Immer einen Schritt voraus mit dem Smart Coding von OpenText

Schonen Sie Ihre Nerven

Wissen Ihre Kollegen auch nicht immer, wie eine Rechnung zu kontieren ist? Werden Sie immer wieder mit den gleichen Anfragen überrannt, wie zum Beispiel: „Auf welches Sachkonto geht die Rechnung vom Mobilfunkanbieter?“ „Welches Steuerkennzeichen muss ich bei 8% bei Inlandsrechnungen verwenden?“ „Wie lautete die Kostenstelle der IT schon wieder?“  

SAP Invoice Management by Opentext und das innovative Smart Coding bieten nun endlich die Lösung dafür. Ihre Freigeber erhalten innerhalb von wenigen Sekunden einen Kontierungsvorschlag, der auf bereits gebuchten Rechnungen basiert und mit künstlicher Intelligenz bereitgestellt wird. So sparen Sie Zeit, Geld – und schonen Ihre Nerven!  

Kurz und knapp: Was ist SAP Invoice Management by OpenText?

SAP Invoice Management by OpenText ist eine Softwarelösung, die die effiziente Verarbeitung von Rechnungen in Unternehmen ermöglicht. Sie integriert sich nahtlos in bestehende SAP-Systeme und automatisiert den gesamten Prozess der Rechnungsverarbeitung, von der Erfassung bis zur Buchung. Durch intelligente Technologie und präzise Algorithmen hilft sie, Fehler zu reduzieren, den manuellen Arbeitsaufwand zu minimieren und die Compliance zu verbessern. 

Kontierungen automatisieren mit Smart Coding

Smart Coding ist eine Erweiterung, um die Kostenzuordnung bei nicht bestellbasierten Rechnungen anhand vergangener gebuchter Rechnungen zu automatisieren. Basierend auf einer definierten Übereinstimmung werden Kontierungselemente und Sachkonten automatisch vorgeschlagen. 

Ohne Smart Coding müssen Freigeber die Kostenobjekte manuell zuweisen. Diese Tätigkeit erfordert häufig zeitaufwändiges Recherchieren, zum Beispiel durch das Überprüfen alter Rechnungen, das Befragen eines Kollegen, das Lesen von Kontierungshilfen oder das Suchen im Hilfemenü des entsprechenden Feldes.  

Bei 100’000 Rechnungen im Jahr und durchschnittlichen drei Minuten Zeitverlust pro Rechnung ergibt das 5’000 Stunden. Mit einem angenommenen Kostensatz von 70 CHF ergibt sich somit ein jährlicher Einsparpotenzial von 350’000 CHF.  

Es gibt drei verschiedene Automatisierungsgrade, um die Kostenzuordnung effizienter zu gestalten: 

1. Vollautomatisiert
   Die Kostenzuordnung erfolgt im Hintergrund anhand der Analyse vergangener gebuchter Rechnungen. Die Rechnungen (ohne Bestellbezug) werden in die Freigabe gesendet und der erste Freigabeschritt, der sog. Kontierungsschritt wird übersprungen. 
2. Teilautomatisiert
   Bei dieser Variante erfolgt die Kostenzuordnung analog der vollautomatisierten Variante. Der Unterschied ist, dass der Kontierungsschritt nicht übersprungen wird, d.h. die Kostenzuordnung dient als Vorschlagswert und muss vom Erstfreigeber, dem sog. Kontierer, bestätigt oder ggf. korrigiert werden.  
3. Unterstützend
   In der dritten Variante kann der Kontierer im Freigabeschritt eine Funktion aufrufen, um sich die vorgeschlagenen Kontierungselemente anzeigen zu lassen und zu übernehmen. 

Übrigens: jeder Schritt wird protokolliert und steht für Auswertungen jederzeit zur Verfügung.