SAP Central Invoice Management: Effiziente Rechnungsverarbeitung

Die traditionelle Rechnungsverarbeitung ist oft zeitaufwendig, fehleranfällig und schwer skalierbar. Mit CIM erhalten Unternehmen eine zentrale Plattform zur Verwaltung von Lieferantenrechnungen, unabhängig davon, über welchen Kanal diese eingehen. Das System reduziert manuelle Eingaben, erhöht die Transparenz und optimiert Workflows durch den Einsatz intelligenter Technologien wie optische Zeichenerkennung (OCR) und maschinelles Lernen.

• OCR-gestützte Rechnungserfassung: Automatische Extraktion relevanter Daten aus papierbasierten oder digitalen Rechnungen.
• Zentrale Rechnungsverwaltung: Einheitliche Sicht auf alle Rechnungen über verschiedene Kanäle hinweg.
• Automatisierte Workflows: Priorisierung von Rechnungen nach Status, Buchungskreis und Genehmigungsprozess.
• Optimierte Zahlungssteuerung: Effiziente Verwaltung des Cashflows durch intelligente Zahlungspriorisierung.
• Nahtlose Integration mit SAP S/4HANA Cloud: CIM interagiert direkt mit den Finanzsystemen, um eine durchgängige Rechnungsverarbeitung sicherzustellen.

SAP CIM verarbeitet sowohl bestellbezogene (PO) als auch nicht-bestellbezogene (Non-PO) Rechnungen und ermöglicht eine klare Kategorisierung. Das System überprüft Rechnungen automatisch auf Vollständigkeit und ermöglicht eine Statusverfolgung in Echtzeit. Fortschrittliche KI-gestützte Algorithmen steigern die Automatisierungsrate und reduzieren manuelle Bearbeitungsaufwände.

1. Eingangsverarbeitung: Rechnungen können per E-Mail über einen Bot, über EDI oder als manuelle Uploads ins System gelangen. Mithilfe von OCR-Technologie werden die wichtigsten Informationen extrahiert und mit den Stammdaten abgeglichen.Benutzer:innen können Lieferantenrechnungen zentral hochladen, indem sie relevante Details wie den Buchungskreis und eine Beschreibung eingeben. Das System prüft die Rechnungen im Hintergrund und verwendet OCR, um relevante Lieferantendaten zu extrahieren und an die verbundenen Systeme zur Verifizierung zu senden.
2. Statusverfolgung und Fehlerhandling: Rechnungen können innerhalb des Systems verfolgt werden, und Fehler werden durch integrierte Validierungsmechanismen frühzeitig erkannt und korrigiert.Die Verfolgung der Rechnungsverarbeitung und ggf. die Bearbeitung der Rechnungen erfolgt in der Fiori App «Lieferantenrechnungen zentral verwalten». PO-Rechnungen werden automatisch gebucht oder müssen manuell angepasst werden, während Non-PO-Rechnungen zur Bearbeitung geparkt oder zur weiteren Verarbeitung eingereicht werden können.
3. Intelligente Erkennungsfunktionen von Rechnungsdaten: Neuere Innovationen in SAP CIM beinhalten einen intelligente Stammdatenabgleich, der maschinelles Lernen nutzt, um die Rechnungsverarbeitung zu verbessern. Diese Funktion erhöht die Automatisierungsrate, indem historische Daten aus zuvor verarbeiteten Rechnungen verwendet werden, um Rechnungsdaten zu vervollständigen. Ein Empfehlungsdienst für Datenattribute kann zudem Entwurfsrechnungen basierend auf erlernten Daten anreichern und den manuellen Eingabeaufwand erheblich reduzieren.
4. Genehmigungs- und Buchungsworkflow: Automatische Zuordnung und Verarbeitung mit anpassbaren Workflows, um Freigabeprozesse effizienter zu gestalten.In der unterstehenden Abbildung ist ein Beispiel sichtbar, wie ein Freigabeworkflow ganz einfach eingerichtet werden kann:In der MyInbox Fiori-App können die Freigeber die Rechnungen freigeben:Der Freigabeworkflow kann schliesslich in der «Lieferantenrechnungen zentral verwalten» verfolgt werden:

   Zudem können laufende und abgeschlossene Workflows bei Bedarf in der «Monitor Workflows App» überprüft werden:

Die Zukunft von SAP CIM liegt in der noch stärkeren Integration von KI-gestützten Technologien. Automatische Mustererkennung und intelligente Workflows werden die Rechnungsverarbeitung weiter beschleunigen. Unternehmen können von einer höheren Automatisierungsrate, einem verbessertem Cashflow-Management und einer besseren Lieferantenkommunikation profitieren.

SAP CIM ist damit nicht nur ein Werkzeug zur Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung, sondern eine strategische Lösung für Unternehmen, die ihre Finanzprozesse effizienter und cloudbasiert gestalten möchten.