Mehrwertsteuer (VAT) sicher in SAP Concur abbilden

In der heutigen Geschäftswelt ist eine effiziente Verwaltung der Reisekosten von entscheidender Bedeutung. SAP stellt eine umfassende Lösung für das digitale Reisekostenmanagement bereit – doch es gibt einige Themen, die besondere Aufmerksamkeit erfordern. Dazu gehören insbesondere die Mehrwertsteuer (VAT) und die Tagespauschalen in verschiedenen Ländern.

In diesem ersten Teil unserer Blogreihe zu kritischen Themen bei SAP Concur widmen wir uns der Mehrwertsteuer und zeigen Ihnen, worauf Sie achten müssen und wie SAP Concur Sie bei der automatisierten und gesetzeskonformen Abbildung unterstützen kann. Seien Sie auch auf den nächsten Beitrag gespannt – darin beleuchten wir die Abwicklung von Tagespauschalen im internationalen Kontext.

Die Mehrwertsteuer ist ein komplexes Thema mit erheblichen Herausforderungen – insbesondere für international tätige Unternehmen. Auf Geschäftsreisen entstehen verschiedene Arten von Kosten, die je nach Land unterschiedlichen Steuersätzen unterliegen. Eine korrekte Erfassung und Rückforderung der Mehrwertsteuer erfordert daher ein tiefes Verständnis der länderspezifischen Vorgaben.

In vielen Ländern gelten unterschiedliche Vorschriften und Steuersätze – je nachdem, welche Ausgabentypen erfasst werden. Deshalb ist es entscheidend, alle relevanten Regelungen gründlich zu recherchieren und das SAP-Concur-System entsprechend zu konfigurieren. Dazu zählen:

• Die genaue Definition und Aktivierung relevanter Ausgabenkategorien
• Die Anforderungen an Einzelnachweise pro Spesenart
• Die Festlegung von Prüfregeln und Sonderfällen in der steuerlichen Behandlung

• Flugreisen: Mehrwertsteuer fällt in der Regel nur bei Inlandsflügen an, sofern das Ticket im Heimatland gekauft wurde. Für Auslandreisen fällt keine Mehrwertsteuer an.
• Mahlzeiten: Unterschiedliche Steuersätze gelten oft für Speisen, Getränke oder alkoholische Getränke. Auch ob die Mahlzeit vor Ort eingenommen oder mitgenommen wird, kann steuerlich relevant sein.
• Unterhaltung: Eine einzige Ausgabe kann mehrere Bestandteile (z.B. Event, Essen, Getränke) enthalten – und somit unterschiedlichen Steuersätzen unterliegen.
• Geschenke: Verschiedene Kategorien von Geschenken (für Mitarbeiter oder Externe) können mit mit unterschiedlichen Sätzen verbunden sein. Es ist möglich, dass es Vorschriften gibt, über die Grösse eines einzelnen Geschenks oder den kumulativen Wert von Geschenken an eine Person über einen bestimmten Zeitraum.
• Teilweise Rückforderung: Einige Ausgaben können Mehrwertsteuer enthalten, die nur teilweise zurückgefordert werden kann. Im Vereinigten Königreich zum Beispiel variiert der Betrag für die Rückerstattung der Mehrwertsteuer auf Autovermietungen je nach der Anzahl der Tage, an denen das Auto gemietet wurde.

Glücklicherweise lässt sich SAP Concur so konfigurieren, dass die Mehrwertsteuer automatisch erkannt und die Rückerstattung systemgestützt verwaltet wird. Für viele Länder ist bereits eine Standardkonfiguration vorhanden.

In den meisten Fällen sind folgende Anpassungen notwendig:

• Überprüfung und Ergänzung bestehender Mehrwertsteuersätze
• Einbindung benutzerdefinierter Aufwandstypen
• Zuordnung der passenden Steuer- und Rückforderungscodes

Zu Beginn wird definiert, für welche Region die Steuerkonfiguration gilt, welche Steuerarten existieren und welche Steuersätze im jeweiligen Land angewendet werden. Für die Schweiz sind das beispielsweise die Standardsätze 7.7 %, 2.5 % oder 3.8 %. Diese werden im System erfasst, mit Namen versehen, den Ausgabentypen zugeordnet und deren Gültigkeit definiert. In der Regel existiert pro Land eine Steuerkonfiguration, in Sonderfällen kann aber auch mehr als eine nötig sein.

Auch die Auswahl der Belegtypen spielt eine zentrale Rolle: Der Steuerbeleg (Tax Receipt) wird für inländische Ausgaben verwendet – hier fällt Mehrwertsteuer an. Der Beleg (Receipt) wird bei ausländischen Ausgaben genutzt – ohne Steuerberechnung. Und bei Auswahl von Kein Beleg (No Receipt) erfolgt ebenfalls keine Steuerberechnung, z.B. bei verlorenen Belegen.

Im nächsten Schritt werden die Ausgabenarten in Gruppen zusammengefasst, bei denen dieselben Steuer- und Rückforderungsvorgaben gelten. Meist entspricht das einer Gruppe pro Steuersatz. Für Ausnahmen – etwa die Besteuerung von Inlandsflügen – können gezielt Sonderregeln hinterlegt werden. Zusätzlich werden dem SAP Concur System Rückforderungscodes (z. B. R9 für Frühstück mit 2.5 % Mehrwertsteuer) aus dem angebundenen SAP-System zugeordnet, um eine korrekte Weiterverarbeitung sicherzustellen.

SAP Concur erlaubt die vollständige Einrichtung der Mehrwertsteuer auch für Länder, die nicht im Standard enthalten sind. Die Konfiguration erfordert zwar mehr Zeit, ist jedoch technisch problemlos möglich. Dabei müssen alle oben genannten Einstellungen manuell definiert werden.

Mit einer sauberen Konfiguration lässt sich die Rückerstattung der Mehrwertsteuer in SAP Concur weitgehend automatisieren – ein bedeutender Vorteil für Unternehmen, die effizient, gesetzeskonform und kostensparend arbeiten möchten. Die Digitalisierung der Prozesse reduziert Fehler, spart Zeit und sorgt dafür, dass keine Rückerstattungen verloren gehen.

Ergreifen Sie die Chance zur Prozessoptimierung und nutzen Sie die Vorzüge einer automatisierten Mehrwertsteuerrückerstattung umfassend aus. Starten Sie noch heute und holen Sie die maximalen Einsparungen heraus!