Blogreihe: SAP Concur

Strategisches Ausgabenmanagement mit SAP Concur

In einer Welt, in der die Ausgaben für Geschäftsreisen jährlich Billionen von Dollar erreichen, ist ein effektives Ausgabenmanagement entscheidend. SAP Concur bietet Unternehmen die Möglichkeit, nicht nur Prozesse zu automatisieren, sondern auch finanzielle Kontrolle und Transparenz zu steigern. Entdecken Sie, wie skalierbare Lösungen, Echtzeit-Daten und benutzerfreundliche Anwendungen Ihr Unternehmen voranbringen – und wie Sie dabei langfristig Kosten sparen können.

Julia Geier | Februar 25, 2025 | 3 min

Die Global Business Travel Association prognostiziert, dass die weltweiten Ausgaben für Geschäftsreisen bis Ende 2024 fast 1,5 Billionen US-Dollar erreichen und bis 2028 sogar die Marke von 2,0 Billionen US-Dollar überschreiten werden. Angesichts dieser Entwicklung wird die Technologie für das Ausgabenmanagement zunehmend strategisch relevant.

Ausgabenmanagement ist weit mehr als eine betriebliche Verbesserung – es ist ein strategischer Vermögenswert, der unmittelbare Auswirkungen auf die Agilität, Genauigkeit und finanzielle Stabilität eines Unternehmens hat. Der Weg zu einem effektiven Ausgabenmanagement kann jedoch mit Herausforderungen verbunden sein: von Integrationsproblemen bis hin zur Sicherstellung der Akzeptanz durch die Nutzenden.

Wenn jedoch die wesentlichen Aspekte beachtet werden, können diese Werkzeuge zu effizienten Motoren für wirtschaftliche Einsichten und organisatorisches Wachstum werden. Gleichzeitig gewinnen Teams durch automatisierte Prozesse mehr Zeit, um sich auf strategische Initiativen zu konzentrieren und dem Unternehmen langfristig Mehrwert zu bringen.

Mit dem Wachstum eines Unternehmens wird die Verwaltung von Ausgaben immer komplexer. Ein effektives Ausgabenmanagementsystem muss deshalb skalierbar sein, um mit der Organisation zu wachsen. SAP Concur bietet die Möglichkeit:

Grössere Mengen von Anfragen zu bewältigen
Sich an veränderte Vorschriften anzupassen
Mehrere Währungen und Anforderungen verschiedener Länder zu unterstützen

Diese Skalierbarkeit ist unerlässlich, um manuelle Tätigkeiten zu minimieren und die Kontrolle über Finanzdaten zu behalten – besonders für international tätige Unternehmen.

SAP Concur und andere zentralisierte Lösungen für das Ausgabenmanagement lassen sich nahtlos in ERP-, CRM-, HR- und Buchhaltungssysteme integrieren. Dies ermöglicht:

Automatisierte Datenfeeds, die Eingabefehler reduzieren
Höhere Genauigkeit und Konsistenz von Finanzdaten
Einen einheitlichen Überblick über alle Ausgaben

Ein weiterer wesentlicher Vorteil ist die Einhaltung von Richtlinien. Automatisierte Funktionen wie Schwellenwertwarnungen und Richtlinienkontrollen helfen dabei, Compliance-Standards sicherzustellen, das Prüfungsrisiko zu minimieren und die finanzielle Kontrolle zu stärken.

Ein häufiges Problem bei der Einführung neuer Technologien ist die Akzeptanz der Nutzenden. SAP Concur begegnet diesem mit einer benutzerfreundlichen mobilen Anwendung. Diese ermöglicht es den Mitarbeitenden:

Belege direkt zu fotografieren und an Spesenanträge anzuhängen
Reisen und Ausgaben unterwegs zu organisieren
Prozesse schnell und unkompliziert abzuschliessen

Die intuitive Bedienung fördert die Akzeptanz und reduziert den Verwaltungsaufwand. Finanzteams profitieren, da weniger Zeit für die Nachverfolgung fehlender Belege aufgewendet werden muss und der Fokus auf die strategische Finanzplanung gelegt werden kann.

Fundierte finanzielle Entscheidungen erfordern präzise und aktuelle Informationen. Ein zentrales Ausgabenmanagementsystem wie SAP Concur bietet eine konsolidierte Sicht auf alle Ausgaben – einschliesslich ausstehender Genehmigungen.

Diese Transparenz ermöglicht es Finanzteams, proaktive und datenbasierte Entscheidungen zu treffen, Ressourcen effizient zu nutzen und Wachstum zu fördern. Analysen helfen zudem, Ausgabendaten strategisch einzusetzen. Unternehmen können Trends erkennen, die Budgetnutzung analysieren und Einsparpotenziale identifizieren – für ein besser kontrolliertes organisatorisches Wachstum.

Die Wahl der richtigen Lösung für das Ausgabenmanagement ist mehr als eine technologische Entscheidung – sie ist eine strategische Investition in operative Effizienz, Datengenauigkeit und Skalierbarkeit.

Durch die Bewältigung von Herausforderungen wie Integrationsproblemen, Compliance-Anforderungen und Akzeptanz bei den Mitarbeitenden können Unternehmen ihre Finanzdaten besser kontrollieren und ihre Teams effizienter arbeiten lassen. Mit SAP Concur schaffen Sie eine solide Grundlage für intelligente, wachstumsorientierte Entscheidungen und fördern den langfristigen Erfolg Ihres Unternehmens.

Haben Sie Fragen zum strategischen Ausgabenmanagement oder möchten Sie erfahren, wie SAP Concur Ihre Prozesse optimieren kann? Unsere Expert:innen bei NTT DATA Business Solutions unterstützen Sie gerne dabei, die passende Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.

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Julia Geier

Consultant, Human Capital Management