Nutzen Sie das volle Potenzial von SAP Invoice Management

Die Rechnungsverarbeitung ist ein klassisches Beispiel für die Digitalisierung von Dokumenten und strukturierten Prozessabläufen. Rechnungen gehen in unterschiedlichen Formaten ein, wie Papier, E-Mail, XML, IDoc oder über Business Plattformen. Die relevanten Daten werden extrahiert, auf Vollständigkeit und Plausibilität geprüft. Ausnahmen werden mittels SAP Workflows effizient bearbeitet und die benötigten Freigaben vor der Buchung und Zahlung eingeholt.

VIM stellt dafür verschiedene Komponenten zur Verfügung, die auch in Beyond-Invoice-Szenarien angewendet werden können:

• Scannen von Papierbelegen
• Empfang von E-Mail mit Anhängen
• Import elektronischer Dokumente
• Archivierung der Dokumente
• Extraktion der Nutzdaten
• Transformation von strukturierten Dokumenten (ZUGFeRD, X-Rechnung, FatturaPA, PEPPOL, UBL etc.)
• Workflowbasierte Rechnungsverarbeitung
• Web-basiertes SAP Fiori als User-Interface
• Endverbuchung in den Standard SAP-Transaktionen.
• Monitoring der Dokumenten-Prozesse

Neben dem direkten Datenaustausch über standardisierte Datenformate wird ein grosser Teil der B2B-Kommunikation weiterhin über E-Mail (PDF-Anhang) und Papierbelege abgewickelt. VIM Foundation ermöglicht die Kombination verschiedener Eingangskanäle sowie die elektronische Archivierung eingehender Dokumente in einem „Langzeit-Format“. Die frühe Archivierung der Originaldokumente ist unerlässlich für den anschliessenden Workflow und gewährleistet, dass alle Entscheidungen auf derselben Grundlage getroffen werden.

Die wichtigste Komponente der Verarbeitung bildet die intelligente Optical Character Recognition Engine. Diese steht sowohl On-Premise also auch als Cloud-Variante zur Verfügung. Sämtliche eingehende Dokumente, wie E-Mails mit Anhängen, werden unmittelbar an das SAP-System weitergeleitet. Dort werden die Dokumente extrahiert, im Archiv abgelegt und der Workflow zur Weiterverarbeitung gestartet.

Die OCR-Extraktion läuft je nach Bedarf mehrmals, um Dokumente automatisch zu klassifizieren und den jeweiligen Geschäftsprozessen zuzuordnen. Nachdem der Prozess bekannt ist, können auch die dafür benötigten Daten auf dem Beleg gesucht und extrahiert werden.

Im Zentrum der OCR-Bearbeitung der „VIM Beyond Invoices“-Lösung steht die Anwendung der beiden Komponenten Document Classification und Data Extraction.

Dazu stehen unterschiedliche Methoden zur Verfügung, wie zum Beispiel die Entitäts-Erkennung zur Bestimmung prozessabhängiger Organisationseinheiten (wie Buchungskreis, Lieferant, Debitor, Werk etc.) oder die Bestell- und Referenznummern, anhand von Nummernkreis-Intervallen oder regulären Ausdrücken mit Abgleich der SAP-Stammdaten.

Die intelligente OCR-Extraktion lernt von den Aktionen der Benutzer ohne spezifische Offline-Trainings-Sessions. Diese Funktionalität ermöglicht die intuitive Implementierung neuer Formulare und Felder innert kürzester Zeit – ohne Programmierung oder Scripting der OCR-Erkennung. Bereits vorkonfigurierte Knowledge-Bases werden so ohne weiteres Zutun um die neuen Feldinhalte erweitert und für zukünftige Belege zur Verfügung gestellt.

Die Extraktion von Dokumenten auf Arabisch, Chinesisch oder anderen Schriftsätzen wird prinzipiell unterstützt.

VIM Beyond Invoices bündelt alle vorhandenen Komponenten als leistungsstarke Plattform zur Implementierung dokumentenbasierter Prozesse als Add-On sowohl für SAP ECC als auch für aktuelle SAP S/4 HANA-Versionen.

Vorteile umfassen:

• Vereinfachte Dateneingabe, -validierung und -verarbeitung
• Verknüpfung unterschiedlicher Geschäftsobjekte im SAP
• Ganzheitliche Sicht auf Prozesse
• Beschleunigte Workflow-Implementierungen
• Flexible Anbindung von Geschäftspartnern über elektronische Eingangskanäle
• Monitoring und Auswertung aller Prozessschritte

Der Einsatz der Komponenten als umfassende Plattform zur Workflow-basierten Verarbeitung eingehender Dokumente in unterschiedlichen Geschäftsprozessen ermöglicht es, sämtliche eingehende Dokumente formatunabhängig einheitlich digital zu verarbeiten. Die Dateneingabe, -validierung und -verarbeitung wird vereinfacht, es werden unterschiedliche Geschäftsobjekte im SAP verknüpft und eine ganzheitliche Sicht ermöglicht. Darüber hinaus werden Workflow-Implementierungen im SAP beschleunigt und Geschäftspartner über elektronische Eingangskanäle flexibel angebunden. Die Workflow-Schritte werden über die SAP Fiori-Technologie unmittelbar auf mobilen Geräten zur Verfügung gestellt. Jeder Prozessschritt wird aufgezeichnet und kann zu Monitoring- und Nachvollziehbarkeitszwecken ausgewertet werden.

Zusätzlich zur Installation des „VIM Beyond Invoices“-Add-Ons stehen Solution Accelerators mit vorkonfigurierten Templates zur Verarbeitung von Bestellbestätigungen, Auftragsbestätigungen oder Lieferscheinen zur Verfügung.

Jeder der Solution Accelerators beinhaltet ein vorkonfiguriertes Daten-Mapping, Geschäfts-Regeln, Bearbeiter-Rollen, Workflow-Templates und Prozess-Optionen (Actions). Integrierte Machine-Learning-Szenarien erleichtern die Konfiguration des Belegeingangs und die Extraktion der relevanten Daten. Zudem wurde über SAP Smart Forms eine erweiterte PDF-Anzeigefunktion eingeführt, die die einheitliche Anzeige von Daten aus XML-Dateien ermöglicht.

Quelle der Abbildungen: OpenText

Die Optimierung der bestehenden Geschäftsprozesse ist ein integraler Bestandteil jeder Unternehmensorganisation. Haben Sie SAP Invoice Management bereits im Einsatz und aufgrund von weniger Eingangsrechnungen noch ungenutzte Lizenzen herumliegen?

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