Reisemanagement: Aufwand reduzieren, Mitarbeitererlebnis verbessern

Trotz aller Videokonferenzen und virtueller Fachmessen: Vollständig ersetzbar sind Geschäftsreisen nicht. Zum einen, weil es einen grossen kommunikativen Unterschied macht, ob sich Menschen digital oder real begegnen. Und zum anderen, weil sich etliche Aufgaben nicht remote erledigen lassen: Anders als die Remote-Implementierung einer Software funktionieren der Aufbau und die Inbetriebnahme einer Fertigungsmaschine eben nur vor Ort. Unternehmen werden also Business-Trips einschränken, aber geschäftskritische Reisen unter speziellen Bedingungen weiterhin planen, buchen und abrechnen müssen.

Dementsprechend stehen Geschäftsreisende und Travel Manager vor neuen Herausforderungen. Mehr denn je sind reisende Mitarbeiter:innen auf die Unterstützung ihres Arbeitgebers angewiesen: Erstens müssen die Unternehmen zeitkritische Änderungen wie etwa neue Sicherheitsbestimmungen in den Reiserichtlinien schnell abbilden. Zweitens müssen sie auf aktuelle Informationen basierende Entscheidungen für reisende Mitarbeitende treffen. Und drittens steht in Zeiten knapper Budgets das Thema Kostenkontrolle wieder oben auf der Agenda.

Unser Tipp: Nutzen Sie die Zeit des „Weniger-Reisens“, um interne Prozesse zu verbessern und das Reisekostenmanagement für alle angenehmer zu machen. Vielleicht ist gerade jetzt die richtige Gelegenheit, um in Ihrem Unternehmen eine durchdachte Lösung für Ihr Reisemanagement einzuführen?

Checkliste: Wie viel Potenzial versteckt sich im Reisemanagement?

Möchten Sie herausfinden, wieviel Potenzial und Relevanz für Ihr Unternehmen im Thema steckt? Dann versuchen Sie, die folgenden Fragen zu beantworten:

Wissen Sie, wie viele Schritte notwendig sind, damit Ihre Mitarbeitenden Reisen organisieren und buchen können?
Wie viel Zeit verbringen Ihre Kollegen durchschnittlich mit Reiseplanung, -buchung und -abrechnung?
Verwenden Ihre Mitarbeitenden derzeit mehr als ein Tool dafür?
Wie rechnen die Mitarbeitenden ihre Reisekosten ab?
Ist es möglich, Geschäftsreisen so nachhaltig/ökologisch wie möglich zu gestalten?
Wie bewerten Ihre Kollegen die Prozesse rund um das Reisemanagement?

Ob es um die Buchung, Abrechnung, Warteschlangen oder Verspätungen geht: All das trägt zur unangenehmen Seite einer Geschäftsreise bei – mit Auswirkungen auf Mitarbeiter-Engagement und -effizienz. Zwar können Sie nichts an einer Zugverspätung ändern – aber das Thema Reisebuchung und -abrechnung lässt sich sicherlich komfortabler und simpler als bisher gestalten.

Digitale Lösungen für das Reisemanagement unterstützen Sie dabei. Wir zeigen zwei wesentliche Funktionen und Vorteile am Beispiel von SAP Concur Travel & Expense.

Vom Bahnhof schnell ins Tagungshotel: Reiseplanung und Buchung

Die Planung einer Geschäftsreise gestaltet sich oft zeitintensiv. Die wiederholte Eingabe von Suchkriterien in die Felder auf verschiedenen Portalen kann nervenaufreibend sein. SAP Concur Travel ist ein weltweit führendes Onlinebuchungs-Tool mit über 170.000 Buchungen pro Tag. Geschäftsreisende können auf Basis individueller Präferenzen und innerhalb der Reiserichtlinien des Unternehmens Reisen einfach abfragen und buchen.

Ihre Mitarbeiter:innen können:

aus dem umfangreichsten Buchungsangebot am Markt wählen, ohne verschiedene Portale zu besuchen,
Flug, Hotel, Mietwagen in nur einer übersichtlichen Maske buchen,
die Optionen Flug und Bahn direkt miteinander vergleichen und
sich bis zu vier Stunden Zeit lassen – ohne Datenverlust.

Nutzen für Ihre Mitarbeitenden: Sie sparen Zeit und vermeiden Aufwand. Es fällt den Mitarbeiter:innen leichter, ihre Reise nachhaltiger/ökologischer zu gestalten, denn sie bekommen automatisch das Transportmittel mit dem geringsten CO2-Ausstoss vorgeschlagen.

Nutzen für Ihr Unternehmen: Dadurch, dass Ihre Mitarbeitenden schneller und flexibler den Buchungsprozess durchlaufen, haben sie mehr Zeit für ihre eigentlichen Aufgaben. Die hinterlegte Reise-Policy hilft dabei, Fehler zu vermeiden, etwa falsch gebuchte Pauschalen. Und die Abteilungsleiter müssen keine Dienstreiseanträge mehr manuell prüfen und Zeit aufwenden, die woanders sinnvoller eingesetzt wäre.

Auf der Suche nach der Taxiquittung: Reisekostenabrechnung und Prüfung

SAP Concur Expense erlaubt eine einfache und reibungslose Erstellung von Reisekostenabrechnungen. Damit gehören umständliche Excel-Tabellen oder unauffindbare Word-Dokumente der Vergangenheit an. Stattdessen automatisiert das Reisekosten-Tool den gesamten Reisekostenprozess. Das erleichtert und beschleunigt die Bearbeitung, und Reisekosten können pünktlich erstattet werden. Die wesentlichen Funktionen:

Buchungsdaten werden direkt aus Concur Travel übernommen.
Belege und Quittungen können vorab per E-Mail an den Belegspeicher geschickt werden.
Kreditkartendaten lassen sich der richtigen Abrechnung automatisch zuordnen.
Die Prüfung der Richtlinienkonformität übernimmt das System.

Nutzen für Ihre Mitarbeitenden: Das Ausfüllen langer Formulare entfällt, fehlerhafte Angaben werden vermieden. Die entstandenen Reisekosten können stets pünktlich erstattet werden, das schafft Zufriedenheit und lässt die Geschäftsreise in guter Erinnerung bleiben.

Nutzen für Ihr Unternehmen: Aufwendige Nachfragen und Korrekturen entfallen, denn es werden immer die richtigen Kostenträger ausgewählt. Eigene Sachbearbeiter:innen, die sich bislang um Abrechnungen gekümmert haben, können wichtigere Arbeiten erledigen. Auch externe Dienstleister sind hier nicht mehr notwendig. Wo früher das Reisebudget zum Jahresende überschritten wurde, gibt es jetzt Transparenz über die Ausgaben und Planungssicherheit. Die Einhaltung der Reiserichtlinien und anderer unternehmensinterner Regeln wird automatisch geprüft.

Geschäftsreisemanagement ist eine komplexe und eher undankbare Aufgabe. Denn dazu gehören meist aufwendige manuelle Prozesse für die Mitarbeitenden, überschrittene Budgets und fehlende Kostentransparenz im Unternehmen. Hinzu kommt der Anspruch der Mitarbeitenden, sich möglichst wenig mit administrativen Aufgaben befassen zu müssen.

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Julia Geier

Consultant, Human Capital Management