Segen statt Fluch – Was für eine ERP-Lösung in der Cloud spricht

Bis vor wenigen Jahren scheute der Mittelstand in Deutschland die Cloud wie der Teufel das Weihwasser. Das hat sich mittlerweile geändert. Zwar gelten Software as a Service (SaaS), Infrastructure as a Service (IaaS) und Platform as a Service (PaaS) noch nicht bei jedem Unternehmen als Segen. Die Vorbehalte haben aber deutlich abgenommen – die Beurteilung von Vor- und Nachteilen fällt mittlerweile deutlich sachlicher aus.

So führten die Verantwortlichen lange Zeit vor allem die Datensicherheit als Argument gegen die Cloud an. Hier hat sich mittlerweile die Einsicht durchgesetzt, dass Daten im Rechenzentrum eines Cloud-Anbieters – letztlich liegen die Daten ja immer auf einem Server – besser gegen Verlust, Missbrauch oder Diebstahl geschützt sind als auf der eigenen Hardware am Unternehmensstandort. Hinzu kommt: Wenn die Daten in einem Rechenzentrum in Deutschland – oder einem anderem Land der EU – gespeichert sind, gibt es auch rechtlich keine Probleme. Unbehagen bereitete vielen Unternehmen ausserdem, sich mit der Nutzung einer Cloud-Lösung abhängig von einem Anbieter zu machen. Dagegen lässt sich einwenden: Software, Infrastruktur und Plattformen in der Cloud sind zwar meist proprietär und keine Open-Source-Lösungen. Sie sind aber dennoch offen, können leicht an andere Systeme angebunden werden und lassen sich durch andere Cloud- oder On-Premise-Anwendungen ergänzen. Ausgeräumt ist damit auch die Befürchtung, Cloud-Angebote seien starr und unflexibel. Das Gegenteil ist der Fall – vor allem im Vergleich zu On-Premise-Systemen.

Mit der Cloud in die digitale Zukunft

Nachdem Unternehmen ihre kritische und häufig etwas unreflektierte Haltung gegenüber der Cloud mehr und mehr aufgeben, erkennen sie zunehmend die vielen Vorteile, die ihnen die Technologie bietet. Und die haben vor allem vor dem Hintergrund der digitalen Transformation ein enormes Potenzial.

Schnelle Implementierung:

Während beispielsweise die Einführung eines ERP-Systems als On-Premise-Software ohne weiteres über ein Jahr dauern kann, lässt sich das in der Cloud in vier bis sechs Monaten realisieren. Das hohe Tempo hängt vor allem damit zusammen, dass in der Cloud-Variante Geschäftsprozesse vordefiniert sind und nur noch an die individuellen Anforderungen angepasst werden müssen. Ausserdem können Unternehmen Best-Practice-Szenarien nutzen, was die Einführung zusätzlich beschleunigt.

Skalierbarkeit:

Charakteristisch für Cloud-Lösungen ist, dass sie einfach skalierbar sind. Das gilt sowohl in Bezug auf die Funktionen als auch in Bezug auf die Anzahl der Nutzer. Unternehmen können eine neue Software, Infrastruktur oder Plattform also zunächst in geringem Umfang einsetzen – beispielsweise nur für einen bestimmten Geschäftsprozess. Der Einsatz lässt sich dann sukzessive ausweiten: wenn das Unternehmen vom Cloud-Angebot überzeugt ist, wenn neue Anforderungen hinzukommen oder wenn die Zahl der Mitarbeiter – und damit der Anwender – steigt. Möglich ist das alles, weil die Funktionen eben nicht in die IT-Landschaft des Unternehmens integriert werden müssen, sondern diese als Services einfach über das Internet bezogen werden können. Das erlaubt es auch, Funktionen oder Nutzer sehr kurzfristig hinzuzunehmen.

Total Costs of Ownership:

Eng mit dem geringen Implementierungsaufwand und der Skalierbarkeit sind die verglichen mit On-Premise-Lösungen tendenziell niedrigeren Total Cost of Ownership  verbunden. Denn zum einen entfallen die häufig sehr aufwendigen und damit auch kostenintensiven Einführungsprojekte – die Anpassung der Cloud-Lösung an die spezifischen Anforderungen ist sehr zügig realisierbar. Und zweitens zahlen die Unternehmen nur das, was sie wirklich nutzen. Jedenfalls bei Pay-per-Use-Modellen. Und die sind im Cloud-Umfeld üblich.

Standortunabhängiger Zugang:

Um eine Cloud-Lösung zu nutzen, sind lediglich eine Internetverbindung und ein Browser erforderlich. Daher lässt sich mit jedem webfähigen Device und von jedem Ort aus auf eine solche Software, Infrastruktur oder Plattform zugreifen. Das ist zum einen ein Vorteil, weil sich die Arbeitsgewohnheiten immens geändert haben. Das Home Office ist zum Beispiel längst keine Ausnahme mehr. Zum anderen sind auch mittelständische Unternehmen immer häufiger global aufgestellt oder arbeiten mit Partnern auf der ganzen Welt zusammen. Der gemeinsame unkomplizierte Zugriff auf Funktionen und Daten, erleichtert die Kooperation enorm.

Aktualität und Zukunftsfähigkeit:

Softwarehersteller sorgen mit Patches und Updates dafür, dass On-Presmise-Lösungen regelmässig aktualisiert werden – um beispielsweise erkannte Sicherheitslücken zu schliessen. Substanziell weiterentwickelt wird die Software auf diese Weise aber nicht. Und deshalb steht früher oder später ein Releasewechsel an. Bei Cloud-Lösungen ist das grundlegend anders: Die Hersteller arbeiten kontinuierlich an den Systemen und spielen etwa verbesserte Funktionen sofort ein. Davon profitieren alle Nutzer unmittelbar. Cloud-Lösungen wandeln sich parallel zu den sich wandelenden Rahmenbedingungen, was sicherstellt, dass sie auch in Zukunft genutzt werden können. Für ERP-Cloud-Lösungen erfolgt das in der Regel viermal im Jahr.

Die Cloud als Chance beim ERP-Wechsel

All diese Vorteile gelten grundsätzlich für jedes Cloud-Angebot: für sämtliche Formen von SaaS, IaaS und PaaS. Besonders interessant sind für Unternehmen derzeit aber ERP-Systeme in der Cloud. Das deshalb, weil diese nach wie vor das Herzstück der Unternehmens-IT sind. Ein Herzstück, das häufig schon lange im Einsatz ist und daher kaum noch den Anforderungen gerecht wird, die die Digitalisierung mit sich bringt. Es besteht also Handlungsbedarf bei vielen Unternehmen. Und dem begegnen die Hersteller mit neuen ERP-Systemen – die mit In-Memory-Datenbanken, Analyse-Tools und Künstlicher Intelligenz ausgestattet sind. Und die fast immer auch als Cloud-Variante angeboten werden. Wenn Unternehmen also ohnehin vor einem Wechsel des ERP-Systems stehen, sollten sie sehr genau prüfen, ob der Schritt in die Cloud nicht der richtige Weg ist. Tatsächlich lassen sich kaum Szenarien vorstellen, in denen das nicht der Fall ist.

Für Unternehmen, die sich mit dieser Möglichkeit beschäftigen, empfiehlt sich ein Vorgehen in fünf Schritten:

1. Unternehmen sollten recherchieren, ob am Markt eine Cloud-ERP-Lösung verfügbar ist, die auf die eigenen Branche zugeschnitten ist – mit Blick auf die vordefinierten Geschäftsprozesse und Best Practices ist das ein relevanter Punkt.
2. Unternehmen sollten prüfen, ob die Cloud-ERP-Lösung die kritischen Anforderungen abdeckt – und ob sich das auch für neue Anforderungen in der Zukunft gilt.
3. Unternehmen sollten die TCOs der On-Premise-Variante und der Cloud-Variante vergleichen – die Kosten sollten für unterschiedliche Funktionsumfänge und Nutzerzahlen gerechnet werden.
4. Unternehmen sollten prüfen, wie gross die Bereitschaft für Veränderungen bei den Mitarbeitern ist – denn bei einer Cloud-Lösung ist der Anteil von Standards per se höher und macht meist Modifikationen der Prozesse notwendig.
5. Unternehmen sollten eine neue Cloud-Lösung zunächst in einem überschaubaren Rahmen einführen – für einen einzelnen Geschäftsprozess, für einen Fachbereich oder für eine kleinere Gesellschaft.

Ulrich Kreitz – Head of ERP Cloud Business