Mehr Standard, mehr Flexibilität, mehr Zukunft

Das Unternehmen STABILO stellt seit 1855 Schreibgeräte her, ist immer noch in Familienbesitz, international breit aufgestellt und innovativ.

In Deutschland dürfte jeder die ikonischen Fineliner und farbenfrohen Textmarker der Firma kennen, zudem werden die Stifte in 180 Ländern verkauft. Angesichts der komplexen Strukturen in Produktion und Vertrieb ist es kein Wunder, dass hier seit über 20 Jahren SAP als ERP-System gesetzt ist, berichtet Christian Stücke, Head of Informationsystems, Communications & Organisation. Er verantworte die IT der Stiftsparte STABILO International und hat die Transformation von SAP ECC zu S/4HANA als Projektleiter gesteuert – „je nach Phase war es eine Aufgabe, eine Bürde oder ein Vergnügen“. Stücke selbst hat sich für das Vorhaben bewusst etwas aus dem operativen IT-Geschäft herausgezogen, um die Transformation aus der Perspektive der gesamten Organisation voranzubringen. Zur Einordnung: STABILO ist durchaus „SAP-minded“, mit ausgeprägten Prozessen, vielen Modulen im Einsatz – und der Standard ist über die Jahre in weite Ferne gerückt. Viel wurde in Individualentwicklung investiert, vor allem im Vertrieb. „Die Transformation hat uns Zeit und Energie gekostet, aber auch signifikante Veränderungen gebracht“, fasst Stücke das Projekt zusammen.

Mit SAP kennt sich auch Anette Haupt aus, im Management-Board von STABILO verantwortlich für IT, HR, Accounting & Controlling. „SAP hat mich seit vielen Jahren begleitet, ich war gleich nach dem Studium Anwenderin und habe seinerzeit auch eine Umstellung von R/2 auf R/3 mitgemacht.“ Die Managerin bezeichnet das S/4-Transformationsprojekt als ihre „Herzensangelegenheit“ – schließlich weiß sie auch um die wirtschaftliche Bedeutung eines modernen, integrierten Systems. „Neben der Perspektive, eines Tages ohnehin auf S/4HANA umsteigen zu müssen, spielte die Komplexität unserer Landschaft eine wichtige Rolle für die Transformation.“ Beispielsweise passten Strukturen wie Buchungskreise und Länderorganisationen nicht mehr zu den Empfehlungen der SAP, was weitere Individualentwicklungen in R/3 nach sich gezogen hätte.

Von SAP ECC auf S/4HANA: Schon ab 2015 hatte IT-Leiter Christian Stücke Studien durchgeführt, die zum Schluss gekommen sind, dass die ERP-Landschaft komplett umgebaut werden müsste. Im gleichen Jahr brachte SAP die neue Plattform S/4HANA auf den Markt. Daher suchte STABILO International den optimalen Ansatz für die Transformation: ein gemeinsames Projekt oder zwei aufeinander aufbauende Ansätze, Greenfield oder Brownfield? Nach reiflicher Überlegung wurde entschieden, die Vorhaben – Umbau der Strukturen, dann technische Migration auf S/4 – zu bündeln, um die Auswirkungen auf die Organisation zu konsolidieren: „Wir nutzen die technologische Chance und starten den Umstieg, sobald S/4HANA die richtige Reife für uns hat“, erinnert sich Stücke an die damalige Entscheidung. In diesem Zuge sollten auf der grünen Wiese neue Strukturen mit S/4HANA aufgebaut werden: sauber, standardisiert, schlanker und vereinfacht. Insgesamt 3,5 Jahre hat es gedauert, bis STABILO International den Schalter umlegen konnte, Corona und zusätzliche Entwicklungen sowie Testaufwände haben das Projekt in die Länge gezogen.

In der Ausschreibung für das Vorhaben namens „B4CKBONE“ konnte sich NTT DATA Business Solutions – damals noch itelligence – durchsetzen: „Wir haben uns für einen Berater entschieden, der Prozess-Know-how und Branchenkenntnis vorweisen konnte.“ Und es zeigte sich: Consulting ist People-Business – auf beiden Seiten. In einigen Teilprojekten stimmte die Chemie auf Anhieb, in anderen dauerte es, bis die Experten auf Augenhöhe unterwegs waren und sich das Erwartungs-Management an der Schnittstelle der Zusammenarbeit eingeschwungen hatte. „Es war ein herausforderndes Projekt“, fasst Stücke zusammen, „aber in den letzten zwölf Monaten waren alle auf das Ziel ausgerichtet und wussten, was zu tun ist“. Bis zum Cut-Over im Februar 2023, der reibungslos funktionierte.

DIE SCHWAN-STABILO GRUPPE

Die Firma STABILO International GmbH ist Teil der Unternehmensgruppe Schwan-STABILO, die aus drei eigenständigen Geschäftsfeldern besteht: Kosmetik, Schreibgeräte und Outdoor.

Der Stifthersteller STABILO International entstand vor mehr als 165 Jahren in Nürnberg, das kreative Herz schlägt heute im Vorort Heroldsberg. Hergestellt werden die Produkte in eigenen Werken in Deutschland, Tschechien und Malaysia. Der Namenszusatz „International“ ist keine Übertreibung – die Schreibgeräte des Unternehmens werden in über 180 Ländern verkauft.

Schwan Cosmetics ist ein weltweit führender Private-Label-Produzent für Kosmetikstifte und -produkte. Die Outdoor-Marken Deuter, Ortovox, Maier Sports und Gonso sind bekannt für ihre Innovationskraft und höchste Qualitätsansprüche.

stabilo.com

Die STABILO International GmbH hat ihr ERP-System SAP ERP ECC 6.0 in SAP S/4HANA überführt. Die NTT DATA Business Solutions AG unterstützte das Projekt „B4CK- BONE“ in den Themenfeldern

• Projektmanagement
• Prozessanalyse, -beratung und -definition
• Implementierung
• Entwicklung
• Datenmigration
• Go-live-Unterstützung

Das Projekt dauerte über drei Jahre, Go-live war im Februar 2023. Der Big Bang erfolgte gleichzeitig in 13 Ländern, im Fokus der Transformation standen die Prozesse in den Bereichen Planung, Vertrieb, Logistik, Einkauf, Produktion, Accounting und Controlling. „B4CKBONE war mehr als nur eine S/4HANA-Transformation“, berichtet Christian Stücke, IT-Leiter von STABILO. „Es umfasst unser komplettes Kerngeschäft und die Kernprozesse, zudem haben wir das Reporting neu aufgesetzt und mit SAP IPB sowie SAP EWM zwei neue Lösungen eingeführt.“

Im Rahmen des Projektes wurde ein Reengineering der Top-Prozesse durchgeführt (Greenfield) und diese weitgehend in den SAP-Standards abgebildet (Fit-To-Standard- Approach). Ziel war, durch die besser beherrschbaren Abläufe die Agilität und Geschwindigkeit in der Organisation zu steigern. „Zusammen mit dem professionellen Team von STABILO und unserer erfahrenen Mannschaft haben wir eine nachhaltige Verbesserung der Prozesslandschaft erreicht“, sagt Siegfried Oehler, Senior Account Manager von NTT DATA Business Solutions. „Über den Greenfield-Ansatz und eine neue Usability durch Fiori auf Basis der modernen SAP-Plattform kann STABILO jetzt das Geschäft der Zukunft optimal unterstützen.“

SAP-Kompetenz als Erfolgsfaktor

STABILO-Managerin Haupt legt Wert darauf, „dass wir die Prozesskompetenz im Hause haben und den Eigenbetrieb sowie die Weiterentwicklung der Systeme sicherstellen können“. Dies zeige sich aktuell im Nachgang zum Go-live, wo einige zeitlich nach den Go-live geplante Implementierungen weitgehend aus eigener Kraft umgesetzt werden. „Das gibt unseren Mitarbeitenden die Sicherheit, mit dem System gut umgehen zu können und den Erfolg selbst in der Hand zu haben.“ In Summe waren rund 80 Personen des Unternehmens an der Umsetzung beteiligt – circa 20 SAP-Spezialistinnen und -Spezialisten aus der internen IT sowie etwa 60 STABILO-Mitarbeitende. Letztere haben die Transformation bei Prozessdefinitionen, dem Testing oder als Key User unterstützt. „Schließlich nutzen wir flächendeckend SAP vom Ein- kauf über die Produktion, die komplette Logistik-Steuerung und den Vertrieb bis Finance und Controlling einschließlich des Reportings“, berichtet Haupt.

Silos einreißen mit S/4-Energie

Neben der technischen Herausforderung galt es auch, alle Fachbereiche für den Wandel und hier speziell für den Greenfield-Ansatz zu öffnen. Schließlich waren viele Lösungen selbst entwickelt worden – plötzlich standen über Jahre optimierte und liebgewonnene Individuallösungen von Mitarbeitenden auf dem Prüfstand.

„Die Menschen mussten über den Tellerrand blicken und sich auf eine Gesamtlösung einlassen, die den Wandel bereichsübergreifend unterstützt“, so Haupt. Es sei ein großer Gewinn gewesen, dass im Rahmen des Vorhabens die Teilprojektleiter gemeinschaftlich Entscheidungen getroffen hätten und das Verständnis der einzelnen Bereiche füreinander gewachsen sei. „Das S/4-Projekt hat eine Energie freigesetzt, die uns durch den weiteren Entwicklungsprozess trägt, und wir werden dieses Momentum für den fortgesetzten Change in der Organisation mitnehmen.»

Ein Ziel der Transformation war natürlich, Effizienzen zu schöpfen. „Dabei ist uns bewusst, dass sich diese nur Schritt für Schritt realisieren lassen“, räumt IT-Leiter Stücke ein. Doch trotz der noch laufenden Nacharbeiten sehe man bereits die ersten Erfolge: „Im Bereich Analytics zeigt sich etwa, dass Fachabteilungen viel schneller an Daten kommen.“ Hätten die Planungsläufe früher zwölf Stunden betragen und mussten über Nacht erfolgen, habe sich dies heute auf gut zwei Stunden reduziert. Hinzu komme die neue Arbeitsweise mit Fiori – ein Großteil der Anwender bezeichne die neue Oberfläche als „angenehmer“. Und für die IT selbst sei es gelungen, einige der alten Lasten und schwierigen Programme abzulegen. „Daher erwarte ich mir mittelfristig eine Entlastung der IT-Mitarbeiter und der Organisation.“

Von SAP ECC auf S/4HANA: Dass die Entscheidung für die S/4HANA-Transformation relativ früh getroffen und dann auch konsequent umgesetzt wurde, freut auch Board-Member Anette Haupt. „Wichtig ist, dass dadurch viele Impulse für den Wandel in die Organisation hineingetragen wurden und das Verständnis der einzelnen Bereiche füreinander gewachsen ist.“ Jetzt setze STABILO große Hoffnungen in die hinzugewonnene Flexibilität, um neue Anforderungen aus dem Markt schneller und einfacher umsetzen zu können. Schließlich sei am Ende nur ein kleiner Teil der Individualentwicklungen übrig geblieben, die überwiegende Mehrheit der Anforderungen hätten sie über Standards abgebildet. „Ich sehe den Umstieg nach wie vor als zukunftsweisend“, bilanziert Haupt, „weil wir in der IT und der Organisation eine Flexibilität gewonnen haben, die uns R/3 nicht mehr bieten konnte.“