Mehr Effizienz im Lieferscheinprozess – mit SAP VIM Beyond Invoices

1. Erfassung und Digitalisierung:
Lieferscheine erreichen Unternehmen häufig in Papierform – meist direkt mit der Ware. Damit diese Dokumente systemgestützt weiterverarbeitet werden können, ist eine Digitalisierung vor Ort notwendig. Das erfolgt etwa über Scanner oder Multifunktionsgeräte. Da Lieferscheine steuerrelevant sein können, ist eine revisionssichere Archivierung mit einer Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren unerlässlich. Mithilfe von Intelligent Capture for SAP Solutions werden alle relevanten Daten wie Lieferscheinnummer, Bestellreferenzen oder Mengen automatisch extrahiert – selbst bei schwieriger Papierqualität oder handschriftlichen Notizen.

2. Automatische Prüfung und Zuordnung:
Analog zum Rechnungseingang lassen sich auch Lieferscheine automatisiert mit den vorhandenen SAP-Stammdaten und Bestelldaten abgleichen. Die gelieferten Artikel oder Dienstleistungen werden mit der Bestellung und den Angaben auf dem Lieferschein verglichen. Falls erforderlich, durchläuft der Lieferschein einen Genehmigungsprozess – etwa zur Absicherung bei Abweichungen oder zur Weiterleitung an die zuständige Person im Unternehmen. Der gesamte Ablauf ist nachvollziehbar, flexibel und auf Ihre unternehmensspezifischen Anforderungen anpassbar.

3. Wareneingangsbuchung im SAP-System:
Nach erfolgreicher Prüfung erfolgt die Buchung des Wareneingangs direkt im SAP-System. Der Lieferschein wird zusammen mit allen Kommentaren archiviert, und es entsteht ein durchgängiger Nachweis – inklusive des sogenannten «3-Way-Match» zwischen Bestellung, Wareneingang und Rechnung.

Mit der SAP Fiori App «Delivery Note Workplace» steht Ihnen ein intuitives Tool zur Verfügung, das den gesamten Lieferscheinprozess abbildet. In verschiedenen Reitern lässt sich der Bearbeitungsstatus nach Teams, Prioritäten oder Lieferanten filtern und steuern. Dank moderner OCR-Technologie und KI-gestützter Datenerkennung werden Positionen auf dem Lieferschein automatisch mit den SAP-Bestelldaten abgeglichen – inklusive Toleranzgrenzen und Mengenumrechnung. Abweichungen lassen sich dokumentieren, kommentieren oder weiterleiten. Nach Abschluss wird der Materialbeleg erstellt, und der Lieferschein wandert aus dem Arbeitsvorrat in das Archiv.

Zusätzlich liefert die App «Delivery Notes Analytics» umfassende Auswertungen – etwa zu Bearbeitungszeiten, Abweichungen oder Lieferqualität – visuell aufbereitet und filterbar nach Standort, Lieferant oder Zeitraum.

Mit SAP VIM Beyond Invoices erweitern Sie Ihre digitale Prozesskette über den Rechnungseingang hinaus. Lieferscheine werden effizient verarbeitet, rechtssicher archiviert und nahtlos in Ihre bestehende SAP-Landschaft integriert. Das sorgt für mehr Transparenz, weniger manuelle Aufwände und eine optimierte Zusammenarbeit zwischen Logistik, Einkauf und Buchhaltung.