Zeitbuchungen und Abwesenheiten
  • Download von Zeitnachweisen sowie Upload relevanter Dokumente
  • Nutzerfreundliche Zeiterfassung der Mitarbeiter durch Vorgesetzte
  • Nahtlose Integration in die Oberfläche von SAP SuccessFactors
  • Prozessintegration in SAP SuccessFactors und SAP On-Prem Zeitwirtschaft
  • Auszahlungsanfragen in SAP SuccessFactors über Mitarbeiter-Sonderanfragen generierbar
  • Schneller Einblick in Zeiten durch Endanwender
  • Replikation der Zeitwirtschaftsdaten in SAP SuccessFactors
  • Mobile, geräteunabhängige Nutzung (durch vollständige Integration in SAP SuccessFactors App)
  • Workflows und Usability wie in SAP SuccessFactors – inklusive Berechtigungskonzept

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