Warum die Datenarchivierung für die heutige SAP-Umgebung wichtig ist

Der Gedanke an die Archivierung von Daten kann für manche Menschen beunruhigend sein. Wir sind es gewohnt, viele Informationen sofort zur Hand zu haben. Es fühlt sich bequem an, mehrere Jahre an Daten zu haben, auf die man bei Bedarf zurückgreifen kann. Daher stösst das Thema Archivierung von Produktions- oder Verkaufsaufträgen oft auf Widerstand. Wir glauben, dass diese Informationen nicht nur ein Wunsch, sondern ein Bedürfnis sind. Vielleicht brauchen wir den Kundenauftrag oder den Produktionsauftrag von vor 10 Jahren.

In der heutigen SAP-Umgebung gibt es jedoch mehrere Gründe, die uns zwingen, das Thema Datenarchivierung neu zu überdenken:

• Kostenoptimierung: Die Archivierung von Daten kann dazu beitragen, die mit der Speicherung grosser Mengen unnötiger Daten verbundenen Kosten zu senken. Durch die Archivierung von Daten, auf die weniger häufig zugegriffen wird, können wir den Speicherbedarf reduzieren, was zu erheblichen Kosteneinsparungen führt. Dadurch können wir unser IT-Budget effizienter einsetzen und in andere wichtige Bereiche unseres Unternehmens investieren.
• Verbesserte Systemleistung: Die Grösse der Datenbank wächst von Jahr zu Jahr rapide an, was sich auf die Leistung unserer Systeme auswirken kann, z. B. durch langsamere Antwortzeiten und längere Ausfallzeiten bei Wartungsarbeiten. Durch die Entlastung unserer aktiven Systeme werden die Anwendungen reibungsloser und schneller laufen, wodurch wir die Produktivität steigern und die Kundenzufriedenheit verbessern können. So werden beispielsweise Berichte und Monatsendaufgaben nicht mehr verzögert, und Kundenaufträge werden ohne unnötige Verzögerungen bearbeitet.
• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Durch die Archivierung von Daten können wir effektivere Data-Governance-Verfahren einführen. Die Archivierung ermöglicht es uns, klare Richtlinien für die Datenaufbewahrung zu definieren, Dateneigentümer zu bestimmen und Regeln für den Datenzugriff und die Datenlöschung aufzustellen. Dies fördert die Datenqualität, -genauigkeit und -integrität, während gleichzeitig die Datenredundanz minimiert und die Wahrscheinlichkeit eines unbefugten Zugriffs verringert wird.
• Business Intelligence und Analytik: Die Archivierung ermöglicht es uns, historische Daten effizient zu verwalten und darauf zuzugreifen, um Trendanalysen durchzuführen, Muster zu erkennen, die strategische Planung voranzutreiben, die Lieferkette zu optimieren und unsere Wettbewerbsvorteile zu nutzen.
• Künftige System-Upgrades und Migrationen: Ein gut strukturiertes Datenarchiv vereinfacht Upgrades/Service Packs sowie Migrationen auf SAP S/4HANA erheblich. Durch die Verringerung des Datenvolumens, das übertragen oder aktualisiert werden muss, können wir die Projektlaufzeiten insgesamt beschleunigen und gleichzeitig die Komplexität und die damit verbundenen Kosten reduzieren. Insbesondere der Übergang zu SAP S/4HANA bietet die Möglichkeit, die Datenspeicherung zu optimieren und die Systemleistung zu verbessern.

Wenn wir uns mit dem Konzept der Archivierung befassen, ist es wichtig zu erkennen, dass dies nicht nur eine IT-Entscheidung ist. Sie erfordert in erster Linie die Beteiligung des Unternehmens oder der Data Governance, um die Entscheidung voranzutreiben, während die IT den Plan ausführt. Hier sind zum Beispiel einige Fragen zu berücksichtigen:

• Wozu brauchen wir all diese Daten wirklich?
• Wie viel kostet es uns, diese Daten zu behalten?
• Welche Informationen sind wichtig, welche nicht?
• Was ist der Unterschied zwischen „langfristiger“ Berichterstattung und „kurzfristiger“ Berichterstattung?
• Wie sieht unsere Aufbewahrungspolitik aus?
• Brauchen wir diese Informationen später oder können sie gelöscht werden?
• Welche Informationen sind für die Berichterstattung erforderlich?

Zur Klärung einiger Definitionen:

• Datenarchivierung: Verringerung der Grösse einer Datenbank durch Auswahl grosser Datenmengen, die nicht mehr benötigt werden.
• Archivieren: Bezieht sich auf Daten, die archiviert wurden und zu einem späteren Zeitpunkt als Referenz abgerufen werden können.
• Löschung: Bezieht sich auf Daten, die nicht mehr benötigt werden und dauerhaft gelöscht werden können.

Viele Unternehmen haben keine Aufbewahrungsrichtlinien aufgestellt. In einer Aufbewahrungsrichtlinie werden die Regeln für die Aufbewahrungsfristen von Daten festgelegt. Sollen die Daten nach Ablauf der vorgesehenen Lebensdauer in einem Archiv aufbewahrt werden oder können sie einfach gelöscht werden? Aufbewahrungsfristen werden oft in Jahren gemessen. Finanzdaten müssen beispielsweise 7 Jahre lang aufbewahrt werden, um den GAAP-Aufbewahrungsrichtlinien zu entsprechen. Was soll nach 7 Jahren mit diesen Informationen geschehen? Sollen sie online bleiben, oder sollen sie in ein Archiv verschoben werden? Was ist mit nicht-finanziellen Informationen? Haben sie eine kürzere Lebensdauer, z. B. 4 Jahre? Darüber hinaus sind Informationen wie Systemprotokolle, EDI-Transaktionen oder vorübergehende Systembewegungen möglicherweise nur für einige Monate relevant, bevor sie zu Daten werden, die wertvollen Speicherplatz belegen. Auch die Berichterstattung spielt bei den Aufbewahrungsrichtlinien eine wichtige Rolle, da einige Berichte auf bestimmte Informationen angewiesen sind. Ziehen Sie in Erwägung, weniger kritische Informationen für langfristige Berichtszwecke in ein Data Warehouse zu verschieben.

Jetzt, wo Sie diese Ideen in der Hand haben, wie fangen Sie an? Überlegen Sie zunächst, welche Faktoren Sie zur Datenarchivierung veranlassen. Legen Sie auf der Grundlage dieser Faktoren Ziele fest und bestimmen Sie, was Sie mit der Datenarchivierung erreichen wollen. Führen Sie dann eine Bewertung Ihres Systems durch, um die Bereiche mit der höchsten Datennutzung und -speicherung zu ermitteln. Diese Bewertung wird zeigen, wo sich die grössten Datenmengen in der Datenbank befinden.

Mit einem guten Plan können Sie eine bessere Systemleistung, eine Kostenreduzierung durch Verringerung der Datenbankgrösse und sauberere Informationen in der Datenbank feststellen.